Executive assistant

Привіт! 👋

Ми шукаємо Executive Coordinator (Executive Assistant) — людину, яка стане надійною правою рукою керівника та допоможе зробити його роботу ще ефективнішою.

Якщо ти любиш порядок, легко адаптуєшся до змін, умієш швидко перемикатися між задачами, комфортно почуваєшся в динамічному середовищі, знаходиш рішення навіть у нестандартних ситуаціях, проактивно підходиш до роботи, відповідально ставишся до своїх задач і уважний (-а) до деталей — будемо раді познайомитися.

Ми будемо раді познайомитися, якщо ти:

• Маєш досвід роботи на аналогічній посаді (Executive Assistant, Personal Assistant або Office Manager).
• Володієш англійською мовою на рівні Upper-Intermediate (B2) або вище.
• Відповідальний (-а), організований (-а) та уважний (-а) до деталей.
• Легко адаптуєшся до змін і комфортно почуваєшся в умовах динамічного середовища.
• Умієш швидко розставляти пріоритети та одночасно працювати з кількома задачами.
• Проактивно підходиш до роботи, не боїшся брати відповідальність і самостійно знаходити рішення.
• Маєш сильні комунікативні навички та легко знаходиш спільну мову з різними людьми.
• Володієш високим рівнем самоорганізації та тайм-менеджменту.
• Дотримуєшся конфіденційності та професійної етики.

Чим ти будеш займатися:

• Координувати робочий графік керівника: вести календар, організовувати зустрічі та допомагати планувати робочий час.
• Планувати та організовувати відрядження: бронювати авіаквитки, готелі, трансфери та вирішувати супутні організаційні питання.
• Реєструвати керівника на конференції, форуми, бізнес-заходи та координувати участь у них.
• Організовувати внутрішні та зовнішні зустрічі, координувати учасників і контролювати всі організаційні деталі.
• Готувати презентації, документи, звіти та інші матеріали до зустрічей.
• Фіксувати ключові домовленості після зустрічей, контролювати виконання follow-up задач і нагадувати про важливі дедлайни.
• Комунікувати з партнерами, підрядниками та різними сервісами.
• Допомагати з оформленням документів, реєстрацій, заявок та інших адміністративних питань.
• Проводити пошук інформації та готувати необхідні матеріали за запитом керівника.
• Координувати різнопланові задачі між командами та допомагати у вирішенні операційних питань.
• Передбачати організаційні потреби керівника та проактивно пропонувати рішення.
• Забезпечувати високий рівень конфіденційності під час роботи з інформацією.

Що ми пропонуємо:

• Цікаві та різноманітні задачі, які дозволять постійно розвиватися.
• Професійне середовище, де цінують ініціативність, відповідальність і взаємоповагу.
• Можливість професійного розвитку.
• Комфортні умови співпраці.

Якщо тобі подобається організовувати процеси, допомагати іншим працювати ефективніше та бути людиною, на яку дійсно можна покластися — чекаємо тебе в команді.