Ксенія

БИКОВА КСЕНІЯ
Операційний директор | Операційний менеджер | Директор з розвитку | Проєктний менеджер
📍 Польща (Катовіце) / Київ · 📞 [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») · ✉ [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Про мене
Операційний директор та директор з маркетингу і розвитку з 12+ роками досвіду управління операційною діяльністю закладу вищої освіти (Київський медичний університет) та супутніми структурами — від розрізнених, хаотичних процесів та структур до одного з провідних приватних закладів вищої освіти в Україні. Здійснювала комплексний аналіз усіх існуючих систем, структур, процесів та операційної діяльності; на основі аналізу розробляла й впроваджувала SOP, прописувала повноваження, функції та зони відповідальності структурних підрозділів, налагоджувала координацію між ними. Керувала повним циклом маркетингу організації: брендинг, digital-реклама, SMM, SEO, PR. У складі команди відкрили кілька підрозділів «під ключ» (2 в Україні, 1 у Польщі) та нові напрями (стоматологічний центр, коледж). Керувала мультифункціональними, крос-функціональними командами 10+ осіб, відповідала за KPI. Впровадила CRM, що скоротила час обробки заявки абітурієнта з 36 до 2 годин; 10 років поспіль забезпечувала виконання плану набору абітурієнтів на рівні 100%. Маю розвинені навички антикризового менеджменту — підтверджені досвідом стабільної роботи в умовах пандемії COVID-19 та повномасштабного вторгнення. Комфортно почуваюся в ролі людини, що бере ключові процеси на себе і будує операційну систему практично з нуля.
Ключові результати
12+
років в операційному менеджменті та маркетингу
100%
виконання плану набору абітурієнтів щороку, 10 років поспіль
×3
прискорення обробки заявки абітурієнта (CRM)
3 підрозділи
відкрито «під ключ», зокрема 1 за кордоном
×2
зростання команди та кількості студентів
Ключові компетенції
• Аналіз, побудова та оптимізація бізнес-процесів з нуля
• Управління щоденною операційною діяльністю
• Управління командами 10+ осіб, у т.ч. керівниками напрямків
• Наймання, адаптація та розвиток співробітників
• Координація роботи між відділами (маркетинг, продажі, продакшн, підтримка)
• Контроль виконання планів, дедлайнів і KPI
• Антикризовий менеджмент: ухвалення рішень і забезпечення безперебійної роботи в умовах невизначеності (COVID-19, повномасштабне вторгнення)
• Впровадження CRM та інструментів управління (Trello та аналоги)
• Управління воронкою вступної кампанії, побудова маркетингових воронок
• Розробка та впровадження SOP і регламентів
• Управління ризиками
• Управління репутацією бренду
• Проєктна діяльність: від ідеї до повноцінної реалізації
Професійний досвід
Директор з маркетингу та розвитку / Операційний директор / Директор з розвитку
Київський медичний університет · 2015 — липень 2026
Аналіз, оптимізація та побудова операційної системи
• Здійснила комплексний аналіз усіх існуючих систем, структур, процесів та операційної діяльності організації; на основі аналізу розробила та впровадила SOP і операційні політики, що забезпечили злагоджену роботу підрозділів без ручного мікроменеджменту.
• Прописала повноваження, функції та зони відповідальності структурних підрозділів, налагодила координацію між ними.
• Наприклад: у складі команди, завдяки швидкій реакції та багаторічному досвіду в операційній діяльності й знанню всіх процесів організації, відкрили кілька підрозділів «під ключ» — 2 в Україні та 1 у Польщі (перший закордонний підрозділ організації); зокрема, новий підрозділ був запущений на початку повномасштабного вторгнення — від пошуку приміщення й оренди нерухомості, налагодження зв'язків з громадою та пошуку викладачів до запуску повноцінного освітнього процесу. Також запустили новий напрям (стоматологічний центр) як окрему прибуткову структуру та ще один підрозділ (коледж) із власним операційним бюджетом.
Маркетинг та вивід нових продуктів на ринок
• Керувала повним циклом маркетингу організації: брендинг та позиціонування, digital-реклама (Google Ads, Meta Ads), SMM та контент для соціальних мереж, SEO-копірайтинг для сайту, email-розсилки, PR та зовнішні комунікації.
• Виводила на ринок нові освітні програми — повний цикл від визначення цільової аудиторії та сегментації до укладення контракту (маркетингова воронка).
• Подвоїла кількість студентів університету, незважаючи на несприятливу ринкову та соціальну динаміку.
• Збільшила частку іноземних студентів на 300% через вихід на нові ринки та побудову партнерської мережі.
Операційна ефективність та KPI
• Впровадила CRM-систему, що скоротила час обробки заявки абітурієнта з 36 до 2 годин і суттєво знизила відтік на етапі воронки.
• 10 років поспіль забезпечувала виконання річного плану набору абітурієнтів на рівні 100% — незалежно від зовнішніх умов (демографічні хвилі, пандемія, воєнний стан).
• Щорічно управляла воронкою з 400+ звернень — від першого контакту до зарахування, з командою 10+ осіб.
• Розвинені навички антикризового управління: забезпечувала стабільну роботу організації та виконання показників під час пандемії COVID-19 та повномасштабного вторгнення — швидка адаптація процесів, ухвалення рішень в умовах високої невизначеності.
Управління командою, найм та кросфункційна координація
• Сформувала та керувала мультифункціональними командами: маркетинг, продажі, адміністрація, навчальна частина, підтримка студентів.
• Відповідала за повний цикл найму та адаптації співробітників і керівників напрямків.
• Координувала роботу між відділами для злагодженого виконання спільних цілей і дедлайнів.
• Керувала відкриттям і операційним запуском закордонного підрозділу: реєстрація юрособи, найм, побудова процесів за місцевим законодавством і стандартами ЄС.
Міжнародна діяльність та партнерства
• Керувала виходом на нові іноземні ринки та комунікацією з іноземними партнерами.
• Брала участь у розбудові мережі міжнародних партнерів (клінічні, корпоративні, освітні).
• Забезпечувала участь університету в міжнародних проєктах — європейських та зі США — як для студентів, так і для викладачів.
• Супроводжувала грантові заявки та документацію для міжнародних фінансових структур (ЄБРР).
• Відповідала за міжнародну комунікацію та позиціонування університету (Польща, Україна, Близький Схід, Азія).
Освіта та мови
🎓 Освіта
Магістр маркетингу
Магістр філології
Магістр публічного управління та адміністрування у сфері охорони здоров'я
🌐 Мови
Українська — вільно (рідна)
Польська — B2
Французька — B1