Хороший ассистент — будущий руководитель

Статья полезна тем, кто хочет стать хорошим ассистентом, и руководителям, которые часто сами не понимают, что требовать от личного помощника.

Кто такой ассистент, что он должен делать и где грань между ассистентом-рабом и ассистентом-будущим руководителем Work.ua узнавал у Кристины Стецкой, автора широко обсуждаемой статьи «10 правил идеального подчиненного». В прошлом Кристина  ассистент руководителя банка, а сейчас сама растит профессиональных ассистентов в «Школе ассистентов и секретарей» (SAS), которой и руководит.

Рынок труда ассистентов

Число вакансий для ассистентов и секретарей растет. Сегодня вакансий помощника руководителя только на нашем сайте больше 400. Но кандидатов на эти должности стоит разделять по квалификации, будущим обязанностям и зарплате:

1. Ассистент-секретарь — занимается организацией документооборота, выполнением мелких поручений, составлением и контролем графика руководителя и только в строго рабочее время. За такую работу может получать до 6 тыс. грн, иногда 8-10 тысяч.

На эту работу ищут в основном молодых девушек (что противоречит законодательству, но здесь будем говорить о реальном положении на рынке труда). По наблюдениям Кристины Стецкой, качественные хорошие секретари — это взрослые и опытные женщины после 40.

2. Ассистент-помощник. Если мы говорим о профессионалах, то они помогают практически во всех вопросах руководителю 24/7, часто имеют образование смежное той области, которой руководит начальник.



Как раз о профессиональных ассистентах подробнее рассказывает Кристина Стецкая.

Что должен делать помощник

Помощник руководителя должен делать все, иногда может даже подписывать бумаги от имени руководителя. И здесь дело не в доверии руководителя к ассистенту, а в проверке и одобрении каждого его шага, настаивает Кристина:

«В нашем деле нет стандартных операций. Поэтому даже если кажется, что этот документ похож на вчерашний, нужно сообщить руководителю, в чем разница, а решение уже должен принять он».

Так что же конкретно должен делать помощник?

1. Вести все коммуникации

То есть ассистент принимает и обрабатывает все входящие звонки, письма, документы, просьбы, новости и прочее в режиме 24/7. Это не просто нормально, это правильно с точки зрения организации рабочего времени руководителя и статусного позиционирования.

Как без искажений и прочих модификаций обеспечить ее своевременное поступление руководителю? Это уже вопрос профессионализма самого ассистента, который должен построить систему обмена данными таким образом, чтобы все вопросы решались своевременно, чтобы босса не дергать ежеминутно с необходимостью подписать документ, чтобы руководитель в идеале видел своего ассистента не чаще 4-5 раз в день: когда приходит и уходит из офиса, и еще два раза когда ассистент приносит и забирает документы на подпись.

Если стоит задача об оперативном информировании  она решается технически и банально: при помощи смс. Ассистент должен заранее получить наставления на счет того, о чем информировать надо сразу же:

«Это, как правило, личные звонки, отчеты о выполнении задач, срочные запросы о встречах, сбои в процессах, оперативное информирование о текущих проектах», — уточняет Кристина.

Всю остальную информацию следует разделить на блоки и подавать ее в специально отведенные для этого периоды в рабочем графике. 

2. Идеально отчитываться

Работа с топом — это колоссальный объем информации, и чтобы не было ошибки неправильно понять друг друга, нужно общаться в форме, которую можно проверить:



Любая проделанная работа ассистента должна быть оформлена в письменном виде в заранее подготовленных формах отчетов и подана на согласование. Следует выстроить систему отчетности по мере выполнения задания, дабы руководитель не держал в голове все свои задания и работало золотое правило: если помощник еще не отчитался, значит еще не выполнил. 

Для такого формата работы от помощника требуется банальная организованность и дисциплинированность. А также психологическая подготовка — такой режим надо еще выдержать.

3. Контролировать происходящее и перестраховывать

Важная функция помощника — дополнительно перестраховывать руководителя, для этого важно быть также экспертом в нужной области, хорошо иметь за плечами юридическое образование:

«Прежде чем дать на подпись документ, нужно его прочитать, увидеть, можно подписывать или нет, помочь перестраховаться, возможно, отправить на доработку».

Ассистент должен быть максимально комфортным для руководителя. Давать ощущение полного контроля над ситуацией. Эмпатировать и подстраховывать. Помнить о том, что руководитель может забыть, и обеспечить такой режим работы, при котором ни люди, ни дела не отвлекают шефа от достижения стратегических целей.

4. Быть незаметным

Деловой дресс-код должен выполняться неукоснительно. Идея делового стиля в том, чтобы одежда не отвлекала от делового настроя и не мешала сосредотачиваться на решении деловых вопросов.

Не носите туфли на высоких платформах, яркий маникюр и макияж, более 5 украшений (к коим относятся, в том числе, пуговицы, броши, браслеты, заколки, пряжки на обуви или на ремне), если вы — ассистент руководителя.



Что НЕ должен делать помощник

1. Разглашать какую-либо информацию

Никогда, никому, ни при каких обстоятельствах не распространяйте информацию, полученную во время работы личным помощником. А если вы уже не работаете помощником, тогда забудьте все:

«Держать язык за зубами и быть информационной черной дырой — то, что отличает профессионала от дилетанта».

2. Принимать решения

Ассистент ни в коем случае не должен принимать никаких решений, но обязан их готовить руководителю. Отсюда твердый вывод, что профессиональные ассистенты  это и есть будущие руководители.

Где грань между ассистентом-рабом и ассистентом-будущим руководителем

Каждый раз, когда идем на новую должность — мы предельно не готовы. А грань у человека в голове и в его отношении к работе  уверена Кристина Стецкая:

«Если воспринимать работодателя как рабовладельца, не получать удовольствия от работы, работать только из-за мнимого отсутствия выбора — тогда это ассистент-раб. Если каждое новое задание воспринимать как вызов, рост, драйв, школу, радоваться тому, что каждый день справляешься с казалось бы непостижимой работой все быстрее, то такого человека рабом не назовешь».


История Украины такова, что нас постоянно угнетали, мы были под чьим-то управлением. Мы привыкли, что кто правит  тот и угнетает. Поэтому в нашем менталитете нет понятия руководителя-лидера. Work.ua хотелось бы, чтобы и подчиненные, и управленцы приходили к этому пониманию.


Читайте также

Комментарии (11)

Юрий Жихарев, 14.03.2016, 17:28
"Если каждое новое задание воспринимать как вызов, рост, драйв, школу..." - то руководителя точно не получится. И даже специалиста не получится, ибо специальные знания еще нужны, уж не обессудьте. Просто будет девочка на побегушках, да ещё и, скорее всего, с манией величия (позиционирующая свою незначительную работу - краеугольным камнем крупной компании). А вообще просто и понятно написано. Хотя и очень существенными оговорками относительно практических специфик подобных должностей в этой стране.
Зорина Олейник, 15.03.2016, 14:09
Если быть таким помощником, то зачем тогда нужны руководители. Описанные выше качества помощника - это просто золото, а не человек, если в жизни встречаются такие люди, то это большая редкость, поэтому их нужно ценить. Спрашивается, зачем тогда нужен руководитель, если есть такой ассистент, который "два в одном" может выполнять любую работу
Тимур Галиев, 14.03.2016, 23:27
согласен
Ирина Тартачная, 15.03.2016, 14:05
Последний абзац в статье испортил все впечатление. Нас постоянно не ГНЕТИЛИ, а угнетали; кто правит - тот не ГНЕТЕТ, а угнетает. Ассистента (корректора, редактора) сделавшего такие ошибки в русском языке я бы уволила в два счета.
Юрий Жихарев, 15.03.2016, 21:12
Это очень гуманно. Ненавижу безграмотных. Расстрелять!
Елена Валентиновна, Энергия-С, ООО, 16.03.2016, 17:28
"Ассистент ни в коем случае не должен принимать никаких решений" и следующая фраза : "это и есть будущие руководители".
А я всегда думала, что руководители - это те люди, которые и принимают решения!!!
Елена Гелич, 17.03.2016, 22:18
Мне понравилась фраза Кристины, что действительно настоящий секретарь и помощник руковолителя- женщина после 40-ка. Я была такой. Но пришло новое руководство, вернее прислали из головного офиса, и уволили всех секретарей, не только меня-46-летнюю (я в компании 7 лет проработала, и меня один президент компании передавал другому, как переходящее красное знамя), но и 35- и даже 30- летнюю. Хотя девочки были как модели. Высокие, стройные и опытные. И новый ген.директор привел своего помощника. И все. И что? Кому нужны мои опыт, мудрость, лояльность, преданность, хороший нрав и веселый не скандальный характер?? Невозможно в 18-23 быть с высшым образованием, и опытом работы как в государственных так и коммерческих структурах. А больше всего убивает, когда написано: требуется очень симпатичная девушка модельной внешности. Так на всех моделек не напасешься. Это раз. А во вторых какие цели она будет преследовать, чтобы поддержать и содержать свою модельную внешность??? Вот именно!
Елена Гелич, 17.03.2016, 22:21
Я вообще считаю, что женщина должна идти на пенсию в 50 лет. Есть желание работать дальше- пусть работает. Или хотя бы, женщины рожденные в Советском Союзе должны и на пенсию идти в 55, как в СССР. Пусть молодые и амбициозные, учившиеся в Европе и Америке работают до 60 или 65. Мы уже устали.
Мира Ефремова, 11.08.2016, 16:16
Я согласна с автором статьи. Самое главное - это то, как ты относишься к работе, таков и будет результат. Раньше я тоже относилась к работе, как к рабству. И каждое утро было новой пыткой. А все по тому, что я сама для себя определила такую роль. Быть помощником руководителя - это не легкий труд. В первую очередь, это означает стать отражением своего руководителя, его адвокатом и советником, можно сказать, "каменной стеной". Но если стремиться к результату, а не ждать пока настигнет рабочий коллапс, то работа ассистентом приобретает совершенно другой настрой.
В моем случае помогло обучение. В Киеве есть очень крутые курсы, которые обучают навыкам необходимым для ассистента. Решила пройти с целью приобретения новых навыков, узнать о инструментах, которыми пользуются профи, поверьте, а профи существуют и достигли они такого уровня, как раз благодаря "фишечкам", о которых гугл не расскажет.
Теперь я с гордостью говорю, что я превосходный помощник!
Дарья Начовная, менеджер сайта Work.ua, 11.08.2016, 16:31
Мира, здравствуйте.
Спасибо, что поделились своей историей. Дальнейших Вам успехов в работе! Ну и удовольствия от нее же :)
Мира Ефремова, 11.08.2016, 16:41
Спасибо!) Взаимно!

Добавить комментарий

Чтобы добавить комментарий нужно войти.
Оставить комментарий