Executive Assistant, Operations Coordinator

Trident Tech це R&D-хаб, що розробляє продукцію для ринків DefenseTech та Dual-Use.

Ми створюємо проривні технології для ринків DefenseTech та Dual-Use. Щоб прискорити темпи розробки, ми розширюємо операційне крило і шукаємо Operations & Grant Coordinator. Людина на цій посаді стане «правою рукою» засновника, візьме на себе систематизацію хаосу, грантовий супровід та впровадження AI-інструментів для автоматизації процесів.

Що ви робитимете (Ключові задачі):

Грантова діяльність та міжнародні проєкти:

• Підготовка та збір документів для подання заявок за грантовими програмами (Brave1, європейські фонди та консорціуми).
• Підготовка підсумкових звітів (фінансових та операційних) за поточними грантовими програмами.
• Ведення листування та комунікації з іноземними партнерами.

Координація та операційка:

• Взаємодія з бухгалтерією, контроль первинної документації та ведення базового діловодства.
• Координація внутрішніх операційних процесів, допомога у кадрових та адміністративних питаннях (найм, оформлення, супровід).

Асистентська підтримка та стратегічне планування:

• Управління робочим календарем керівника, декомпозиція та контроль виконання поточних задач команди.
• Підготовка аналітичних матеріалів, презентацій та довідок під зустрічі.
• Підготовка та участь у виставках та їнших публічних заходах.
• Оперативне вирішення поточних адміністративних та логістичних викликів проєкту.

Наші очікування від кандидата:

• AI-грамотність та інноваційність: Досвід використання AI-інструментів у щоденній роботі (ChatGPT, Claude, Notion AI тощо) або щирий інтерес та готовність швидко опанувати їх для автоматизації рутини, написання текстів англійською та аналізу даних.
• Швидке навчання: Здатність і бажання швидко занурюватися у нові теми, підвищувати свій професійний рівень та працювати з нестандартними задачами в режимі швидкозростаючого стартапу.
• Англійська мова: Upper-Intermediate (B2) або Advanced (C1) вільне письмове листування та базовий усний супровід (використання AI-перекладачів та редакторів вітається).
• Системність та автономність: Вміння працювати з Notion, Trello, Google Workspace, Excel/Tables, брати задачу і повертатися з готовим результатом.
• Досвід: Від 1 року на позиції Executive Assistant, Operations Associate, Project / Grant Coordinator. Досвід у стартапах, IT або Hardware/MilTech буде перевагою.

Що ми пропонуємо:

• Пряма співпраця з Founder & CTO, можливість бачити творення проривних технологій зсередини.
• Професійне зростання: Надаємо простір для навчання, експериментів із новими інструментами автоматизації та постійного підвищення вашого професійного рівня.
• Сучасний стек та культура: Робота без бюрократії, заохочення використання новітніх AI-технологій для прискорення процесів та прямий вплив на розвиток DefenseTech/Dual-Use продукції.
• Гнучкий графік роботи з фокусом на результат.
• Гідна та своєчасна оплата (обговорюється за результатами співбесіди).
• Перспектива кар'єрного зростання.