Бізнес-асистент керівника, Executive Assistant

Immigration Relocator — міжнародна компанія у сфері імміграційного консалтингу. Допомагаємо клієнтам із переїздом та оформленням документів у Португалії та Іспанії.

Шукаємо бізнес-асистента для співзасновниці компанії, яка керує напрямами Legal, Product, Finance та HR. Ваше завдання — знімати операційне навантаження: структурувати інформацію, працювати з документами й цифрами та доводити доручення до результату.

Що потрібно буде робити

• Організовувати документообіг: перевіряти комплектність документів, систематизувати файли, готувати проєкти листів і договорів за шаблонами, відстежувати строки їх дії.
• Вести фінансові та операційні таблиці в Excel і Google Sheets: звіряти дані, контролювати оплати й витрати, готувати звіти та короткі аналітичні висновки.
• За підсумками зустрічей виділяти завдання, визначати пріоритети, фіксувати доручення у ClickUp та контролювати дедлайни.
• Підтримувати календар керівниці, організовувати зустрічі, готувати матеріали та підсумки.
• Вести ділове листування з юристами, партнерами й підрядниками, відстежувати відповіді та домовленості.
• Підтримувати процеси Legal, Product, Finance та HR: збирати інформацію, оновлювати інструкції й базу знань, допомагати з онбордингом і звітністю.
• Помічати розбіжності й прогалини в інформації, пропонувати рішення та своєчасно виносити на узгодження питання, які потребують рішення керівниці.

Що для нас важливо

• Від 1 року практичного досвіду роботи з документами, таблицями та робочими процесами. Пріоритет — юриспруденція, бухгалтерія, фінанси або IT.
• Досвід асистента керівника, помічника юриста, фінансового чи операційного асистента або координатора буде перевагою.
• Упевнене володіння Excel, Google Sheets, Word, Google Docs та PDF: формули, фільтри, перевірка даних, оформлення й систематизація документів.
• Уміння аналізувати інформацію, стисло формулювати висновки та грамотно вести ділове листування українською і російською мовами.
• Самостійність, уважність до деталей і системність: Ви вмієте уточнити завдання, визначити наступні кроки та контролювати виконання без постійних нагадувань.
• Досвід роботи з ClickUp, CRM, Google Workspace та AI-інструментами буде перевагою. Важливо перевіряти результати, отримані за допомогою ШІ.
• Англійська, португальська або іспанська для читання документів і листування — додаткова перевага.

Умови

• Дистанційна робота, повна зайнятість.
• Безпосередня робота зі співзасновницею міжнародної компанії.
• Зарплата — до 30 000 грн на місяць залежно від досвіду та навичок. Для сильного кандидата готові розглянути до 35 000 грн.
• Робочі години та формат співпраці обговоримо на співбесіді з урахуванням роботи команди в Португалії.

Як проходить відбір

Надішліть резюме через Work.ua. Коротко опишіть, з якими документами, таблицями та системами Ви працювали і які завдання виконували самостійно.

Наступні етапи — коротка анкета, невелике тестове завдання на структурування задач і визначення пріоритетів та співбесіда. У тестовому завданні можна використовувати AI-інструменти.

Оцінюємо підтверджені практичні навички та підхід до роботи.