Нас постійно оточують завдання, повідомлення, дедлайни й очікування… Тому один із поширених запитів на карʼєрне консультування — це «як встигати усе, щоб досягти успіху?». Одразу скажу: зробити це, на жаль, неможливо. Проте є сенс визначити для себе головне, поставити мету і зробити план для її втілення.

Можливостей стало більше, ніж будь-коли

Ми можемо безкоштовно проходити курси від провідних університетів світу. Знаходити себе у новому та багаторазово змінювати професії. Працювати дистанційно «з видом на океан» чи вдома, не стоячи у ранкових заторах. Завдяки ШІ та іншим технологіям — автоматизувати рутину, яка колись займала години. Заробляти великі гроші блогерством, «просто» демонструючи своє життя у соцмережах…

Усе це породжує [над]високі очікування від себе. Часом це мотивує, та іноді має зворотний ефект і лиш додає самокритики: «Чому я ще досі це не зробив/не?», «Як я можу досі у свої nn років не мати такий самий, а то й більший успіх?».

У цього явища є назва — FOMO (від англ. Fear of Missing Out). Це стан, коли людина побоюється пропустити цікаву подію, хорошу можливість, важливі знайомства тощо… і водночас має побоювання, що решта людей цієї нагоди не втратить. Подібний страх підживлюється картинкою «успішного успіху» у соціальних мережах, акціями зі зворотним відліком та й загальним перенасиченням інформацією звідусіль. Ми бачимо, бачимо, бачимо… і все більше накручуємо себе, хоч реальність часто дуже відмінна від продемонстрованого.

Тому перше, що нам варто зробити для організації свого часу — це прийняти, що у кожного свій темп та свій шлях до успіху. І якщо ми відчуваємо, що починаємо тонути в океані можливостей та власних очікувань, варто взяти паузу і поміркувати: а що ж для мене зараз головне?

Пріоритети

Для початку пропоную записати основні сфери життя за «Колесом балансу» або самостійно створити такий перелік для себе:

  • розвиток, Lifelong Learning, самовдосконалення;
  • здоровʼя, активність, енергійність, загальне самопочуття;
  • цінності, «призначення» в житті, внутрішня гармонія, допомога іншим;
  • друзі, однодумці, оточення, соціум;
  • сімʼя, партнер/-ка, рідні люди;
  • гроші, дохід, фінансова подушка;
  • відпочинок, сон, відновлення, хобі і дозвілля;
  • карʼєра – робота чи власна справа, задоволеність і можливості зростання.

Після цього — без перфекціонізму оцінити себе у кожній зі сфер за субʼєктивною шкалою від 1 до 10, від повного невдоволення до максимального задоволення. І придивитися: чому так? Які сфери потребують найбільшої уваги нині? Що вже зараз можна змінити, щоб покращити якість життя?

Далі розбити задачі із різних частин життя за пріоритетами. Серед усіх технік тайм-менеджменту найперше, я люблю працювати з матрицею Ейзенхауера. Ми можемо застосовувати її як і при глобальному плануванні, як-от нині, міркуючи над нашими пріоритетами на певний період, так і для швидкого впорядкування думок у повсякденній рутині.

Як би мені не хотілося мати для всіх ті самі маховики часу із Гаррі Поттера, важливо памʼятати, що час у добі/тижні/році є обмеженим… Тому важливо:

  • Реалістично оцінювати і не ставити перед собою занадто багато завдань.
  • Регулярно переглядати, чи не змінилися наші пріоритети.
  • Обовʼязково закладати відпочинок: без пауз наш мозок більше помиляється.
  • Цінувати свій час: казати «ні», вимикати непотрібні сповіщення-відволікання, не додивлятися, скажімо, нудні фільми та відкидати інші крадії часу.
  • Мінімізувати соцмережі, які зайвий раз стимулюють FOMO.
  • Памʼятати про гнучкість.
  • Закладати хоча б 20% часу на «ризики», коли щось йде не за планом: запізнення, довгі розмови, помилки, відволікання чи технічні збої.
  • Поєднувати кілька технік для розподілу й ефективного виконання завдань.
  • Відкинути багатозадачність: кілька справ водночас лише знижують ефективність.
  • Відстежувати й аналізувати, чи вкладаєтеся у план, не картати себе у разі чого: це досвід і лиш можливість до покращення.

Частим є запитання: «А що робити, якщо одночасно є багато, важливих та термінових завдань?». Що ж, у такому випадку є сенс все ж пріоритизувати що «хоча б на 1 секунду» терміновіше або важливіше… а потім, у вільний час, проаналізувати, скільки ж таких ситуацій, коли «все горить», є у нашій рутині і наскільки це окей для нас. Можливо, тут доцільно змінювати не управління часом, а загалом робочу стратегію чи обстановку.

Організована система планування

Щоб перейти від розуміння цілей до дій, потрібно організувати усе в систему — і зручною вона має бути саме для вас, а не для інших людей чи «бо зараз в тренді планери». Вибирайте й комбінуйте інструменти на свій смак (паперові чи електронні):

  • Щоденники — в них можна планувати день, підбивати підсумки й результати, робити нотатки, фіксувати рефлексії, думки та ідеї, списки справ тощо.
  • Планери — зручні для візуального планування, допомагають бачити загальну картину дня, тижня, місяця чи року.
  • Трекери звичок — для відстеження регулярності різних дій: заняття спортом, читання, дні без кави… це допомагає побачити зміни в часі, підтримує нас і мотивує.

Окремо хочу звернути увагу на електронні календарі, наприклад, безкоштовний від Google. У них можна і доволі зручно:

  • Планувати робочі зустрічі, проєкти та дедлайни, а також особисті справи на кшталт візитів до лікаря, тренувань посиденьок з друзями.
  • «Бронювати» конкретний час для ризиків або відпочинку, про який часто забуваємо.
  • На одному обліковому записі — створити кілька тематичних календарів або ж додати спільний календар проєкту до свого переліку.
  • Створити «сторінки резервування», щоб ваші клієнти, колеги чи партнери могли зручно бронювати час для зустрічей з вами.
  • Для регулярних справ — створювати повторювані події чи задачі, а в їхньому описі відразу додавати посилання, нотатки, учасників чи нагадування, щоб не шукати інформацію у різних місцях.
  • Не перевантажувати себе «триманням всіх задач в голові», навпаки: для зниження стресу автоматизувати й візуалізувати усе доречне.

Головною метою планування є не «контроль заради контролю», а зручність, доцільність та ефективність. Тому варто не починати вести усе й одразу, а тестувати різні інструменти, обовʼязково дати собі час звикнути до нового, зрозуміти, що йде на користь, а що лиш заважає і дратує… і змінити це під себе :)


Тайм-менеджмент — це не про «продуктивність 24/7» чи «встигнути все», а радше про знаходження власного ритму, усвідомлене проживання кожного дня, відпочинок, наявність часу на головне та відсутність стресу/вигорання від нескінченного потоку справ.

Якщо ми не плануватимемо власний час «стратегічно» та «тактично», то будемо втрачати його на чужі пріоритети, відволікання й несуттєвості, а життя… минатиме повз. Візьмімо контроль у свої руки. Бо сам час — незмінний, змінити можемо лише те, як ми його використовуємо, а саме: куди направляємо свою увагу, енергію та діємо, обираючи головне та значиме для нас.