Ріта

Навички

• Адміністративний менеджмент.
• Управління командою.
• Побудова та оптимізація бізнес-процесів.
• Організація роботи офісу.
• Управління підрядниками та постачальниками.
• Контроль адміністративних витрат.
• Управління офісною інфраструктурою.
• Адміністративна підтримка топменеджменту.
• Координація зустрічей і відряджень.
• Управління документообігом.
• Підбір, адаптація та навчання персоналу.
• Впевнене володіння MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), SharePoint, робота з системами електронного документообігу (M-Files, Документ Онлайн, 1С, EPR, Bitrix MSIS)
• Українська - вільно, англійська - A2-B1 (вивчаю)
Ріта Дворник

РЕЗЮМЕ
Профіль
Менеджер адміністративного напряму та фахівець з адміністративної підтримки керівництва з понад 20-річним досвідом роботи в міжнародній компанії та досвідом роботи в українському бізнесі. Маю експертизу в управлінні адміністративними сервісами й мультифункціональними командами, розробці та стандартизації бізнес-процесів, організації офісної інфраструктури та координації роботи підрядників. Досвід адміністративної підтримки Генерального директора й топ менеджменту, організації ділових зустрічей, управління календарями керівництва та супроводу відряджень. Вмію системно організовувати роботу, координувати різнопланові завдання, оптимізувати процеси та забезпечувати високий рівень адміністративного сервісу.

контактні дані
Тел.: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
e-mail: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)

досвід роботи

ТОВ «Валесто»
2026 - по теперішній час
Досягнення: Забезпечила оперативну релокацію та облаштування офісу протягом 4 робочих днів, організувала його повне оснащення необхідними ресурсами та вирішила супутні інфраструктурні питання, зокрема провела переговори й уклала договір на паркування.

• Комплексне облаштування офісу з нуля: організація робочого простору, забезпечення меблями, офісною технікою, канцелярськими та господарськими товарами, необхідними для повноцінної та безперебійної роботи команди.
• Управління орендними відносинами: взаємодія з орендодавцями та рієлторами, опрацювання варіантів офісних приміщень, супровід питань оренди.
• Пошук і підбір адміністративного персоналу: визначення потреби, пошук кандидатів, проведення співбесід та організація виходу прибиральниці на роботу.
• Управління адміністративними сервісами: координація роботи підрядників і постачальників, контроль якості та своєчасності послуг, погодження первинної документації, передача рахунків на оплату та супровід платежів в ERP-системі.
• Адміністративний документообіг: організація обробки вхідної, вихідної та внутрішньої документації, ведення реєстрів, координація поштових і кур'єрських відправлень.
• Контроль адміністративних витрат: супровід господарських закупівель, контроль витрат і розрахунків із постачальниками, пошук можливостей оптимізації адміністративних процесів.
• Організація ділових зустрічей і прийомів: підготовка переговорів, організація зустрічей, прийом гостей і партнерів компанії.
• Адміністративний супровід відряджень керівництва та членів Наглядової ради: бронювання авіа- та залізничних квитків, готелів і трансферів, підготовка маршрутів та супровідної документації.

ПІІ МакДональдз Юкрейн Лтд
2024 – 2026
Супервізор з управління офісними сервісами/Спеціаліст з адміністрування
Досягнення: Розробила та стандартизувала адміністративні процеси з нуля, впровадила інструкції й оптимізувала робочі процедури, скоротивши час виконання завдань на 20%. Організувала релокацію та повторне облаштування тренінг-центру, координуючи ремонтні роботи, клінінг і підготовку приміщення до роботи.
• Управління мультифункціональною командою з 15 співробітників (рецепція, адміністративний відділ, клінінг, охорона та транспортна функція): набір персоналу,розвиток команди, постановка цілей, створення графіку виходу на роботу, тощо.
• Забезпечення безперебійної роботи офісу та високого рівня адміністративного сервісу для співробітників і відвідувачів.
• Управління адміністративним бюджетом, планування витрат та контроль ефективності використання ресурсів.
• Надання персональної адміністративної підтримки Генеральному директору та забезпечення адміністративної підтримки топ-менеджменту компанії: координація зустрічей, управління календарями керівництва.
• Координація службових відряджень співробітників, включаючи прорахунку бюджетів, побудова маршрутів, бронювання квитків, проживання та трансферів відповідно до корпоративних політик та звітування.
• Управління корпоративними транспортними сервісами, взаємодія з постачальниками таксі БОЛТ та УКЛОН: адміністрування та контроль витрат.
• Управління корпоративним мобільним зв'язком компанії: адміністрування, контроль витрат, лімітів та підключення нових користувачів.
• Управління постачальниками адміністративних послуг та контроль виконання договірних зобов'язань.
• Організація повного циклу роботи з корпоративними подарунками: планування бюджету, закупівля, взаємодія з постачальниками, облік, зберігання та контроль залишків
• Координація процесів відкриття КЕП, налаштування доступів і підтримка внутрішніх користувачів.

Спеціаліст з адміністрування
2024 – 2026
Досягнення: Організувала безперебійну роботу команди за рахунок складання інструкції та алгоритму дій для кожного окремого процесу, з урахуванням посадових обов’язків та плану роботи, cкоротивши час на опрацювання кожної задачі на 20%.
• Координація команди з 5 співробітників: постановка завдань, наставництво та контроль виконання KPI.
• Адміністративна підтримка топ-менеджменту: організація зустрічей, нарад, бізнес-поїздок та підготовка звітності.
• Координація адміністративних процесів між підрозділами та контроль документообігу як паперових так і в онлайн ресурсах.
• Координація договорів компанії та їх архівування.
• Оформлення рахунків на оплату та контроль їх оплати
• Управління корпоративним мобільним зв'язком: закупівля, облік SIM-карт та контроль витрат.
• Підготовка службової документації, управлінської звітності та супровід договірної роботи.
• Координація процесів відкриття КЕП, налаштування доступів і підтримка внутрішніх користувачів.
• Створення наказів та введення реєстрів, архівування.
• Адміністрування бази створення Вендорів в системі MSIS

Старший експерт з адміністрування
2021 –2024
Досягнення: Підвищила якість документообігу компанії шляхом стандартизації процесів підготовки внутрішніх наказів, листів і протоколів. Створила централізовану базу шаблонів документів, що забезпечило єдині стандарти оформлення та скоротило час на їх підготовку.
• Організація документообігу та контроль дотримання внутрішніх адміністративних процедур.
• Адміністрування договорів у системі M-Files: погодження, підписання, реєстрація та архівування.
• Розробка внутрішніх регламентів та інструкцій з адміністративних процесів.
• Навчання та адаптація нових співробітників щодо адміністративних процедур.
• Підготовка матеріалів і звітів для керівництва.
• Участь у тендерах та аукціонах: підготовка документації та супровід тендерного архіву.
• Ведення ділової переписки та взаємодія з внутрішніми й зовнішніми партнерами.

Аналітик відділу виробництва
2016 –2021
• Підготовка бізнес-звітів, аналіз показників ефективності, побудова дашбордів.
• Організація внутрішніх нарад, контроль виконання рішень керівництва.
• Підтримка керівника у питаннях планування, документообігу та комунікацій.
• Координація взаємодії між виробничим та фінансовим відділами.
• Активна участь у проєктах із підвищення ефективності роботи департаменту.

Адміністративний помічник ресторану
2013 –2016
• Повна адміністративна підтримка керівника та відділу: документообіг, звітність, наради, поїздки.
• Організація тендерних процедур: підготовка документації, контроль підписання договорів.
• Ведення табелів, графіків відпусток, замовлення канцтоварів, контроль офісного забезпечення.
• Забезпечення якісної взаємодії між підрозділами компанії.

Адміністративний помічник ресторану/касир/працівник ресторану
2004 –2016
- Обслуговування відвідувачів на касі
- Касова звітність
- Введення табелів, графіків відпусток
- Контроль медичного огляду працівників
- Прийняття, звільнення працівників ресторану

Освіта

Національний транспортний університет
Транспортні системи міст/пасажирські перевезення, вища
2000–2005 р.