Контактна інформація

Отримати контакти цього кандидата можна на сторінці https://www.work.ua/resumes/20592922/

Досвід роботи

Фахівець з документообігу

з 06.2023 по нині (3 роки 5 місяців)
Міністерство внутрішніх справ України, Київ (Державні організації)

•Document Control & Електронний документообіг: забезпечення повного циклу опрацювання документів у СЕД та СЕВ ОВВ – від прийому, первинного аналізу і реєстрації вхідної кореспонденції (цифрової та паперової) до контролю виконання, підготовки фінальних відповідей або маршрутизації запитів за належністю
•Процесний менеджмент (Process & SLA Management): моніторинг та суворий контроль строків розгляду документів з дотриманням усіх дедлайнів та законодавчих норм
•Аналітика та звітність: збір, структурування та агрегація даних для підготовки щотижневих та щомісячних статистичних та аналітичних звітів для керівництва
•Крос-функціональна взаємодія: координація та ведення офіційного ділового листування з іншими структурними підрозділами та підпорядкованими установами
•Консалтинг: надання методичної та практичної допомоги співробітникам організації щодо стандартів документообігу та оптимізації процесів

Ключові результати:
•За перше півріччя 2026 року особисто зареєструвала 4538 вхідних документів та підготувала 681 вихідний лист із суворим дотриманням регламентів та стандартів
•Забезпечила 100% виконання нормативних строків розгляду документів, доручених для опрацювання

Операційний менеджер

з 04.2017 по 04.2023 (6 років)
Київський медичний університет, ПВНЗ, Київ (Освіта, наука)

•Операційний менеджмент документів: організація та ведення внутрішнього документообігу; повний документальний супровід процесів (оформлення кадрових рішень, підготовка наказів, довідок, розрахунок стажу)
•Адміністрування даних: ведення обліку робочого часу, адміністрування, систематизація та регулярна актуалізація внутрішніх баз даних (особові справи, картки обліку, конфіденційна інформація)
•Координація процесів: розробка та контроль графіків робочого часу та відпусток для забезпечення безперебійної діяльності організації; моніторинг дедлайнів подачі внутрішньої документації підрозділами
•Взаємодія та звітність: ефективна комунікація з державними органами, підготовка та подання регуляторної звітності; участь у крос-функціональних задачах

Ключові результати:
•Систематизувала внутрішні бази даних та архівні документи, гарантуючи абсолютну точність і швидкий доступ до інформації
•Налагодила ефективний моніторинг дедлайнів, що суттєво пришвидшило збір та подачу внутрішньої документації підрозділами університету

Фахівець з документообігу

з 08.2013 по 04.2017 (3 роки 9 місяців)
Лісогосподарський інноваційно-аналітичний центр, ДП, Київ (Лісова промисловість, лісообробка)

•Адміністрування процесів та внутрішній контроль: повний документальний супровід операційної діяльності (підготовка проєктів наказів, розпоряджень та довідок); управління вхідною/вихідною кореспонденцією та розподіл інформаційних потоків
•Управління даними (Data Entry): формування, систематизація та ведення облікових реєстрів, особових справ та внутрішніх баз даних; забезпечення конфіденційності інформації
•Організаційне планування: ведення обліку робочого часу (табелювання), планування та оптимізація графіків відпусток для забезпечення безперебійної роботи організації
•Підтримка менеджменту та звітність: координація робочого календаря керівника, організація та протоколювання нарад, контроль дедлайнів та координація внутрішніх комунікацій; складання та подача статистичної звітності

Ключові результати:
•Ефективно налагодила розподіл інформаційних потоків та вхідної/вихідної кореспонденції, що пришвидшило обробку документів у компанії
•Забезпечила 100% контроль дедлайнів виконання розпоряджень керівництва завдяки чіткому тайм-менеджменту

Методист

з 03.2012 по 06.2013 (1 рік 4 місяці)
Національний університет «Острозька академія», Острог (Освіта, наука)

•Операційне планування: координація та планування навчального процесу на факультеті, розробка та оптимізація розкладів, сесій та графіків атестацій
•Менеджмент документів: ведення обліку студентів та аналітики успішності, підготовка розпоряджень декана, контроль та адміністрування бланків суворої звітності (дипломи, залікові книжки тощо)

Ключові результати:
•Налагодила облік успішності в Excel, що дозволяло оперативно надавати точну аналітику керівництву за першим запитом

Освіта

Київський національний університет імені Тараса Шевченка

Психологія (Інститут післядипломної освіти), Київ
Вища, з 2014 по 2017 (3 роки)

Національний університет «Острозька академія»

Політологія (Політико-інформаційний менеджмент), Острог
Вища, з 2006 по 2011 (5 років)

Додаткова освіта та сертифікати

Онлайн-курс «Фундамент HR» (Модуль: Кар’єра HR: ролі, компетенції та виклики)

2022

Онлайн-курс «IT Recruitment GL ProCamp»

2021

Онлайн-курс «Професія: HR (Школа HR)»

2021

Програма підвищення кваліфікації «Правове регулювання трудових відносин. Кадрове діловодство»

2014

Державні програми підвищення кваліфікації: «Ділова українська мова у публічному управлінні», «Доступ до публічної інформації»

2023–2026

Самоосвіта: удосконалення професійних знань з тем цифрова грамотність, кібергігієна та інформаційна безпека

2023-2026

Удосконалення знань з тем: захист персональних даних, робота з відкритими даними та доступ до публічної інформації

2023-2026

Знання і навички

• Контроль документообігу
• Користувач систем електронного документообігу
• Автоматизація документообігу
• Ведення архіву документів
• Ведення документації
• Оформлення документації
• MS Office
• Уміння користуватись оргтехнікою
• Доброзичливість
• Здатність до навчання
• Адаптивність
• Дисциплінованість
• MS Excel
• MS Word
• Робота з великим обсягом інформації
• Грамотна усна та письмова мова
• MS PowerPoint
• Кадрове діловодство
• Ділове листування
• Діловодство
• Діловий етикет
• Користувач ERP-системи
• Operational CRM
• Робота з базою даних
• 1С ЗУП
• Ведення CRM

Знання мов

Англійська — середній

Додаткова інформація

ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ
Досвідчена спеціалістка в галузі адміністративного менеджменту, управління документообігом та ведення баз даних з понад 10-річним досвідом у системних організаціях (державний сектор, освіта, консалтинг). Експертка в налаштуванні внутрішніх операційних процесів, реєстрації та опрацюванні великих масивів інформації, контролі дедлайнів (SLA) та оптимізації потоків цифрових даних. Маю глибокі навички крос-функціональної взаємодії та ділового листування. Завдяки освіті у сфері політико-інформаційного менеджменту та психології, ефективно поєдную системно-аналітичний підхід із розвиненими soft skills для автономної та продуктивної роботи у віддаленому форматі.

ПРОФЕСІЙНІ НАВИЧКИ (HARD SKILLS)
•Управління документообігом (Document Control): організація та ведення повного циклу електронного та паперового документообігу із використанням сучасних СЕД; контроль відповідності документів стандартам, інструкціям та регламентам компанії
•Ведення баз даних & Data Entry: внесення, реєстрація, систематизація та регулярна актуалізація великих обсягів інформації в реєстрах, базах даних та внутрішніх CRM/ERP системах; забезпечення конфіденційності даних
•Операційний менеджмент та контроль дедлайнів: моніторинг руху документів, контроль строків виконання завдань (SLA), координація внутрішніх процесів, підготовка аналітичних звітів, зрізів та статистичних довідок
•Крос-функціональна комунікація & Бек-офіс: ведення офіційного ділового листування з партнерами, контрагентами та державними органами; координація інформаційних потоків між підрозділами
•Технічні інструменти: впевнена користувачка MS Office (Excel, Word, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive), 1С: ЗУП 8.3; досвід роботи з таск-менеджерами (Trello, Asana) та корпоративними месенджерами (Slack, Microsoft Teams, Zoom)
•Мови: українська – С2 (вільне володіння); англійська – B1 (Intermediate) – ведення документації та ділового листування

ОСОБИСТІ НАВИЧКИ (SOFT SKILLS)
•Системність та уважність до деталей: аналітичний підхід до роботи з великими обсягами цифрової інформації, чітке дотримання інструкцій та дедлайнів
•Самодисципліна та автономність: високий рівень внутрішньої організації, що дозволяє залишатися максимально продуктивною та фокусуватися на результаті під час віддаленої роботи без постійного контролю
•Гнучкість та швидке навчання: здатність оперативно опановувати нові цифрові інструменти, програми та входити в нові робочі процеси компанії
•Комунікабельність: розвинені навички ділового спілкування, вміння знаходити індивідуальний підхід до колег і клієнтів для вирішення спільних завдань