Асистент менеджера проєкту "Мобільні медичні бригади"

Мета роботи

Організаційна, адміністративна та операційна підтримка діяльності з надання послуг мобільними медичними бригадами в зоні діяльності Організації за підтримки ТЧХУ та міжнародних партнерів.

Вимоги до кандидата

• Освіта: повна вища освіта (магістр, спеціаліст, бакалавр) за відповідними напрямами підготовки: охорона здоров’я, громадське здоров’я, менеджмент або суміжні спеціальності.
• Досвід роботи: бажаний досвід роботи у сфері проєктного управління або гуманітарної діяльності від 1 року.

Обсяг послуг та обов’язки

1. Адміністративна та організаційна підтримка координатора

• Збір, систематизація та підготовка інформаційних матеріалів для координатора та команди.
• Ведення календаря заходів, планування зустрічей, нагадування про дедлайни.
• Підготовка та оформлення робочих документів, листів, запитів, протоколів зустрічей.
• Забезпечення своєчасної комунікації між координатором та персоналом ММБ.

2. Підтримка в реалізації заходів проєкту

• Організаційний супровід заходів, зустрічей, тренінгів, включених до плану проєкту.
• Забезпечення логістики (локації, обладнання, матеріали, списки учасників).
• Координація учасників заходів, зокрема з представниками обласних організацій.
• Супровід та фіксація ходу заходів для подальшої звітності.

3. Документообіг та звітність

• Підготовка первинних звітів, таблиць, реєстрів та аналітичних даних для подання координатору.
• Збір звітів з обласних організацій, їх перевірка, упорядкування та передача координатору для формування зведених матеріалів.
• Створення та ведення архіву документів проєкту (електронного та/або паперового).
• Підтримка у формуванні звітності відповідно до вимог донора.

4. Комунікаційна підтримка

• Підготовка інформації для інфовідділу НК ТЧХУ для висвітлення діяльності проєкту.
• Оперативна комунікація з партнерами та стейкхолдерами щодо організації заходів.
• Ведення внутрішньої комунікації з командами в регіонах щодо організації та реалізації проєктних активностей.

5. Технічна підтримка реалізації проєкту

• Підготовка та технічний супровід роздаткових і інформаційних матеріалів проєкту.
• Ведення технічної документації, шаблонів, таблиць, форм для збору даних.
• Здійснення базового технічного забезпечення під час заходів (проєктор, ноутбук, реєстрація учасників).
• Підтримка процесів закупівель (у межах місцевих закупівель проєкту):

• Підготовка технічних описів, запитів та необхідних документів для проведення закупівель.
• Збір комерційних пропозицій, формування порівняльних таблиць.
• Моніторинг строків поставок та комунікація з постачальниками.
• Підготовка первинних документів для контролю закупівель координатором.

6. Інші функції

• Виконання окремих доручень координатора, що стосуються технічної та організаційної підтримки.
• Забезпечення оперативного інформування координатора про важливі зміни, ризики або потреби команд ММБ.
• Участь у внутрішніх зустрічах команди проєкту.