Офіс-менеджер, -менеджерка

ГО «Дівчата» — всеукраїнська громадська організація, що підтримує жінок і дівчат у 333+ громадах по всій Україні. Організація розвиває освітні, психологічні та адвокаційні програми, допомагаючи жінкам та дівчатам долати наслідки війни та відновлювати впевненість у собі. Серед ключових напрямків — сексуальна освіта та захист від гендерно зумовленого насильства, психологічна підтримка та професійна перекваліфікація. Команда з понад 500 фахівчинь і фахівців створює безпечні простори, надає допомогу через гарячу лінію та індивідуальну й групову психологічну підтримку, реалізує масштабні дослідження й проєкти, що змінюють життя тисяч жінок в Україні.

Ми в пошуку офіс-менеджера/офіс-менеджерки, який/яка забезпечуватиме ефективну роботу головного офісу Організації, координуватиме адміністративні та побутові процеси, дбатиме про комфорт команди й відвідувачів та підтримуватиме належний порядок в офісному просторі.

Локація: м. Київ, офіс поруч зі станцією метро «Золоті ворота».

Ваші основні обов’язки включат​​​​имуть:

• Забезпечувати щоденну та безперебійну роботу офісу, допомагати команді з організаційними й адміністративними питаннями.
• Дбати про комфорт і порядок в офісі: стежити за станом робочих місць, переговорних кімнат і спільних зон.
• Зустрічати відвідувачів, організовувати їхній прийом та створювати привітну атмосферу в офісі.
• Забезпечувати офіс усім необхідним: канцелярією, водою, кавою, господарськими товарами та іншими матеріалами, вчасно оформлювати замовлення.
• Координувати роботу з постачальниками та сервісними службами, організовувати вирішення побутових і технічних питань.
• Допомагати з офісною технікою та обладнанням: стежити за їх справністю, організовувати обслуговування й ремонт за потреби.
• Працювати з кореспонденцією: приймати, відправляти та передавати листи, документи й посилки.
• Вести та впорядковувати адміністративну документацію, підтримувати актуальність необхідних обліків.
• Допомагати з організацією зустрічей, нарад і внутрішніх заходів: готувати приміщення, необхідні матеріали, забезпечувати організаційний супровід.
• Помічати потреби команди та пропонувати практичні рішення, які робитимуть роботу в офісі зручнішою та комфортнішою.

Наші очікування від кандидатки/кандидата:

• Досвід роботи від 1 року на посаді офіс-менеджера, адміністратора офісу або на аналогічній адміністративній позиції.
• Впевнене користування Google Workspace (Документи, Таблиці, Gmail, Календар, Диск), Google Meet та Zoom.
• Вміння працювати з офісною технікою (принтером, сканером, копіювальним обладнанням) та вирішувати нескладні технічні питання.
• Хороші організаторські навички: вміння планувати роботу, визначати пріоритети та одночасно координувати кілька завдань.
• Комунікабельність, доброзичливість і тактовність у спілкуванні з колегами, відвідувачами та партнерами.
• Уважність до деталей, відповідальність і системний підхід до організації роботи та ведення документації.
• Самостійність та ініціативність: вміння оперативно реагувати на поточні потреби офісу, знаходити рішення та доводити завдання до результату.
• Дбайливе ставлення до спільного простору та бажання створювати комфортні умови для роботи команди.

Буде перевагою:

• Знання англійської мови на рівні B1 або вище для спілкування з міжнародними партнерами та відвідувачами.
• Досвід роботи в громадських, благодійних або міжнародних організаціях.

Для нас важливо, щоб ви поділяли цінності ГО «Дівчата»:

• Гендерну рівність, підтримку прав і можливостей жінок та дівчат.
• Повагу до кожної людини, її гідності, особистих кордонів і різноманітності.
• Відкритість, доброзичливість і взаємну підтримку в команді.
• Рівноправну співпрацю, відповідальність і готовність працювати заради спільного результату.
• Нульову толерантність до дискримінації, насильства та будь-яких проявів неприйнятної поведінки.

Ми пропонуємо:

• Роботу в громадському секторі з реальним соціальним впливом — у проєктах, які змінюють життя людей і посилюють суспільство.
• Команду професійних людей, об'єднаних спільною метою. Ми підтримуємо одне одного, ділимося досвідом і працюємо над спільними результатами.
• Стабільну та своєчасну оплату послуг. Співпрацю за договором ФОП із регулярними виплатами відповідно до погоджених умов, напишіть, будь-ласка, ваш очікуваний рівень оплати послуг у супровідному листі.
• Час для відпочинку та відновлення. 14 робочих днів оплачуваної перерви на відпочинок і 5 додаткових оплачуваних днів турботи (Off-days) на рік відповідно до умов співпраці.
• Турботу про фізичне та ментальне здоров’я. Можливість безкоштовно отримувати індивідуальні консультації психолога, психіатра та юриста, а також медичне страхування і страхування життя відповідно до умов чинних програм.
• Можливості для професійного розвитку. Участь у внутрішніх навчаннях, тренінгах, освітніх заходах від партнерів, обмін досвідом та можливості професійного зростання всередині Організації.
• Командні заходи та ретрити. Можливості для спільного відпочинку, відновлення сил і неформального спілкування з колегами.
• Комфортні умови роботи. Облаштований офіс, необхідне обладнання та ресурси для ефективного виконання завдань.
• Простір для ініціативи. Можливість пропонувати власні ідеї, вдосконалювати офісні процеси та бачити результати своєї роботи.

Якщо ця роль вам відгукується — надсилайте своє резюме та коротко опишіть у супровідному листі свій релевантний досвід і очікуваний рівень оплати послуг.

Розгляд заявок триває до 14 робочих днів. Якщо ви не отримали відповідь у цей період, це означає, що на цьому етапі ми не готові запропонувати співпрацю.

Надсилаючи резюме, ви надаєте згоду на обробку персональних даних ГО «Дівчата» відповідно до чинного законодавства України.

Команда Організації з повагою ставиться до будь-якого професійного досвіду кандидатів, однак залишає за собою право не розглядати резюме, подані мовою країни-агресора.