Executive Assistant ЗП $2500 Англійська В2-С1⠀ Повна зайнятість м.Київ, м.Палац Спорту Основна місія ролі Бути правою рукою CEO, забезпечуючи безперебійну операційну підтримку, ефективну комунікацію, контроль виконання стратегічних та операційних задач, а також створюючи систему, у якій керівник може максимально фокусуватись на розвитку бізнесу.
Обов’язки
1. Управління комунікаціями
* Координація інформаційних потоків між CEO, партнерами, командою та підрядниками.
* Представлення позиції фаундера у внутрішній комунікації.
* Бути основною точкою комунікації між CEO та окремими командами або зовнішніми контрагентами.
* Забезпечення своєчасного отримання, передачі та структурування інформації.
2. Організація роботи CEO
* Повне ведення календаря керівника.
* Планування зустрічей, дзвінків та робочого графіка.
* Підготовка/збір матеріалів до/після зустрічей.
* Фіксація задач, домовленостей та контроль їх виконання.
* Система нагадувань щодо пріоритетних подій та дедлайнів.
3. Контроль виконання задач
* Моніторинг виконання внутрішніх та зовнішніх задач.
* Контроль дедлайнів усіх учасників процесу.
* Регулярне оновлення статусів проєктів.
* Follow-up після зустрічей та переговорів.
* Забезпечення доведення домовленостей до результату.
4. Інформаційний менеджмент
* Збір, аналіз та структурування інформації.
* Підготовка презентацій, документів, звітів.
* Оцифрування процесів та впорядкування внутрішньої документації.
5. Координація зустрічей та переговорів
* Участь у стратегічних та операційних зустрічах.
* Ведення нотаток / FU.
* Фіксація ключових рішень.
* Контроль виконання домовленостей після зустрічей.
6. Управління підрядниками
* Комунікація з підрядниками.
* Узгодження умов співпраці.
* Контроль процесу укладання договорів.
* Супровід договірної документації.
7. Фінансова координація
* Взаємодія з фінансовим відділом.
* Контроль регулярності Weekly-звітів.
* Моніторинг руху коштів по проєктах.
* Ведення бюджету, пов’язаного з діяльністю та забезпеченням роботи CEO.
* Контроль своєчасності оплат та фінансових процесів.
8. Контроль партнерських процесів
* Щомісячний контроль ретроспектив із партнерами.
* Моніторинг виконання партнерських домовленостей.
9. Організація відряджень
* Повний супровід робочих поїздок CEO.
* Контроль усіх організаційних деталей відрядження.
10. Операційна підтримка
* Швидке реагування на термінові та нестандартні запити.
* Самостійне прийняття операційних рішень у межах своєї відповідальності.
* Побудова ефективних процесів замість ручного управління.
11. Networking та розвиток ділових зв’язків
* Побудова та підтримка професійної мережі контактів CEO.
* Пошук та первинний контакт із потенційними партнерами, підрядниками та експертами.
* Організація інтро, знайомств та follow-up після нетворкінгових зустрічей.
* Підтримка довгострокових партнерських відносин.
12. Legal coordination
* Первинний юридичний скринінг документів та договорів.
* Підготовка базових договорів за шаблонами та координація їх погодження.
* Взаємодія з юристами та контроль проходження legal review.
13. Soft Skills та операційне лідерство
* Ефективне вирішення конфліктних ситуацій між учасниками процесів.
* Troubleshooting операційних проблем та пошук оптимальних рішень.
* Управління пріоритетами в умовах високої невизначеності.
* Вміння вести складні переговори та деескалювати конфлікти.
* Проактивність, відповідальність та орієнтація на результат.
Очікуваний результат роботи
* CEO має повністю контрольований календар та пріоритети.
* Жодна домовленість або задача не губиться.
* Команда працює синхронно та отримує своєчасну інформацію.
* Дедлайни контролюються системно.
* Всі документи, договори та фінансові процеси перебувають під контролем.
* Комунікація між CEO, партнерами та командами є швидкою, структурованою та ефективною.
* Бізнес-процеси працюють передбачувано, а керівник має можливість концентруватися на стратегічних питаннях.
✉️Відправити резюме та відгукнутись: https://t.me/LarisaViktoriv
Відгукнутися на цю вакансію за адресою: www.work.ua/jobs/8335005/