Світлана

CV Рожко Світлана Юріївна
Виконавча адміністративна асистентка / Координатор операційної діяльності / Асистент керівника / Адміністративний менеджер / Менеджерка back-офісу
Віддалено / Гібридний формат / Робота у Варшавському офісі • Базуюсь у Варшаві
Tel: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») (Telegram/WhatsApp) | Email: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
ПРОФЕСІЙНЕ РЕЗЮМЕ
Координаторка операційних та адміністративних процесів з досвідом підтримки керівництва, організації документообігу та координації співпраці між співробітниками, постачальниками та клієнтами.
У своїй роботі особливу увагу приділяю структуруванню процесів і завдань, допомагаючи перетворювати хаотичні робочі системи на зрозумілу та ефективно функціонуючу структуру. Комфортно почуваюся в ролі ключової ланки між керівництвом, командою та партнерами компанії, забезпечуючи прозорість процесів і своєчасне виконання робочих завдань.
Також маю досвід самостійної роботи над фриланс-проєктами, де супроводжувала проєкти від постановки завдання до реалізації та взаємодіяла з клієнтами й підрядниками.
Наразі зацікавлена у позиціях, де зможу бути надійною підтримкою для керівництва та допомагати підтримувати стабільну роботу офісу.

КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
Адміністрування офісу
Підтримка керівництва / Executive support
Організація процесів і workflow
Управління документацією та договорами
Координація комунікації в команді
Координація постачальників і партнерів
Звітність і організація даних

Інструменти та системи
Microsoft Excel
Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Google Workspace: Docs, Sheets, Drive, Calendar
Базовий бухгалтерський облік
1C (v 7.7, 8.1)
Вела цикл операційних та бухгалтерських процесів, а саме:
• виставлення рахунків та ведення документації (рахунки-фактури, накладні, акти виконаних робіт)
• управління складським обліком та підтримка бази товарних даних
• фінансова звітність (щомісячні звіти, баланси, аналіз контрагентів)
• контроль дебіторської та кредиторської заборгованості
• участь в інвентаризації та обліку основних засобів (амортизація, переоцінка)
• базове кадрове адміністрування та ознайомлення з процесами нарахування заробітної плати
• обробка банківських операцій через інтеграцію клієнт-банку
Fishka, R-Keeper - програмне забезпечення для ресторанного обліку
ELISOFT, wfirma – спеціалізоване програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку у Польщі, через які провадила/джу свою одноосібну підприємницьку діяльність

Креативні навички
Photoshop, Illustrator,
Canva, PowerPoint
Відеомонтаж у Filmora, CapCut

Маркетинг / Online
Tilda, Google Ads, Meta Ads, GA4
Google Tag Manager, YouTube Creator Studio
ChatGPT та інші LLM, AI

ДОСВІД РОБОТИ
Самостійна консультаційно-експертна діяльність онлайн (YouTube Creator, Instagram)
2020 - теперішній час, Польща / онлайн
• Багаторічне самостійне ведення проєктної роботи з повною відповідальністю за організацію завдань і дотримання термінів.
• Налаштування рекламних кампаній у рекламних системах (Meta, Google).
• Самостійне створення матеріалів і відео, робота з відеоредакторами (монтаж та підготовка контенту).
• Індивідуальні консультації та довгострокова співпраця з клієнтами, які вирішують свої життєво важливі психологічні питання.
• Відповіді на запитання аудиторії та обговорення професійних тем.
• Планування контенту, управління графіком публікацій та комунікацією.
• Забезпечення стабільного виконання завдань у динамічному та змінному робочому середовищі.
• Побудова довгострокових відносин із клієнтами та ефективна комунікація з вирішення поточних питань.
• Підтримання високої самодисципліни та ефективності віддаленої роботи у форматі home office.
• Самостійно розібралась і веду приватну одноосібну діяльність у рамках польського законодавства, сплачуючи податки.
Freelance Web & Graphic Design
Співпраця з підприємцями та малим бізнесом
11.2013 - 04.2020, Україна, онлайн
• Розробила дизайн для понад 180 landing page та веб-сайтів для підприємців і малого бізнесу, супроводжуючи проєкти від постановки завдання до фінальної передачі матеріалів для розробки.
• Самостійно вела проєкти: обговорення завдання з клієнтом, розробка концепції дизайну, підготовка макетів і внесення правок до фінального затвердження.
• Готувала вихідні файли дизайну з чіткою структурою шарів та елементів, що спрощувало роботу front-end-розробників і прискорювало створення сайтів.
• Виконувала широкий спектр графічних завдань для клієнтів: презентації, рекламні матеріали, візитівки та інші візуальні елементи для бізнесу.
• Забезпечувала оперативну комунікацію та швидке внесення правок, завдяки чому багато клієнтів поверталися з повторними замовленнями та залишали позитивні відгуки.
Представник професійних косметичних брендів
CHI (Farouk Systems, США) / La Biosthétique (Франція)
Brand Manager / Координатор брендового салону краси та навчання
11.2011 - 08.2013, Україна, Дніпро
• Координувала роботу колективу брендового салону, який виступав демонстраційним майданчиком для професійної косметики CHI (Farouk Systems, США) та La Biosthétique (Франція), забезпечуючи взаємодію між майстрами, адміністрацією салону, локальним бренд-філіалом та головним офісом компанії у Києві.
• Організовувала поставки продукції та взаємодію з дистриб’юторами і центральним офісом у Києві, підтримуючи стабільну наявність продукції брендів для роботи майстрів і продажу клієнтам.
• Розвивала професійну спільноту майстрів у місті, ведучи базу клієнтів-перукарів, стилістів і косметологів, які закуповували професійну косметику для роботи в салонах.
• Організовувала навчальні семінари та майстер-класи для спеціалістів з професійною косметикою (фарбування волосся, колористика, styling-продукти, декоративна косметика та доглядові лінії), допомагаючи спеціалістам освоювати продукцію брендів.
• Брала участь у розвитку локального представництва брендів CHI та La Biosthétique; Завдяки розширенню мережі майстрів, проведенню навчальних семінарів і активній роботі з клієнтською базою виручка бізнесу зросла приблизно у 5 разів.

OKTA - системи безпеки та монтаж обладнання
Координатор адміністративних та операційних процесів, виконавчий асистент
10.2008 - 02.2011, Україна, Дніпро
• Навела порядок у документації щодо закупівель, договорів і монтажних проєктів, впровадивши структуровану систему зберігання документів, що значно спростило пошук інформації для офісу та монтажної команди.
• Провела інвентаризацію складських матеріалів і синхронізувала складський та бухгалтерський облік, що дозволило точно відстежувати використання обладнання, планувати закупівлі заздалегідь і зменшити витрати на планові поставки та логістику.
• Синхронізувала роботу офісу, постачальників і монтажної бригади (≈10 техніків), завдяки чому поставки обладнання та монтажні роботи виконувалися без організаційних затримок.
• Забезпечила чітке оформлення проєктної та договірної документації для клієнтів, що підвищувало довіру з боку замовників і сприяло передачі компанії додаткових монтажних проєктів за рекомендаціями постійних клієнтів
• Частково виконувала роль продавця-консультанта монтажного обладнання при офіс-складі, формуючи всі звітні документи для головного бухгалтера. Це не тільки підвищувало загальний дохід фірми (бо моя постійна присутність в офісі забезпечувала фірмі окрім монтажних послуг, ще й можливість торгівлі обладнанням), а й спрощувало звітні зобов’язання єдиного бухгалтера.

ARSENAL GROUP - виробництво хімічних добавок до лакофарбової продукції
Асистент директора / Офіс-Менеджер
03.2007 - 11.2008, Україна, Дніпро
• Організувала систему офісного документообігу та структуроване зберігання договірної й адміністративної документації для компанії чисельністю близько 40-45 співробітників, що спростило доступ до інформації для керівництва, бухгалтерії та виробничого підрозділу.
• Систематизувала кадрову документацію та процеси взаємодії між офісом і виробництвом (30+ співробітників виробництва), завдяки чому оформлення персоналу та підготовка внутрішніх документів почали виконуватися швидше і без помилок, при цьому значно розвантаживши бухгалтера.
• Взяла на себе координацію адміністративних завдань керівництва (документи, внутрішня комунікація, відрядження), розвантаживши директора від операційних питань і дозволивши зосередитися на роботі з клієнтами та розвитку бізнесу.
• Упорядкувала фінансову документацію для бухгалтерії, що спростило підготовку звітності та зменшило ризик розбіжностей у документах.
Агент з нерухомості
2003 - 2007, Україна, Дніпро
• Самостійно вела процес обслуговування клієнтів на ринку нерухомості - від першого контакту, презентації об’єктів до підготовки угоди.
• Ефективно працювала у ролі посередника між продавцями та покупцями, враховуючи інтереси обох сторін.
• Організовувала та проводила численні презентації нерухомості і підтримувала постійну комунікацію з власниками об’єктів.
• Співпрацювала з різними організаціями та установами, пов’язаними з операціями з нерухомістю та оформленням документів.
• Розвинула високу самостійність і хорошу організацію роботи в середовищі, заснованому на комісійній оплаті та змінному ритмі ринку.
• Поєднувала професійну діяльність із денним навчанням в університеті, що вимагало дуже хорошої організації часу та відповідальності.

ОСВІТА
Спеціаліст з мікробіології та вірусології
Дніпровський національний університет ім. Олеся Гончара
(Україна, 2000–2005)

Курси бухгалтерського обліку та 1C
(Україна, Дніпро, 2008)

Технік - Інформатик
Поліціальна школа Cosinus III
(Варшава, 2018–2020)

Курс Performance Manager
Міжнародна школа бізнесу Laba
(Україна, дистанційно, 2026)

МОВИ
Польська - B1+
Англійська - B1+
Українська - Рідна
Російська - Вільна

НАВИЧКИ
Точність, самостійність, професійна культура, вміння організовувати свою роботу, уважність до деталей. Високий рівень відповідальності та вміння працювати з інформацією.

Бажані посади
Асистент офісу, Адміністратор офісу, Office Assistant, Administrative Assistant, Office Support, Адміністративний співробітник, Координатор офісу, Спеціаліст з адміністрації, Administrative Support, Office Coordinator, Office Administrator, Back Office Assistant, Адміністрація офісу
Ключові слова
адміністрування офісу, адміністративна підтримка, документообіг, архівування, рахунки, договори, звіти, зведення, комунікація з клієнтами, комунікація з постачальниками, кореспонденція, організація роботи офісу, календар, графіки, координація завдань, MS Office, Google Workspace

*Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV dla potrzeb procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).