Фахівець з документообігу та діловодства

Twist Robotics — це оборонна компанія, яка розробляє безпілотні літальні апарати (FPV, коптерного та літакового типів) і пов’язані з ними системи. Серед наших публічних продуктів — симулятор місій БпЛА «Обрій» і коптер «Saker Scout», який уже понад два роки успішно працює на передовій.

Наразі ми шукаємо фахівця, який допоможе впорядкувати документообіг компанії, систематизувати наявні документи та побудувати зрозумілу систему їх реєстрації, обліку й зберігання.

Вашим основним завданням буде провести інвентаризацію документів, визначити принципи їх класифікації, створити реєстри та впорядкувати паперовий і електронний архіви. Надалі ви відповідатимете за підтримання цієї системи в актуальному стані та супровід поточного документообігу.

Основні обов’язки

• Провести інвентаризацію наявних документів: визначити, які документи є в компанії, де вони зберігаються, за які періоди та які документи потребують пошуку, відновлення або впорядкування.
• Розробити систему класифікації документів: розподілити їх за типами, напрямами діяльності, підрозділами, контрагентами та іншими необхідними категоріями.
• Сформувати номенклатуру справ для поточних документів та архіву з урахуванням вимог до строків зберігання й порядку передавання документів до архіву.
• Створити реєстри документів з нуля: визначити їхню структуру, необхідні поля, правила реєстрації, обліку та актуалізації інформації.
• Систематизувати договірну документацію, зокрема договори поставки, купівлі-продажу, надання послуг, маркетингових і логістичних послуг, договори ЦПХ та інші види договорів.
• Упорядкувати накази й розпорядчі документи за видами, призначенням та строками зберігання, враховуючи, що кадрові документи та особові справи веде HR-відділ.
• Організувати паперовий та електронний архіви, визначити правила зберігання, найменування файлів, структуру папок і порядок доступу до документів.
• Вести реєстри договорів, додаткових угод, актів, специфікацій, вхідної та вихідної кореспонденції й інших документів.
• Контролювати повноту документації, строки підписання, наявність оригіналів і своєчасне повернення підписаних документів.
• Готувати документи за встановленими шаблонами: договори, специфікації, додаткові угоди, акти приймання-передачі, акти виконаних робіт та інші документи.
• Адмініструвати документообіг у системах «Вчасно», M.E.Doc та інших сервісах електронного документообігу.
• Вести необхідні облікові таблиці та працювати з даними в BAS / ERP за потреби.
• Взаємодіяти з підрозділами для збору документів, уточнення їхнього статусу та забезпечення централізованого обліку.
• Підтримувати розроблену систему документообігу в актуальному стані та вдосконалювати її відповідно до потреб компанії.

Що для нас важливо

• Досвід роботи у сфері документообігу, діловодства, архівної справи або документального супроводу діяльності компанії.
• Розуміння принципів класифікації документів: уміння визначати тип документа, його призначення, порядок реєстрації та зберігання.
• Знання вимог українського законодавства щодо діловодства, архівного зберігання документів і визначення строків їх зберігання.
• Практичний досвід роботи з різними видами договорів, додаткових угод, актів, наказів та іншої документації.
• Досвід систематизації документів, проведення інвентаризації, формування номенклатури справ або створення реєстрів.
• Здатність самостійно організувати документообіг за відсутності готової системи: визначити структуру, правила та послідовність роботи.
• Уважність до деталей, системність, послідовність і відповідальність.
• Впевнене володіння MS Office, зокрема Excel або Google Sheets.
• Досвід роботи з «Вчасно», M.E.Doc або аналогічними системами ЕДО.
• Досвід роботи з BAS / ERP, 1С або іншими обліковими системами буде перевагою.
• Вміння комунікувати з різними підрозділами, самостійно знаходити необхідну інформацію та доводити розпочаті процеси до результату.

Ми пропонуємо:

• цікаву роботу у технологічній сфері;
• можливість застосовувати ваш досвід і навички для зміцнення обороноздатності України;
• комфортні умови праці та ринкову заробітну плату;
• відпустки, лікарняні та інші соціальні гарантії відповідно до законодавства;
• роботу в команді, де цінується незалежність та ініціативність;
• можливість бронювання.