Бізнес-асистент власника, project manager

Відкриваємо позицію бізнес-асистента власника з функцією Project Manager, який забезпечуватиме координацію між власником, керівниками підрозділів, командою та зовнішніми підрядниками й супроводжуватиме ключові завдання та проекти до результату.

Основне завдання ролі: допомагати власнику утримувати фокус на ключових пріоритетах, забезпечувати якісну постановку та контроль завдань, синхронізувати учасників процесів, своєчасно виявляти ризики та доводити проєкти й домовленості до вимірюваного результату.

Компанія працює у сфері професійного навчання та підготовки фахівців морської галузі. Основні напрями — навчання та підвищення кваліфікації моряків, тренажерна підготовка, розробка й запуск освітніх програм, робота з корпоративними клієнтами, а також розвиток цифрових продуктів та онлайн-сервісів у сфері навчання. Компанія активно масштабує внутрішні процеси, автоматизує операційну діяльність і реалізує нові digital-проєкти.

Основні завдання

• Організовувати робочий ритм власника: календар, зустрічі, дзвінки, пріоритети, нагадування та підготовку необхідних матеріалів.

• Вести та контролювати доручення власника співробітникам: контролювати строки й результат, своєчасно виявляти та ескалювати ризики й блокери.

• Координувати взаємодію між керівниками та командами продажів, навчального напряму, маркетингу, IT, фінансового й адміністративного блоків.

• Вести проєкти від постановки завдання до результату: формувати план робіт, етапи, дедлайни, відповідальних, контрольні точки та критерії приймання.

• Збирати, попередньо аналізувати та систематизувати щотижневу й щомісячну звітність від керівників підрозділів перед регулярними управлінськими зустрічами; виявляти відхилення, незакриті питання та зони, що потребують уваги власника.

• Підтримувати порядок у task tracker: актуальні статуси, строки, пріоритети, відповідальні та результати; не допускати «завислих» завдань і домовленостей без відповідального.

• Організовувати кросфункціональну роботу: залучати необхідних учасників, синхронізувати залежності між підрозділами, контролювати передачу результатів між командами.

• Брати участь у підборі персоналу: формувати профіль вакансії спільно з керівником, проводити первинний відбір кандидатів, проводити та брати участь у співбесідах, збирати зворотний зв’язок і координувати подальші етапи найму.

• Координувати зовнішніх підрядників і партнерів: постановка завдань, отримання пропозицій і матеріалів, контроль зобов’язань, строків та якості виконання.

• Брати участь у координації маркетингових завдань: посадкові сторінки, контент, дизайн, рекламні та digital-ініціативи, узгодження пріоритетів між маркетингом, продажами та іншими підрозділами.

• Проводити business research: швидко знаходити й перевіряти інформацію щодо нових сервісів, постачальників, підрядників, ринків, рішень та інших питань для прийняття управлінських рішень.

• Описувати та вдосконалювати внутрішні процеси: регламенти, SOP, чек-листи, інструкції, профілі посад, форми звітності, onboarding-процеси та правила взаємодії між підрозділами.

• Організовувати ділові поїздки, зовнішні зустрічі, бронювання та пов’язану бізнес-логістику за потреби.

Що для нас важливо

• Досвід від 2 років на позиції Business Assistant / Executive Assistant / Project Manager / Project Coordinator або в аналогічній ролі безпосередньо поруч із власником чи C-level.

• Сильний task management: уміння фіксувати домовленості, контролювати строки, отримувати необхідний зворотний зв’язок і доводити завдання до завершення.

• Системне мислення: здатність бачити процес у цілому, взаємозв'язки між завданнями, вузькі місця, ризики та відсутні кроки.

• Високий рівень самостійності: не чекати детальних інструкцій на кожному кроці, а самостійно розбиратися, уточнювати необхідне та просувати завдання вперед.

• Грамотна письмова й усна комунікація, уміння коротко та структуровано формулювати суть, рішення, ризики й очікуваний результат.

• Впевнене володіння Google Workspace / Microsoft Office, task management-системами; досвід роботи з CRM, корпоративними базами знань і digital-інструментами буде перевагою.

• Англійська (A2-B1): ділове листування, робота з документами, комунікація з підрядниками та партнерами.

• Уважність до деталей, високий рівень відповідальності, конфіденційність.

Що пропонуємо

• Роботу безпосередньо з власником і реальну участь у ключових проєктах та змінах компанії.

• Можливість впливати на процеси, а не виконувати лише адміністративні доручення.

• Високий рівень самостійності та можливість професійного зростання у напрямі Project / Operations Management.

• Повна зайнятість; формат роботи та рівень винагороди обговорюються індивідуально.