Ганна

Hanna Stukaliuk
ADMINISTRATIVE & OPERATIONS MANAGER | PROCUREMENT | HR ADMINISTRATION
10+ years of experience in administrative and operations management · 6+ years in IT
Kyiv / Kyiv Region · [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») · [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
PROFESSIONAL PROFILE
Operations professional with 10+ years of experience, including 6+ years at an IT company working with international clients. My background covers office administration, HR administration, procurement, document management and day-to-day coordination with accounting, legal partners, contractors and suppliers.
I also have hands-on experience in technical procurement: finding suppliers, negotiating terms, tracking orders and deliveries, working with engineers on specifications and handling urgent requests.
Comfortable juggling many tasks at once and taking a request from start to finish on my own, keeping an eye on details, deadlines and everyone involved.
CORE COMPETENCIES
Procurement & Supplier Management
Supplier Sourcing · Negotiations · Technical Procurement · Order & Delivery Tracking · Urgent Procurement · Logistics Coordination
Operations & Administration
Office Management · Vendor & Contractor Management · Document Management · Contract Administration · Accounting & Legal Coordination · Executive Support · Event Organization
HR Administration
Employee Lifecycle · Onboarding · Leave & Sick Leave Administration · Recruitment Support · Payroll Coordination · Contractor (FOP) Administration
PROFESSIONAL EXPERIENCE
DORUK LLC
Administrative & Operations Manager
September 2019 - February 2026
IT company developing and supporting software products for international clients.
• Ran day-to-day office administration, including purchasing for the team, choosing and working with suppliers and keeping the office running smoothly.
• Handled HR administration across the full employee lifecycle: HR paperwork, leave and sick leave, onboarding and ongoing support for employees.
• Took part in recruitment, from sourcing candidates and initial screening to interviews and keeping in touch with candidates.
• Coordinated payroll with the accounting team and the external accounting provider.
• Handled all paperwork for independent contractors (Ukrainian sole proprietors, FOP) together with accounting and made sure documents were processed on time.
• Worked with contractors, outsourcing partners and external legal counsel: set tasks, followed up on agreements and resolved operational and contractual issues.
• Supported the Director and kept communication going between management, employees and external specialists. Organized corporate events and team-building activities.
ADVANCED TECHNOLOGIES LLC
Procurement Manager (concurrently with DORUK LLC)
January 2025 - April 2025
• Handled the full procurement cycle, from receiving and clarifying a request to delivering the goods to the end recipient.
• Purchased technical equipment, components and specialized goods for defense-related and field operations.
• Worked with engineers to define technical specifications, parameters and required configurations.
• Found and selected suppliers; negotiated prices, availability, terms and delivery dates.
• Arranged urgent purchases of critical equipment on tight deadlines, organizing logistics and transportation myself when needed.
• Tracked orders and deliveries against agreed timelines and quickly sorted out substitutions, configuration and availability issues.
• Kept a large number of parallel requests with different priorities moving, coordinating engineers, suppliers, carriers and recipients.
KYIVKOMUNSERVIS MUNICIPAL ENTERPRISE
Executive Assistant / Document Management Specialist
April 2017 - October 2018
• Ran the full document cycle, from preparing and registering documents to distribution and archiving.
• Prepared official letters, requests and replies; kept incoming and outgoing correspondence registers.
• Coordinated document flow between the Director and departments, prepared documents for signature and followed up on the Director's instructions.
EDUCATION
Open International University of Human Development "Ukraine"
Master’s Degree in Marketing, 2014
LANGUAGES
Ukrainian (native) · English (Intermediate)
TOOLS
• Microsoft Office: Word, Excel.
• Google Workspace: Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Gmail, Google Calendar.
• Communication & Teamwork: Telegram, Slack, Signal, Viber, Zoom, Google Meet, Trello, Notion

Стукалюк Ганна
МЕНЕДЖЕР З АДМІНІСТРАТИВНОЇ ТА ОПЕРАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ | ЗАКУПІВЛІ | HR-АДМІНІСТРУВАННЯ
10+ років досвіду в адміністративному та операційному управлінні · 6+ років в IT
Київ / Київська область · [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») · [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ
Маю понад 10 років досвіду в адміністративній та операційній діяльності, з них понад 6 років в IT-компанії, що працює з іноземними клієнтами. Займалася адмініструванням офісу, HR-адмініструванням, закупівлями, документообігом, а також взаємодією з бухгалтерією, юристами, ФОП, постачальниками та підрядниками.
Також маю практичний досвід технічних закупівель: пошук постачальників, переговори, контроль замовлень і поставок, робота з інженерами над специфікаціями, термінові запити.
Добре справляюся з великою кількістю паралельних задач, самостійно веду запит від початку до завершення і контролюю деталі, строки та всіх залучених людей.
КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
Закупівлі та робота з постачальниками
Пошук постачальників · Переговори · Технічні закупівлі · Контроль замовлень і поставок · Термінові закупівлі · Логістика
Адміністрування та операційна діяльність
Управління офісом · Робота з підрядниками · Документообіг · Договірна робота · Взаємодія з бухгалтерією та юристами · Підтримка керівника · Організація заходів
HR-адміністрування
Кадровий супровід · Онбординг · Відпустки та лікарняні · Підбір персоналу · Координація виплат · Супровід ФОП
ДОСВІД РОБОТИ
ТОВ «ДОРУК»
Менеджер з адміністративної діяльності
Вересень 2019 - лютий 2026
IT-компанія, що розробляє та підтримує програмні продукти для іноземних клієнтів.
• Відповідала за адміністративне забезпечення офісу: закупівлі для команди, пошук постачальників і роботу з ними, безперебійну роботу офісу.
• Вела HR-адміністрування на всіх етапах роботи працівника: кадрові документи, відпустки й лікарняні, онбординг, комунікація з працівниками.
• Брала участь у підборі персоналу: пошук кандидатів, первинний відбір, співбесіди, комунікація з кандидатами.
• Координувала процеси, пов’язані з виплатою заробітної плати, разом з бухгалтерією та зовнішнім бухгалтерським аутсорсингом.
• Супроводжувала роботу з ФОП: готувала необхідні документи, комунікувала з бухгалтерією, контролювала своєчасне оформлення.
• Працювала з підрядниками, аутсорсинговими партнерами та зовнішніми юристами: ставила задачі, контролювала домовленості, вирішувала організаційні та договірні питання.
• Забезпечувала адміністративну підтримку директора, координувала комунікацію між керівництвом, працівниками та зовнішніми спеціалістами. Організовувала корпоративні заходи й тімбілдинги.
ТОВ «АДВЕНСД ТЕХНОЛОДЖИС»
Менеджер із закупівель (паралельно з роботою в ТОВ «ДОРУК»)
Січень 2025 - квітень 2025
• Вела повний цикл оперативних закупівель: від отримання та уточнення запиту до передачі товару кінцевому отримувачу.
• Закуповувала технічне обладнання, комплектуючі та спеціалізовані товари для потреб оборонного сектору та польової роботи.
• Разом з інженерами визначала технічні характеристики, параметри та необхідну комплектацію.
• Шукала й відбирала постачальників, вела переговори щодо ціни, наявності, умов і строків поставки.
• Організовувала термінові закупівлі критичного обладнання у стислі строки, за потреби сама займалася логістикою та доставкою.
• Контролювала замовлення та поставки, оперативно вирішувала питання із заміною, комплектацією та наявністю товару.
• Паралельно вела велику кількість запитів з різними пріоритетами, координуючи інженерів, постачальників, перевізників і отримувачів.
КП «КИЇВКОМУНСЕРВІС»
Помічник директора / адміністратор документообігу
Квітень 2017 - жовтень 2018
• Вела повний цикл документообігу: підготовка та реєстрація документів, передача виконавцям, архівне зберігання.
• Готувала службові листи, запити й відповіді, вела реєстри вхідної та вихідної кореспонденції.
• Координувала рух документів між директором і підрозділами, готувала документи на підпис і контролювала виконання доручень керівника.
ОСВІТА
Вищий навчальний заклад «Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна»
Магістр, спеціальність маркетинг, 2014р.
МОВИ
Українська (рідна) · Англійська (Intermediate)
ІНСТРУМЕНТИ
• Microsoft Office: Word, Excel.
• Google Workspace: Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Gmail, Google Calendar.
• Комунікація та командна робота: Telegram, Slack, Signal, Viber, Zoom, Google Meet, Trello, Notion