Executive/Personal Assistant

Шукаємо персонального асистента Партнера, який забезпечуватиме ефективну організацію його робочого процесу, координуватиме щоденні організаційні питання та допомагатиме тримати у фокусі домовленості, пріоритети й дедлайни.

Це роль для людини, яка вміє працювати системно, на випередження та з великою кількістю паралельних завдань, забезпечуючи якісну взаємодію Партнера з командою, клієнтами та зовнішніми контактами.

Основні обов’язки

Організація робочого процесу Партнера

• ведення та координація календаря, планування зустрічей, дзвінків та інших активностей;
• управління змінами в графіку та оперативне узгодження пріоритетів;
• контроль виконання доручень, домовленостей і ключових дедлайнів;
• координація взаємодії з командами та іншими підрозділами компанії.

Організація зустрічей та комунікація

• координація внутрішніх і зовнішніх зустрічей, переговорів та відеоконференцій;
• комунікація з клієнтами, партнерами, колегами та іншими контактами Партнера з організаційних питань;
• підготовка необхідної інформації та матеріалів до зустрічей;
• організаційний супровід окремих ділових заходів.

Організація відряджень

• повний супровід службових відряджень Партнера;
• бронювання квитків, готелів, трансферів та координація логістики;
• підготовка необхідних документів та організаційної інформації;
• взаємодія з внутрішніми службами компанії з питань оформлення та звітності за відрядженнями.

Документи та інформаційна підтримка

• ведення ділового листування українською та англійською мовами;
• підготовка та оформлення презентацій, інформаційних матеріалів і документів;
• ведення та актуалізація контактної інформації;
• адміністративна підтримка обліку робочого часу та витрат Партнера;
• виконання окремих організаційних та особистих доручень Партнера.

Наші очікування

• досвід роботи персональним асистентом, Executive Assistant або асистентом керівника від 2 років;
• вища освіта;
• вільне володіння українською мовою;
• англійська мова Upper-Intermediate (B2) або вище, достатня для ділового листування та комунікації;
• впевнене володіння Microsoft Office та сучасними інструментами для організації роботи й комунікації;
• високий рівень організованості та уваги до деталей;
• здатність самостійно визначати пріоритети та працювати з кількома завданнями одночасно;
• сильні комунікаційні та координаційні навички;
• відповідальність, проактивність, гнучкість та конфіденційність.

Ми пропонуємо

• роботу безпосередньо з Партнером однієї з провідних юридичних фірм України;
• професійне середовище та взаємодію з командою висококваліфікованих фахівців;
• конкурентний рівень винагороди;
• медичне страхування після успішного проходження випробувального терміну;
• можливості для професійного розвитку та вдосконалення навичок;
• участь у корпоративних, соціальних та благодійних ініціативах компанії;
• комфортний офіс у центрі Києва та гібридний формат роботи.