Менеджер, менеджерка із закупівель (NGO)

Вакансія в м. Київ, не 100% дистанційна: функціонал потребує періодично бути в офісі.

Мета посади

Забезпечити ефективний, прозорий та своєчасний процес закупівель товарів, робіт і послуг для реалізації програм та адміністративної діяльності ГО відповідно до законодавства України, внутрішніх політик організації та вимог міжнародних донорів.

Основні функціональні обов’язки

1. Планування закупівель

• Збирає щомісячні потреби в закупівлях від усіх функціональних і проєктних команд.
• Формує консолідований план закупівель відповідно до календаря проєктів та затверджених бюджетів.
• Аналізує заплановані закупівлі щодо їх відповідності бюджетам, строкам реалізації та пріоритетам організації.
• Планує закупівлі з урахуванням графіка оплат та фінансового календаря.

2. Організація закупівельного процесу

• Організовує проведення закупівель відповідно до Політики закупівель
• Проводить аналіз ринку та пошук потенційних постачальників.
• Запитує та збирає комерційні пропозиції відповідно до встановлених порогів.
• Готує порівняльні таблиці та протоколи вибору постачальників.
• Координує погодження закупівель згідно з матрицею повноважень.
• Контролює строки виконання закупівель.

3. Робота з постачальниками

• Формує та підтримує базу перевірених постачальників.
• Проводить переговори щодо вартості, строків та умов постачання.
• Перевіряє реєстраційні дані контрагентів.
• Перевіряє постачальників на наявність потенційного конфлікту інтересів та, за потреби, санкційних обмежень відповідно до вимог донорів.
• Забезпечує довгострокові партнерські відносини з постачальниками.

4. Документальний супровід

• Контролює комплектність закупівельної документації.
• Забезпечує наявність технічних завдань, комерційних пропозицій, протоколів вибору, договорів, рахунків, актів та інших підтвердних документів.
• Передає договори на юридичну перевірку у випадках, передбачених внутрішніми процедурами.
• Передає повний пакет документів фінансовому менеджеру та бухгалтерії.
• Забезпечує належне архівування закупівельної документації.

5. Облік матеріальних цінностей

• Веде реєстр придбаних матеріальних цінностей.
• Формує документи для постановки майна на бухгалтерський облік.
• Організовує передачу майна матеріально відповідальним особам.
• Готує документи для списання матеріальних цінностей.
• Бере участь у щорічній інвентаризації активів.

6. Взаємодія з фінансовим відділом

• Погоджує закупівлі із фінансовим менеджером щодо наявності бюджетного фінансування.
• Передає інформацію для включення закупівель до календаря оплат.
• Контролює відповідність фактичних закупівель затвердженим бюджетам.
• Надає інформацію для фінансової та управлінської звітності.

7. Донорська відповідність

• Забезпечує відповідність закупівель вимогам грантових договорів та міжнародних донорів.
• Контролює дотримання закупівельних порогів і процедур.
• Формує закупівельні пакети документів для аудитів.
• Бере участь у підготовці фінансової документації для донорської звітності.
• Веде реєстр закупівель за кожним грантовим проєктом.

8. Оптимізація закупівель

• Аналізує витрати на закупівлі.
• Готує пропозиції щодо оптимізації вартості товарів і послуг.
• Шукає можливості для консолідації закупівель.
• Проводить щоквартальний аналіз закупівельної діяльності.
• Формує рекомендації щодо розвитку бази постачальників та вдосконалення закупівельних процедур.

Очікувані результати роботи

• Усі закупівлі здійснюються відповідно до затверджених бюджетів і календаря оплат.
• Закупівлі проводяться у встановлені строки без затримок, що впливають на реалізацію програм.
• Закупівельна документація є повною та відповідає вимогам внутрішніх політик і донорів.
• Матеріальні цінності своєчасно передаються на облік або оформлюються до списання.
• Відсутні критичні зауваження щодо закупівель під час внутрішніх перевірок і зовнішніх аудитів.
• Закупівельні процеси є прозорими, економічно обґрунтованими та документально підтвердженими.

Кваліфікаційні вимоги

Обов’язково

• Вища освіта.
• Досвід роботи у сфері закупівель, постачання або логістики від 2 років.
• Практичний досвід роботи з первинною бухгалтерською документацією.
• Впевнене володіння Google Workspace та Microsoft Excel.
• Навички ведення переговорів із постачальниками.
• Висока уважність до деталей та системність у роботі.

Буде перевагою

• Досвід роботи в громадському секторі або міжнародних організаціях.
• Досвід реалізації закупівель за кошти міжнародних донорів (EU, USAID, GIZ, IRC, UNDP, тощо).
• Розуміння принципів грантового менеджменту та фінансового контролю.
• Досвід підготовки документів для аудитів.

Особисті компетенції

• Високий рівень доброчесності.
• Відповідальність та дисциплінованість.
• Системне та аналітичне мислення.
• Організованість.
• Комунікабельність.
• Уміння працювати з великим обсягом інформації.
• Висока стресостійкість.
• Здатність працювати з кількома проєктами одночасно.
• Орієнтація на результат.
• Ініціативність у вдосконаленні процесів.

Буде перевагою: досвід роботи в громадських/благодійних організаціях, грантових проєктах, ветеранських програмах або проєктах міжнародної технічної допомоги.

Що ми пропонуємо

Роботу в команді ГО «DoLadu» над програмами підтримки та професійної інтеграції ветеранів і ветеранок; можливість самостійно вести event-напрям і впливати на його процеси; різні формати заходів та взаємодію з бізнесом, експертами й партнерами.