Mariia

MARIIA KOKOTA
Operations Manager | Business Operations | Process
Improvement

PROFESSIONAL SUMMARY
Operations Manager with 6+ years of experience in operational management, business
process coordination, project delivery and cross-functional team collaboration.

Experienced in building structured workflows, improving operational processes,
implementing task management systems and creating transparent communication between
teams.

Strong background in managing complex projects, coordinating multiple stakeholders,
optimizing workflows and ensuring effective execution in dynamic environments.

Skilled at identifying operational gaps, establishing clear processes, improving team
efficiency and taking ownership of business operations from planning to execution.

CORE COMPETENCIES
● Operations Management
● Business Process Improvement
● Process Standardization
● Workflow Optimization
● Cross-functional Team Coordination
● Project Operations
● Task Management Systems
● Meeting Management
● Process Documentation
● SOP Development
● Operational Planning
● Stakeholder Management
● Risk & Issue Management
● Deadline Management
● Continuous Improvement
● Internal Communication Management
PROFESSIONAL EXPERIENCE
Responsibilities & achievements:

● Managed daily operational processes and coordinated execution across multiple
teams.
● Developed structured workflows to improve task visibility, accountability and
operational efficiency.
● Implemented and maintained task management systems using Notion, Asana and
Monday.
● Standardized internal processes, communication flows and operational routines.
● Coordinated collaboration between different teams and ensured alignment on
priorities.
● Facilitated operational meetings, documented decisions and monitored completion of
action items.
● Managed deadlines, priorities and operational dependencies across multiple projects.
● Identified workflow bottlenecks and initiated process improvements.
● Created internal documentation, guidelines and operational instructions.
● Supported management with operational planning, reporting and process
optimization.

Responsibilities & achievements:

● Managed operational delivery of complex creative production projects from planning
to completion.
● Coordinated communication between clients, creative teams, contractors and internal
stakeholders.
● Managed project timelines, resources, budgets and operational priorities.
● Built efficient workflows to support collaboration between multiple teams.
● Controlled project execution, deadlines and key milestones.
● Resolved operational challenges in fast-changing and high-pressure environments.
● Coordinated teams and external specialists for projects involving up to 300
participants.
● Improved internal communication processes and project coordination practices.
● Maintained operational documentation and project tracking.

CLIENT OPERATIONS / CUSTOMER
EXPERIENCE
 ● Managed client communication and operational requests.
● Coordinated customer needs with internal teams to ensure smooth service delivery.
● Worked with CRM systems and digital tools for customer and task management.
● Improved communication processes and client experience through structured
workflows.
● Maintained accurate operational information and documentation.

TOOLS
Operations & Project Management

Notion
Monday.com
Asana
Trello
ClickUp
Jira
Confluence

Communication

Google Workspace
Slack
Microsoft Teams
Zoom

Documentation & Analytics

Microsoft Office
Google Sheets
Excel

OPERATIONAL KNOWLEDGE
● KPI fundamentals
● OKR principles
● SMART goal setting
● SLA management principles
● Business Process Mapping (AS-IS / TO-BE)
● SOP creation
● Meeting Management
 ● Process Optimization
● Workflow Automation Principles

KEY ACHIEVEMENTS
● Built structured operational systems in environments with multiple stakeholders and
changing priorities.
● Improved transparency and accountability through task management frameworks.
● Coordinated multidisciplinary teams and ensured effective collaboration.
● Created repeatable workflows and documentation to support operational stability.
● Managed complex projects with multiple parallel processes and deadlines.
● Combined strategic thinking with hands-on operational execution.

LANGUAGES
Ukrainian — Native
English — Intermediate (A2–B1)

МАРІЯ КОКОТА
Операційна менеджерка | Бізнес-процеси |
Оптимізація операцій

ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ
Операційна менеджерка з 6+ роками досвіду в управлінні операційними процесами,
координації команд, побудові робочих систем та оптимізації бізнес-процесів.

Маю досвід структурування хаотичних процесів, впровадження систем управління
задачами, стандартизації внутрішньої взаємодії та забезпечення прозорості виконання
задач.
Працювала з комплексними проєктами, кросфункціональними командами та великою
кількістю залучених сторін. Сильна сторона — створення зрозумілої системи роботи,
пошук слабких місць у процесах та впровадження покращень.

Вмію поєднувати стратегічне бачення з практичним операційним виконанням.

КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
● Операційний менеджмент
● Побудова операційних систем
● Оптимізація бізнес-процесів
● Стандартизація процесів
● Управління робочими процесами
● Координація кросфункціональних команд
● Управління задачами
● Організація зустрічей та фіксація результатів
● Документування процесів
● Створення SOP
● Планування операційної діяльності
● Управління пріоритетами
● Контроль дедлайнів
● Виявлення та усунення блокерів
● Внутрішня комунікація

ДОСВІД РОБОТИ
Операційна менеджерка
Основні задачі та досягнення:

● Координувала щоденні операційні процеси між командами.
● Будувала структуровані робочі процеси для підвищення прозорості виконання
задач.
● Впроваджувала та підтримувала системи управління задачами у Notion, Asana,
Monday.
● Стандартизувала внутрішні процеси, правила взаємодії та робочі підходи.
● Координувала взаємодію між різними командами та синхронізувала пріоритети.
● Організовувала зустрічі, фіксувала рішення та контролювала виконання
домовленостей.
● Контролювала дедлайни, статуси задач та операційні залежності.
 ● Виявляла проблемні місця в процесах та ініціювала покращення.
● Створювала внутрішню документацію, інструкції та робочі стандарти.
● Підтримувала керівництво у плануванні та оптимізації операційної діяльності.

Основні задачі та досягнення:

● Керувала операційною частиною складних креативних проєктів від планування
до реалізації.
● Координувала комунікацію між клієнтами, командами, підрядниками та
стейкхолдерами.
● Планувала ресурси, терміни, бюджети та пріоритети проєктів.
● Будувала робочі процеси для ефективної взаємодії команд.
● Контролювала виконання задач, дедлайнів та ключових етапів.
● Вирішувала операційні проблеми у швидкозмінному середовищі.
● Координувала команди до 300 людей у межах проєктів та подій.
● Покращувала внутрішню комунікацію та процеси взаємодії.
● Вела документацію та контроль виконання проєктів.

КЛІЄНТСЬКІ ОПЕРАЦІЇ
● Працювала з клієнтськими запитами та операційною комунікацією.
● Координувала передачу інформації між клієнтами та внутрішніми командами.
● Працювала з CRM та цифровими системами управління задачами.
● Покращувала клієнтський досвід через структуровані процеси.
● Забезпечувала точність інформації та прозорість комунікації.

ІНСТРУМЕНТИ
Управління процесами та проєктами

Notion
Monday.com
Asana
Trello
ClickUp
Jira
Confluence

Комунікація
Google Workspace
Slack
Microsoft Teams
Zoom

Документація та аналітика

Microsoft Office
Google Sheets
Excel

ПРОФЕСІЙНІ ЗНАННЯ
● KPI
● OKR
● SMART постановка задач
● SLA принципи
● Business Process Mapping
● SOP
● Meeting Management
● Оптимізація процесів
● Принципи автоматизації

КЛЮЧОВІ ДОСЯГНЕННЯ
● Побудувала структуровані операційні процеси в середовищах зі складною
взаємодією команд.
● Підвищила прозорість виконання задач через системи управління.
● Координувала команди з різними функціями та зонами відповідальності.
● Створювала повторювані процеси та документацію для стабільної роботи.
● Керувала складними проєктами з великою кількістю паралельних задач.
● Поєдную стратегічне мислення із практичною реалізацією.