Яна

ЯНА [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)

НЕВІРНА [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Ukraine, Kharkiv (Remote)
Координатор подорожей |
Project Manager | Координатор проєктів

ПРО СЕБЕ

Організована та проактивна спеціалістка з 8+ роками досвіду в hospitality, адміністративній роботі та
міжнародних організаціях. Маю досвід організації поїздок, бронювання готелів і транспорту,
координації проживання, роботи з партнерами та клієнтами.

Працювала з VIP-гостями, туристичними агентствами та міжнародними командами. Вмію
координувати багато задач одночасно, швидко реагувати на зміни та знаходити рішення в
нестандартних ситуаціях.

Люблю подорожі, організацію та роботу, де важлива увага до деталей і результат.

ДОСВІД РОБОТИ

Фахівець з адміністративних питань, Danish Refugee Council Січень 2023 - дотепер
Бронювання готелів та залізничних квитків для співробітників DRC під час національних та
міжнародних робочих поїздок і зустрічей.
Організація та координація логістики, пов'язаної з робочими поїздками.
Організація проживання співробітників та вирішення пов'язаних із цим організаційних питань.
Комунікація з готелями, орендодавцями, постачальниками, підрядниками та іншими зовнішніми
партнерами.
Вирішення поточних організаційних та адміністративних питань співробітників.
Підготовка та оформлення Purchase Requests відповідно до внутрішніх політик організації.
Робота із системою закупівель та внутрішніми процедурами.
Підготовка, перевірка та ведення адміністративної документації.
Робота з постачальниками та підрядниками.
Координація платежів за комунальні послуги та проживання.
Контроль наявності офісних матеріалів та організація їх своєчасного постачання.
Координація питань, пов'язаних з офісними та житловими приміщеннями.
Участь у відкритті та організації роботи нового офісу в Слов'янську.
Моніторинг виконання домовленостей із постачальниками та контроль своєчасного забезпечення
офісу необхідними матеріалами.
Координація роботи з прибирання офісних та житлових приміщень.
Контроль та організація використання офісної конференц-зали та інших переговорних кімнат.
Підтримка різних департаментів у вирішенні адміністративних та організаційних питань.
Виконання адміністративних завдань для HR-відділу, включно з участю у проведенні співбесід.
Одночасне ведення декількох процесів та оперативне реагування на термінові запити.

Guest Relations Supervisor, SAVOY GROUP, Шарм єль Шейх, Єгипет 2019 - 2021
Координація роботи Guest Relations та контроль якості обслуговування гостей.
Робота із запитами, побажаннями та нестандартними ситуаціями гостей.
Організація індивідуального сервісу для VIP-гостей.
Комунікація з гостями до та під час їхнього перебування в готелі.
Координація взаємодії між гостями, керівництвом та різними департаментами готелю.
Робота з туристичними агентствами та представниками туроператорів.

Надання актуальної інформації щодо готелю, його послуг та можливостей для гостей.
Контроль виконання спеціальних побажань та запитів гостей.
Підготовка щоденної звітності.
Вирішення конфліктних та непередбачуваних ситуацій.
Контроль дотримання стандартів обслуговування.
Навчання та підтримка співробітників у питаннях стандартів сервісу та комунікації з гостями.
Забезпечення високого рівня клієнтського сервісу.
Координація роботи з іншими підрозділами для забезпечення комфортного перебування гостей.

Sierra General Manager Secretary & Graphic Designer, SAVOY GROUP 2021 - 2022
Організація та ведення щоденного, тижневого й місячного графіка генерального менеджера.
Планування та координація зустрічей і робочих заходів.
Організація робочих та ділових домовленостей.
Підготовка та розповсюдження офіційної кореспонденції, документів, меморандумів та форм.
Ведення та актуалізація контактної інформації співробітників, клієнтів, постачальників та зовнішніх
партнерів.
Підтримка процесу підготовки регулярної звітності.
Моніторинг рівня офісних запасів та організація своєчасного замовлення необхідних матеріалів.
Комунікація з різними департаментами компанії.
Робота з постачальниками та зовнішніми партнерами.
Виконання адміністративних та організаційних завдань генерального менеджера.
Підготовка графічних матеріалів для потреб компанії.
Одночасне ведення декількох напрямів та завдань.
Забезпечення організованої роботи адміністративних процесів.

Team Leader Guest Relations, Hyatt Regency Hotel, Шарм єль Шейх, Єгипет 2018 - 2019
Робота із запитами та побажаннями гостей і забезпечення високого рівня клієнтського сервісу.
Координація взаємодії між гостями, керівництвом та різними департаментами готелю.
Робота з VIP-гостями та організація індивідуального обслуговування відповідно до їхніх потреб і
побажань.
Комунікація з VIP-гостями до їхнього прибуття для визначення спеціальних побажань та
організаційних потреб.
Координація спеціальних запитів гостей та контроль їх виконання.
Комунікація з туристичними агентствами та зовнішніми партнерами.
Надання туристичним агентствам актуальної інформації щодо готелю та послуг.
Підтримка робочих відносин із представниками туристичних агентств.
Підготовка щоденних звітів.
Робота з кореспонденцією та запитами гостей.
Вирішення нестандартних та конфліктних ситуацій.
Контроль дотримання стандартів обслуговування.
Навчання співробітників Front Desk стандартам Check-in / Check-out та комунікації з гостями.
Підтримка команди у забезпеченні високого рівня сервісу.

Team Leader Front Office, Grand Rotana Resort & SPA, Шарм єль Шейх, Єгипет 2015 - 2018
Організація та координація щоденної роботи Front Office.
Контроль роботи команди та розподіл поточних завдань.
Забезпечення високого рівня обслуговування гостей.
Комунікація з гостями та вирішення їхніх запитів і проблем.
Координація процесів Check-in та Check-out.
Контроль дотримання стандартів обслуговування.
Робота з нестандартними та конфліктними ситуаціями.
Координація взаємодії Front Office з іншими департаментами готелю.
Навчання та підтримка нових співробітників.
Контроль якості роботи команди.
Підготовка щоденних звітів.
Забезпечення коректної комунікації з гостями.
Контроль виконання внутрішніх процедур та стандартів компанії.

КЛЮЧОВІ НАВИЧКИ
Організація та координація
Координація проєктів і процесів
Організація подорожей
Бронювання готелів та транспорту
Організація проживання
Координація логістики
Планування та контроль дедлайнів
Складання чек-листів
Контроль виконання завдань
Багатозадачність
Оперативне вирішення непередбачуваних ситуацій

Комунікація та сервіс
Клієнтський сервіс
Робота з VIP-гостями
Комунікація з партнерами та постачальниками
Робота з готелями та туристичними агентствами
Міжнародна комунікація
Координація команд
Вирішення конфліктних ситуацій

Адміністративні навички
Документообіг
Google Sheets
Google Workspace
Microsoft Office
Dynamics
Telegram
Canva
Організація зустрічей
Ведення календарів
Підготовка звітності

ОСВІТА
Інститут фінансів та міжнародної торгівлі
Облік і аудит
2008–2013

Mobius School
UI/UX Web & Mobile Design
2021

МОВА
Українська — рідна
Англійська — Intermediate
Російська — вільне володіння