Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» дозволяють значно прискорити й спростити документообіг. Тому ми вирішили впровадити та популяризувати цю можливість.

З березня ми успішно тестуємо відправку документів в електронному вигляді з новими компаніями та плануємо повністю перейти на електронний документообіг з 16 квітня 2018 року.

Як було раніше?

Раніше ми друкували рахунок і два акти наданих послуг, підписували їх, ставили на них печатку, запаковували в конверт і відправляли його вам поштою. Ви отримували листа, підписували обидва акти, ставили печатку, знову запаковували акт в конверт і відправляли поштою нам назад. Це було довго і неефективно.

Як буде тепер?

Тепер ми будемо формувати рахунок і акт наданих послуг в електронному вигляді і з електронним підписом відправляти їх вам через програму M.E.Doc або сервіс «Вчасно». Вже через кілька секунд вони будуть вам доступні. Ви зможете додати свій електронний підпис і так само швидко, кількома кліками миші, відправити нам назад.

Все дуже просто, швидко та зручно, набагато ефективніше, абсолютно законно, безкоштовно для вас і допомагає зберігати дерева та природу.

Що для цього потрібно?

Щоб зробити обмін документами максимально зручним, ми вирішили використовувати 2 системи на вибір:

  1. Програма M.E.Doc — встановлена у більшості компаній, які є платниками ПДВ. Якщо ви користуєтеся цією програмою, ми зможемо надсилати акти наданих послуг одразу туди.
  2. Онлайн-сервіс «Вчасно» — цей варіант для тих, у кого не встановлена M.E.Doc. Щоб отримати акт наданих послуг через цей сервіс, достатньо перейти за посиланням з електронного листа та зареєструватися.

Чи можна використовувати в бухгалтерському обліку документи, створені в електронному вигляді?

Пунктом 2.3 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, визначено, що «первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг».

Таким чином, електронні документи можна використовувати так само, як паперові. За необхідності їх також можна роздрукувати. Все абсолютно законно.

Чи можна буде отримувати акти, як раніше, в паперовому вигляді?

З 16 квітня ми не плануємо більше висилати паперові акти. Але якщо правила вашої компанії строго вимагають паперових копій, ви завжди зможете роздрукувати будь-який електронний акт наданих послуг разом з нашим електронним підписом з програми M.E.Doc або за посиланням на сервіс «Вчасно».

Уточніть готовність вашої бухгалтерії

Поділіться, будь ласка, з вашим бухгалтером цією новиною. Якщо у бухгалтерії будуть питання по електронному документообігу, ми завжди раді допомогти розібратись. Також питання та відповіді про електронний документообіг можна почитати на сайті сервісу «Вчасно».

До речі, вже зараз ви можете попросити наших менеджерів перевести вас на електронний документообіг, а також самі приєднатися до цієї ініціативи і відправляти ваші документи іншим компаніям також в електронному вигляді.


Давайте разом робити наші бізнеси ефективніше, швидше обмінюватися документами і берегти природу.