Діловод, діловодка

ТОВ «Джей Енд Уай» — українська MilTech-компанія. Розробляємо та впроваджуємо рішення для захищеного тактичного зв’язку, стійкого до роботи ворожого РЕБ.

Компанія переходить зі стадії стартапу в системний бізнес. Шукаємо діловода, який наведе й підтримуватиме порядок у документах компанії: кожен документ зареєстрований, оформлений правильно, погоджений вчасно і його легко знайти. Посада нова, підпорядкування — HR-директору.

Ми пропонуємо:

• Заробітна плата 50 000 грн «на руки» вже на випробувальному терміні (3 місяці)
• 100% офіційне бронювання та працевлаштування в штат
• Оплата лікарняних, щорічна оплачувана відпустка згідно з КЗпП
• Сучасний офіс з облаштованим укриттям

Локація: Київ, правий берег (Святошинський район)

Формат: повна зайнятість, робота в офісі, пн-пт 9:00—18:00, можливий гнучкий початок і завершення робочого дня

Що для нас важливо:

• Досвід роботи діловодом, офіс-адміністратором або на схожій посаді від 1 року
• Знання правил організації діловодства та оформлення організаційно-розпорядчих документів (ДСТУ 4163:2020)
• Впевнена робота з Word і Excel
• Досвід роботи з електронним документообігом і КЕП
• Грамотна усна та письмова українська мова
• Уважність до деталей, відповідальність за дотримання термінів і збереження документів
• Вміння працювати з великим обсягом інформації та одночасно контролювати декілька завдань
• Відповідальне ставлення до конфіденційної інформації (підписання NDA)

Ключові задачі:

• Приймання, реєстрація, облік та розподіл вхідної й вихідної кореспонденції
• Підготовка, оформлення та реєстрація організаційно-розпорядчих і внутрішніх документів: наказів, розпоряджень, службових записок, протоколів, доручень, листів; ведення журналів та електронних реєстрів
• Перевірка правильності оформлення документів відповідно до встановлених вимог, контроль наявності підписів, реквізитів і комплектності документів під час приймання
• Своєчасне передавання документів відповідальним працівникам і підрозділам
• Контроль руху документів на етапах опрацювання, погодження, підписання та повернення підписаних оригіналів
• Контроль строків виконання документів і доручень керівництва
• Облік і зберігання договорів, рахунків та актів
• Робота в системах електронного документообігу (Вчасно, M.E.Doc, внутрішня CRM): створення, реєстрація, маршрутизація, погодження та відстеження статусів документів, систематизація й зберігання електронних документів
• Упорядкування паперового архіву, ведення архіву та номенклатури справ
• Контроль дотримання порядку роботи з документами обмеженого доступу
• Відправлення й отримання кореспонденції, документів і посилок: Укрпошта, Нова пошта, кур'єри

Буде перевагою:

• Досвід кадрового діловодства
• Досвід роботи з договорами та первинними документами
• Досвід ведення та впорядкування архіву

Особисті якості:

• Системність і послідовність у роботі
• Уважність і педантичність у роботі з документами
• Вміння самостійно організовувати робочий процес
• Комунікабельність і коректність у взаємодії з колегами з різних підрозділів
• Проактивність: помічаєте проблеми в документообігу та пропонуєте рішення

Етапи відбору: розмова з рекрутером → інтерв'ю з керівником → перевірка СБ → офер.

Надсилайте резюме через Work.ua — ми розглянемо кожен відгук і зв’яжемося з вами.