Фахівець з організації заходів

Ціль: Заміщення вакантної позиції Фахівець з організації заходів для забезпечення повного циклу організації, планування та проведення заходів організації відповідно до високих стандартів якості, таймінгу та місії компанії.

Вимоги:

• Бажана наявність профільної освіти або відповідних сертифікатів, реальні практичні навички роботи в івент-індустрії;
• Наявність практичного досвіду в організації заходів (Event Management);
• Досвід роботи від одного року у сфері івент-індустрії з практичними навичками монтажу та налаштування звукового, світлового обладнання, відеоекранів і систем синхронного перекладу;
• Впевнений користувач ПК та цифрових інструментів в програмах для створення презентацій (PowerPoint, Keynote, Google Slides), графічних редакторах (Canva тощо), а також інструментах для спільної роботи й таск-менеджерах (Google Workspace, Trello);
• Здатність самостійно готувати та редагувати презентації, програми заходів, інформаційні матеріали й робочі документи;
• Вільне володіння українською мовою;
• Володіння англійською мовою буде перевагою;
• Готовність до ненормованого робочого графіка та відряджень по Україні.

Обов’язки:

1. Розробка концепції та програми заходів:
   • Розробка концепції, формату, детальної програми (адженди) та сценарію заходу.
   • Підготовка ідей щодо нових форматів, інтерактивів і покращення заходів.
2. Планування та управління процесами:
   • Планування всіх етапів підготовки та проведення заходу.
   • Ведення трекера завдань, визначення відповідальних і контроль строків виконання.
   • Координація процесів, контроль готовності та завчасне виявлення ризиків.
3. Робота з підрядниками та партнерами:
   • Пошук і комунікація з потенційними підрядниками та партнерами.
   • Узгодження умов співпраці, контроль виконання домовленостей і строків.
   • Взаємодія з відділом закупівель: формування потреб, підготовка технічних завдань і контроль статусу забезпечення заходу.
4. Взаємодія з внутрішніми командами:
   • Координація роботи з колегами з логістики, комунікацій, технічного забезпечення, фінансів та інших залучених відділів.
   • Своєчасне узгодження потреб, завдань і строків щодо проживання, харчування, трансферів, комунікаційних матеріалів, обладнання, трансляцій та інших складових заходу.
   • Контроль виконання погоджених завдань і своєчасне інформування про ризики та затримки.
5. Логістика та координація учасників:
   • Координація організаційних питань щодо спікерів, гостей і учасників.
   • Контроль готовності локації, реєстрації, розсадки, матеріалів та інформації для учасників.
   • Узгодження логістичних питань із відповідальними командами.
6. Проведення заходу на локації:
   • Контроль таймінгу та дотримання програми.
   • Координація спікерів, гостей, персоналу й залучених команд.
   • Оперативне вирішення організаційних питань і форс-мажорів, підготовка альтернативних рішень.
7. Аналіз результатів і вдосконалення:
   • Збір зворотного зв’язку від учасників і залучених команд.
   • Аналіз результатів, підготовка висновків і пропозицій щодо покращення майбутніх заходів.

Умови роботи:

• Робота у комфортному офісному центрі/на локаціях/відрядження;
• Графік роботи 09:00—18:00, пн-пт/можливість ненормованого графіку під час проведення заходів;
• Конкурентоспроможна винагорода з урахуванням вашого професійного досвіду;
• Цікава робота з можливістю вирішення нестандартних кейсів;
• Дружній колектив та лояльне керівництво;
• Прозорість рішень та відкритість в комунікаціях;
• Робота в потужній та амбітній гуманітарній організації з перспективою зростання.

Просимо, у разі зацікавленості у вакансії, надсилати своє резюме шляхом відклику. У разі виникнення питань просимо звертатися за контактним номером телефону +380 (99) 363−19−54Показати телефон Орина.