Асистент адміністративного відділу

Громадська організація «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» в рамках проєкту «Посилення спроможності КГ та поліпшення доступу ЧСЧ до ВІЛ-сервісів» у пошуку Асистента адміністративного відділу.

Про Організацію:

Громадська організація «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» спеціалізується на наданні послуг з ВІЛ/СНІДу, вірусних гепатитів та інфекцій, що передаються статевим шляхом (ІПСШ) серед чоловіків, які практикують секс з чоловіками (ЧСЧ), зосереджена на розвитку та консолідації ЛГБТІК+ спільноти; захист прав людини та сприяння зменшенню гомо-, бі- та трансфобії в українському суспільстві.

Основні обов’язки:

1. Реалізація делегованих завдань відповідно до робочого плану діяльності проєкту.
2. Участь у розробці та впровадженні механізмів роботи проєкту.
3. Моніторинг оперативності та якості зворотного зв’язку надавачів послуг (консультантів) у проєкті; за потреби — отримання додаткового зворотного зв’язку від клієнтів проєкту.
4. Формування звітності щодо процесу виконання індикаторів проєкту, аналіз звітності та контроль коректного заповнення первинної документації консультантами; аналіз проміжних даних та вдосконалення методів досягнення індикаторів поточного проєкту.
5. Надання консультацій щодо організаційної підтримки в процесі залучення клієнтів у рамках роботи проєкту.
6. Організація, підготовка та супроводження зустрічей менеджменту.
7. Підготовка проєктів офіційних листів щодо проведення заходів, запрошень, листів-клопотань до організацій-партнерів або ЗМІ.
8. Комунікація із зовнішніми контрагентами: запит та контроль своєчасної сплати рахунків.
9. Ведення первинної (основної) фінансово-облікової документації (акти, договори); формування щоквартальної фінансової звітності.
10. Логістичне забезпечення проєкту (транспортування клієнтів) та матеріальне забезпечення видатковими матеріалами (медичний інструментарій), у тому числі аудит залишку медичних тест-систем.
11. Відправка/отримання звітних документів від надавачів послуг; своєчасне внесення даних до облікової системи або звітної форми.
12. Забезпечення та видача консультантам проєкту додаткових мотиваційних ТМЦ для клієнтів проєкту (сертифікати, промокоди, купони тощо); ведення обліку їх списання та внесення до звітності.
13. Надання консультацій щодо робочих та моніторингових візитів у рамках роботи проєкту.

Вимоги до кандидатів:

1. Вища освіта (економічна, фінансова, адміністративна або суміжна).
2. Досвід роботи на адміністративних, фінансово-облікових або логістичних посадах від 1 року; досвід роботи в громадській організації або на проєктах міжнародних донорів буде перевагою.
3. Впевнене володіння MS Excel та іншими офісними програмами.
4. Уважність до деталей, організованість, здатність працювати з великим обсягом документації.
5. Високий рівень толерантності та готовність працювати з темами ВІЛ-профілактики та ЧСЧ/ЛГБТІ аудиторії.
6. Відсутність явного чи потенційного конфлікту інтересів.

Тип зайнятості: повна.

Формат роботи: гібридний

Термін надання послуг: з 15.07 до 31.12.2026 р. з можливістю подовження.

Умови здійснення оплати:

Оплата послуг здійснюється в безготівковій формі після їх надання та підписання Акта про надання послуг. Очікується, що всі витрати, пов’язані із наданням послуг в рамках даного конкурсу, надавач послуг здійснює за власний рахунок. Передоплата не передбачена.

Перелік документів, що необхідно подати:

Резюме українською мовою та мотиваційний лист у довільній формі (обов'язково вказати бажану вартість послуг місяць надання послуг).

Документи подаються в електронному вигляді на адресу [відгукнутися] з поміткою в темі листа «Асистент адміністративного відділу».

З найбільш вмотивованими кандидатами/кандидатками за результатами розгляду пропозицій буде проведена співбесіда.