Адміністративний асистент, адміністративна асистентка проєкту

Міжнародна благодійна організація «Благодійний фонд «СОС Дитячі Містечка» Україна» оголошує конкурс на заміщення вакантної посади «Адміністративний асистент / Адміністративна асистентка проєкту».

Місце роботи: онлайн, готовність до відряджень

Посада передбачена в межах проєкту «Соціально-економічне зміцнення вразливої молоді в Миколаївській області», що реалізується за підтримки Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ).

Мета проєкту — сприяти економічній самостійності молодих людей, які постраждали внаслідок війни, шляхом розвитку життєвих, професійних та підприємницьких навичок, розширення можливостей працевлаштування й самозайнятості, підтримки молодіжних бізнес-ініціатив та зміцнення місцевих структур підтримки молоді.

Адміністративний асистент / адміністративна асистентка забезпечуватиме організаційну, адміністративну та документаційну підтримку проєктної команди для своєчасної та ефективної реалізації запланованих заходів відповідно до внутрішніх процедур організації та вимог донора.

Ключові обов’язки:

• Забезпечення щоденної адміністративної та організаційної підтримки діяльності проєктної команди.
• Організація та ведення електронного й паперового документообігу проєкту, зокрема підготовка, реєстрація, систематизація та архівування договорів, актів, рахунків, протоколів та інших документів.
• Організаційна та логістична підтримка проведення проєктних заходів, зокрема тренінгів, навчальних програм, робочих зустрічей, консультацій, інформаційних та мережевих заходів.
• Організація відряджень, бронювання проживання, транспорту та забезпечення інших логістичних потреб проєктної команди й залучених експертів.
• Підготовка та систематизація документації за результатами проведених заходів: реєстраційних списків, програм, протоколів, актів, підтверджувальних матеріалів тощо.
• Ведення та регулярне оновлення баз даних, реєстрів, таблиць обліку та інших інструментів адміністративного супроводу проєкту.
• Забезпечення належного зберігання проєктної документації в електронних системах організації, зокрема SharePoint.
• Підготовка службових листів, інформаційних матеріалів, презентацій, протоколів зустрічей та іншої робочої документації.
• Ведення ділового листування та комунікація з підрядниками, постачальниками, партнерами й іншими зацікавленими сторонами.
• Організаційна підтримка співпраці з місцевими органами влади, закладами освіти, службами зайнятості, громадськими організаціями та іншими партнерами проєкту.
• Виконання інших адміністративних завдань, пов’язаних із забезпеченням ефективної реалізації проєкту.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта у сфері менеджменту, адміністрування, економіки, фінансів, соціальних наук або суміжних галузях.
• Досвід роботи на адміністративній посаді, посаді асистента проєкту, офіс-менеджера або на аналогічній позиції.
• Досвід організації документообігу, підготовки договорів, первинної бухгалтерської та супровідної документації.
• Досвід організації заходів, зустрічей та логістичного супроводу діяльності команди.
• Впевнене володіння MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), навички роботи з електронними документами та хмарними сервісами.
• Високий рівень володіння українською мовою, навички грамотного ділового листування.
• Знання англійської мови на рівні, достатньому для роботи з документацією та ведення базового ділового листування.
• Відповідальність, уважність до деталей, організованість, здатність працювати з кількома завданнями одночасно та дотримуватися встановлених термінів.
• Розвинені комунікативні навички, вміння працювати в команді та самостійно організовувати свою роботу.
• Дотримання принципів конфіденційності, професійної етики та захисту персональних даних.

Буде перевагою:

• Досвід роботи в міжнародних, благодійних або громадських організаціях.
• Досвід роботи із системами SharePoint та іншими інструментами управління проєктною документацією.
• Досвід роботи з молодіжними, освітніми або соціально-економічними проєктами.

Ми пропонуємо:

• Роботу в міжнародній благодійній організації з багаторічним досвідом реалізації соціальних проєктів.
• Участь у довгостроковому проєкті, спрямованому на підтримку молоді та економічне відновлення Миколаївської області.
• Професійну підтримку команди та можливості для навчання й розвитку.
• Конкурентну та своєчасну оплату праці.
• Роботу в команді, яка керується принципами поваги, взаємодопомоги, недискримінації та захисту прав дітей і молоді.

Якщо Ви маєте відповідний досвід та бажання працювати у благодійній сфері, надсилайте нам своє резюме та мотиваційний лист.

Будемо раді бачити Вас частиною нашої Команди!

Ми детально розглядаємо всі резюме, які до нас надходять. Якщо ви не отримали від нас зворотного зв’язку протягом 14 днів, це означає, що ваше резюме вивчено й додано до кадрового резерву. При появі вакансії, яка буде відповідати вашим компетенціям, ми обов’язково зв’яжемося з вами.

МБО БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна робить все можливе, щоб у всіх видах діяльності, які ми здійснюємо, діти та молодь були в безпеці, їхні права були захищені, а до них ставилися з гідністю та повагою.

МБО «БФ«СОС Дитячі Містечка» відкрита до співпраці з усіма групами кандидатів, незалежно від їх ідентичності (гендеру, віку, кольору шкіри, статусу ветерана, наявності інвалідності, релігійних переконань та сексуальної орієнтації)

У своїй діяльності МБО БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна дотримується політики нульової толерантності до сексуальної експлуатації та насильства з боку персоналу МБО БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна щодо людей, яких вони обслуговують. Захист від сексуальної експлуатації та насильства (PSHEA) є обов’язком кожного, і всі відібрані кандидати будуть зобов’язані постійно дотримуватися політики МБО БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна щодо PSHEA. Тому відібрані кандидати пройдуть ретельну перевірку рекомендацій та біографічних даних на предмет їхньої минулої поведінки, пов’язаної з сексуальною експлуатацією та насильством, а також від них може знадобитися надати додаткову інформацію на подальших етапах процесу відбору.

Подаючи заявку, кандидат підтверджує своє розуміння даних процедур найму.