Ірина

Ірина Матвієнко
Київ | [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») | [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
(Офіс-менеджер | Адміністратор офісу | Помічник керівника | Операційний
координатор)

ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ
Досвідчений адміністративний спеціаліст із понад 8-річним досвідом організації внутрішніх процесів,
ведення електронних баз даних та управління документообігом у державному секторі. Маю глибокі
практичні навички життєзабезпечення підрозділів, координації взаємодії між відділами та роботи в
системах електронного документообігу (СЕД/ЕДО). Завдяки досвіду крос-функціональної роботи
(включаючи стажування в канцелярії) та відпрацюванню екстрених запитів, володію залізною
самодисципліною, високою стресостійкістю, емпатією та вмінням самостійно приймати рішення в
критичних ситуаціях. Активно використовую сучасні цифрові інструменти (ChatGPT) для автоматизації
рутинних офісних завдань. Гарантую абсолютну точність у документації, конфіденційність та затишну,
організовану атмосферу в офісі.

КЛЮЧОВІ НАВИЧКИ
• Організація роботи офісу: Керування поточними офісними процесами, забезпечення життєдіяльності
підрозділу, контроль виконання доручень керівництва, координація внутрішніх служб.
• Документообіг та діловодство: Повний цикл обробки кореспонденції (прийом, реєстрація, розподіл,
архівування), робота в системах СЕД/ЕДО, ведення ділового листування, контроль виконавчої
дисципліни.
• Управління даними: Ведення, моніторинг та актуалізація великих обсягів інформації в електронних
реєстрах та реєстраційних базах даних, робота з КЕП/ЕЦП.
• Комунікації та рецепція: Зустріч та консультування відвідувачів/громадян, прийом та
перенаправлення дзвінків, деескалація та успішне врегулювання складних або конфліктних ситуацій.
• Цифрова грамотність (Digital Skills): Впевнений користувач MS Office (Word, Excel, Outlook),
використання ChatGPT для швидкого складання офісних документів та листів; готовність миттєво
опанувати будь-який корпоративний софт.

ДОСВІД РОБОТИ
Провідний адміністративний спеціаліст / Операційний координатор
Державний сектор / Орган виконавчої влади
2017 — 2026 (8 років)

Обов'язки та функції:
• Адміністративний супровід та діловодство: Організація та ведення повного циклу службового
документообігу підрозділу; реєстрація, контроль термінів виконання та архівування документів.
• Життєзабезпечення та координація процесів: Оперативне керування поточними запитами у режимі
реального часу, швидкий аналіз форс-мажорних ситуацій, координація взаємодії та безперебійного
обміну інформацією між різними структурними підрозділами.
• Реєстрація та робота з базами даних: Прийом, детальна класифікація, перевірка та внесення великих
обсягів інформації до спеціалізованих інформаційних систем та електронних реєстрів.
• Сервісна комунікація та зустріч відвідувачів: Особисте та дистанційне консультування громадян з
адміністративних питань, збір інформації, мінімізація та врегулювання напружених чи конфліктних
ситуацій за рахунок дотримання професійних стандартів спілкування.
Головні досягнення на посаді:
• Успішно налагодила систему оперативного взаємозв'язку між суміжними відділами, що дозволило
поєднати польову координацію з чітким кабінетним діловодством (завдяки крос-функціональним
стажуванням у канцелярії).
• Опрацювала та безпомилково зареєструвала тисячі критичних звернень в електронних базах даних із
нульовим відсотком втрати паперів або порушення строків (SLA).
• Зарекомендувала себе як надійний спеціаліст із високим рівнем особистої відповідальності, якому
довіряли роботу з конфіденційною інформацією.
• Розвинула абсолютну стресостійкість та адаптивність, що дозволяє легко працювати у режимі
багатозадачності (наприклад, одночасно приймати дзвінки, вносити дані та зустрічати людей).

ОСВІТА & КУРСИ
• Курс «Recruitment & HR with AI» — Комп'ютерна школа Hillel (2026, у процесі навчання, опановую
сучасні методики ділової комунікації, емпатії та автоматизації процесів за допомогою штучного
інтелекту)
• Національна академія внутрішніх справ — Спеціальність: Правоохоронна діяльність
• Міжрегіональна Академія управління персоналом — Спеціальність: Менеджмент організацій

ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ
• Технічний стек: MS Office (Word, впевнений користувач Excel, Outlook), Zoom, Google Workspace,
ChatGPT. Досвід роботи із системами електронного документообігу (СЕД/ЕДО), державними реєстрами
та базами даних. Готова швидко вивчити комерційні таск-менеджери та месенджери (Trello, Slack,
Notion).