Офіс-менеджер

ADER HABER— українська юридична фірма з 20-ти річним досвідом, яка перебуває в ТОП-4 рейтингу провідних юридичних фірм України. Експертизу якої визнано провідними українськими та міжнародними рейтингами. Фірма надає комплексну підтримку щодо розслідувань, регуляторних питань, а також супроводжує бізнес у його поточній діяльності, в тому числі корпорації, уряди, державні компанії та банки.

Фірма об'єднує сильну команду провідних юристів, які є визнаними експертами у своїх відповідних практиках. Пріоритетним напрямом фірми є юридичне супроводження проєктів у сферах відбудови, інфраструктури, енергетики та впровадження реформ, які реалізуються за фінансової підтримки міжнародних фінансових інституцій та донорів.

ADER HABER працює з офісу в Києві, а також має офіс у Варшаві.

Фірма шукає високоорганізованого та проактивного Офіс-менеджера, який стане амбасадором гостинності та серцем офісу.

Ця роль передбачає високу відповідальність, здатність самостійно ухвалювати рішення та забезпечувати бездоганний сервіс для клієнтів і команди. Значна частина нашої практики пов’язана з міжнародними інвесторами та донорами, тому володіння англійською мовою на рівні В1 є обов’язковою умовою.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

1. Front Office:

• Зустріч іноземних клієнтів, створення атмосфери гостинності, дотримання високих стандартів ділового етикету (кава/чай сервіс).
• Прийом та розподіл вхідних дзвінків: обробка запитів українською та англійською мовами.
• Адміністрування переговорних кімнат: підготовка до зустрічей
• Ділове листування: первинне опрацювання та розподіл англомовних запитів на загальну корпоративну пошту.

2. Адміністративне управління та життєдіяльність офісу:

• Забезпечення канцелярією, продуктами, водою, господарськими товарами.
• Комунікація з орендодавцем, комунальними службами, кур'єрськими службами та технічним персоналом.
• Контроль технічного стану: координація ремонтних робіт, роботи ІТ-служб (інтернет, оргтехніка).

3. Back Office:

• Управління кореспонденцією: прийом, реєстрація, відправка та розподіл пошти (включаючи роботу з міжнародними кур'єрськими службами DHL, тощо).
• Первинне діловодство: допомога юристам із роздруківкою, скануванням, копіюванням та архівуванням документів.
• Тендерна підтримка: допомога тендер-менеджеру у зборі, засвідченні та підготовці адміністративних довідок.
• Travel-підтримка: організація відряджень, бронювання квитків, готелів, логістика для партнерів та юристів в Україні та за кордоном.

ОСНОВНІ ВИМОГИ:

• Досвід роботи: від 1−2 років на позиціях офіс-менеджера, секретаря або асистента (досвід у юридичних, консалтингових чи міжнародних компаніях буде вагомою перевагою).
• Мови: англійська мова — на рівні Intermediate B1/Advanced. Вільна українська мова (усна та письмова).
• Навички: впевнене володіння ПК, пакетом MS Office (Word, Excel) та оргтехнікою.
• Особисті якості: високий рівень самоорганізації, стресостійкість, тактовність, люб’язність, високий емоційний інтелект

МИ ГАРАНТУЄМО:

• Роботу в команді лідерів юридичного бізнесу України.
• Екосистему для комфортної співпраці
• Повний соціальний пакет: прозорі умови співпраці та ДМС.
• Зручне розташування: офіс у центрі міста (ст. м. «Кловська»).