Ріта

Навички

• Управління адміністративною діяльністю та офісними процесами
• Планування та підтримка діяльності керівника
• Організація ділових поїздок, зустрічей та корпоративних заходів
• Контроль адміністративного бюджету та витрат , підготовка звітності та аналітичних матеріалів
• Оптимізація та автоматизація адміністративних процесів
• Управління документообігом та архівуванням документації
• Навчання, адаптація та координація нових співробітників
• Впевнене володіння MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), SharePoint, робота з системами електронного документообігу (M-Files, Документ Онлайн, 1С, EPR, Bitrix MSIS)
• Українська - вільно, англійська - A2-B1 (вивчаю)
Ріта Дворник

РЕЗЮМЕ
Профіль
Досвідчений адміністративний менеджер, який вірить, що нецікавої роботи не буває, якщо вона приносить результат і користь бізнесу. Маю досвід організації роботи офісу, управління сервісними командами, взаємодії з підрядниками, супроводу закупівель та контролю бюджетів. Люблю порядок у процесах, якісний сервіс і знаходити практичні рішення для щоденних завдань.

контактні дані
Тел.: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
e-mail: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)

досвід роботи

ТОВ «Валесто»
2026 - по теперішній час
Досягнення: Успішно організувала переїзд офісу на нову локацію та забезпечила його повне оснащення необхідними ресурсами для безперебійної роботи компанії.

• Організація та координація адміністративної діяльності офісів, забезпечення його безперебійного функціонування та створення комфортних умов праці для співробітників.
• Управління орендними відносинами: пошук та підбір офісних приміщень, взаємодія з рієлторами й орендодавцями, підготовка, погодження, укладання, пролонгація та розірвання договорів оренди.
• Забезпечення життєдіяльності офісу: контроль оснащення меблями, офісною технікою, канцелярськими та господарськими товарами відповідно до операційних потреб компанії.
• Координація роботи підрядників та постачальників адміністративних послуг, контроль якості та своєчасності надання сервісів, погодження первинної документації, подання рахунків на оплату та супровід оплат у ERP-системі.
• Організація та контроль документообігу (вхідна, вихідна та внутрішня документація), ведення реєстрів, забезпечення поштових і кур'єрських відправлень.
• Планування та контроль виконання адміністративного бюджету, аналіз і оптимізація витрат, впровадження ефективних бізнес-процесів.
• Організація ділових зустрічей, переговорів, корпоративних заходів, прийомів гостей та партнерів компанії.
• Повний адміністративний супровід відряджень керівництва та членів Наглядової ради: бронювання авіа- та залізничних квитків, готелів, трансферів, підготовка маршрутів і супровідної документації.
• Організація процесу підбору персоналу для адміністративного підрозділу: пошук кандидатів, проведення співбесід, координація виходу нових співробітників на роботу та складання графіків роботи персоналу.

ПІІ МакДональдз Юкрейн Лтд – 2004-2026
Супервізор з управління офісними сервісами/Спеціаліст з адміністрування
2024 – 2026
Досягнення: Ініціювала покращення адміністративних процесів та реалізувала релокацію тренінг-центру. Розробила інструкції та стандартизувала адміністративні процеси, що дозволило скоротити час виконання завдань на 20%.
• Управління мультифункціональною командою з 15 співробітників (рецепція, адміністративний відділ, клінінг, охорона та транспортна функція): постановка цілей, розвиток команди, створення графіку виходу на роботу, тощо.
• Забезпечення безперебійної роботи офісу та високого рівня адміністративного сервісу для співробітників і відвідувачів.
• Управління адміністративним бюджетом, планування витрат та контроль ефективності використання ресурсів.
• Надання персональної адміністративної підтримки Генеральному директору та забезпечення адміністративної підтримки топ-менеджменту компанії: координація зустрічей, управління календарями керівництва.
• Координація службових відряджень співробітників, включаючи прорахунку бюджетів, побудова маршрутів, бронювання квитків, проживання та трансферів відповідно до корпоративних політик та звітування.
• Управління корпоративними транспортними сервісами, взаємодія з постачальниками таксі БОЛТ та УКЛОН: адміністрування та контроль витрат.
• Управління корпоративним мобільним зв'язком компанії: адміністрування, контроль витрат, лімітів та підключення нових користувачів.
• Управління постачальниками адміністративних послуг та контроль виконання договірних зобов'язань, оформлення рахунків на оплату
• Організація повного циклу роботи з корпоративними подарунками: планування бюджету, закупівля, взаємодія з постачальниками, облік, зберігання та контроль залишків
• Координація процесів відкриття КЕП, налаштування доступів і підтримка внутрішніх користувачів.
• Координація адміністративних процесів між підрозділами та контроль документообігу як паперових так і в онлайн ресурсах.
• Координація договорів компанії та їх архівування.
• Оформлення рахунків на оплату та контроль їх оплати
• Підготовка службової документації, управлінської звітності та супровід договірної роботи.
• Координація процесів відкриття КЕП, налаштування доступів і підтримка внутрішніх користувачів.
• Створення наказів та введення реєстрів, архівування.
• Адміністрування бази створення Вендорів в системі MSIS

Старший експерт з адміністрування
2021 –2024
Досягнення: Підвищила якість документообігу компанії шляхом стандартизації процесів підготовки внутрішніх наказів, листів і протоколів. Створила централізовану базу шаблонів документів, що забезпечило єдині стандарти оформлення та скоротило час на їх підготовку.
• Організація документообігу та контроль дотримання внутрішніх адміністративних процедур.
• Адміністрування договорів у системі M-Files: погодження, підписання, реєстрація та архівування.
• Розробка внутрішніх регламентів та інструкцій з адміністративних процесів.
• Навчання та адаптація нових співробітників щодо адміністративних процедур.
• Підготовка матеріалів і звітів для керівництва.
• Участь у тендерах та аукціонах: підготовка документації та супровід тендерного архіву.
• Ведення ділової переписки та взаємодія з внутрішніми й зовнішніми партнерами.

Аналітик відділу виробництва
2016 –2021
• Підготовка бізнес-звітів, аналіз показників ефективності, побудова дашбордів.
• Організація внутрішніх нарад, контроль виконання рішень керівництва.
• Підтримка керівника у питаннях планування, документообігу та комунікацій.
• Координація взаємодії між виробничим та фінансовим відділами.
• Активна участь у проєктах із підвищення ефективності роботи департаменту.

Адміністративний помічник ресторану
2013 –2016
• Повна адміністративна підтримка керівника та відділу: документообіг, звітність, наради, поїздки.
• Організація тендерних процедур: підготовка документації, контроль підписання договорів.
• Ведення табелів, графіків відпусток, замовлення канцтоварів, контроль офісного забезпечення.
• Забезпечення якісної взаємодії між підрозділами компанії.

Адміністративний помічник ресторану/касир/працівник ресторану
2004 –2016
- Обслуговування відвідувачів на касі
- Касова звітність
- Введення табелів, графіків відпусток
- Контроль медичного огляду працівників
- Прийняття, звільнення працівників ресторану

Освіта

Національний транспортний університет
Транспортні системи міст/пасажирські перевезення, вища
2000–2005 р.