8 советов, как проводить совещания с начальством

8 советов, как проводить совещания с начальством
Перспектива совещания с директором страшит? Work.ua спешит на помощь и публикует советы, которые помогут вам уже на следующей встрече с начальником.

В рабочем процессе невозможно избежать совещаний. И не всегда их проводит руководитель. Инициируете собрание с начальством? Подготовьтесь к его проведению как следует.


1. К совещанию нужно готовиться

Как и любое мероприятие, совещание требует подготовки. Это первое и важное правило подтверждает и генеральный директор австралийской компании AirService Доминик Брессан:

«Для меня ключом к проведению плодотворного совещания всегда является подготовка: понимание возможных проблем, точное представление о других участниках совещания, об их позициях, о том, кто именно принимает решения и, возможно, даже о каких-то общих интересах. Как-то раз на совещании один из участников постоянно называл меня чужим именем. Это оставило не лучшее впечатление».

2. Точно определите цель совещания

Хорошо понимайте цель совещания: не следует предлагать провести встречу просто для того, чтобы «поговорить». Подготовьте четкий перечень вопросов. Что вы хотите обсудить? Это важно, поскольку помогает удерживать разговор в нужном русле, не отвлекаться и помнить о предмете обсуждения.

3. Заранее высылайте перечень вопросов

Если вы хотите получить конкретный ответ от начальника и совещание не срочное — пришлите руководителю список вопросов хотя бы за 24 часа до совещания вместе с кратким описанием результатов, которые хотите получить. Так совещание пройдёт куда продуктивнее.

4. Сначала давайте ответ, а уж затем подробности

Если начинать встречу с изложения предыстории, это может вызвать путаницу, скуку, а то и неразбериху, какие из излагаемых сведений действительно важны. Начинать разговор с ответа советует и Джоэл Монтгомери, управляющий директор компании Affiniti:

«Если вы начнете разговор с ответа, то получите все мое внимание с самого начала. Я буду заинтересован в подробностях, потому что буду понимать, зачем вы их приводите. Это повысит вероятность плодотворного разговора, поскольку я буду воспринимать ваши слова с большим пониманием».

5. Делитесь своими идеями

Если цель собрания — рассказать о каком-то событии, то потрудитесь представить и свои идеи выхода со сложившейся ситуации. Время очень ценно — руководитель будет рад тому, что вы уже ищите пути выхода.

6. Все обосновывайте

Помните о цифрах: большинство директоров уделяет много внимания цифровым критериям. О чем бы вы ни говорили, им, вероятно, захочется копнуть поглубже, чтобы получить общее представление о количественных показателях.

«Я считаю, что любой вывод, предложение или решение можно обосновать или измерить с помощью данных, так что не следует приходить на совещание без кучи цифр, которые могли бы подтвердить сделанные вами выводы и дать представление о ваших решениях», — советует Джоэл МакДональд, генеральный директор Swift.

7. Обязательно делайте пометки

Делайте пометки. Это показывает ваш интерес к предмету разговора и серьезность вашего восприятия. В подтверждение — комментарий генерального директора TomCar Дэвида Брима:

«Пометки очень многое говорят о ваших намерениях, а также позволяют зафиксировать содержание встречи, чтобы можно было ссылаться на него в дальнейшем».

8. Подведите итоги

Поблагодарите всех присутствующих за потраченное время и вкратце изложите все действия, которые должны быть сделаны по результатам обсуждения (как с вашей стороны, так и со стороны начальства). Четко проговорите, какой результат необходим и когда он должен быть достигнут.


Work.ua желает всем продуктивных совещаний!

Статья по теме: 10 уловок языка тела успешных людей

Источник: insider.pro


Читайте также

Комментарии (3)

Елена Валентиновна, Траут С.А., ФЛП, 05.02.2015, 18:31
А почему на картинке к тексту все смеются?
Дарья Начовная, менеджер сайта Work.ua, 05.02.2015, 23:05
Елена Валентиновна, на картинке изображено успешно проведенное совещание. Безусловно, это не единственная эмоция, которая может описать такое состояние, но приятная ведь, правда?
Виктор Деркач, 11.02.2015, 17:21
Елена Валентиновна, а почему при хорошей,благоустроенной
жизни и не смеяться?..

Добавить комментарий

Чтобы добавить комментарий нужно войти.
Оставить комментарий