Правила деловой переписки

Правила деловой переписки
Электронная почта — важный канал для общения и решения рабочих вопросов. Как бы свободно мы не ориентировались в интернете, порой правила рабочей переписки приходится узнавать, наступая на собственные грабли.

Рабочая переписка — дело серьезное. Неважно с кем вы переписываетесь — с коллегами, заказчиками, клиентами или поставщиками. От корректности ваших писем зависит не только ваш авторитет, но и непосредственный итог обсуждения. Work.ua подготовил правила деловой переписки, которые помогут вам выглядеть настоящим профессионалом своего дела.

Работа с письмами

  1. Полученные письма необходимо читать. Ведь, кто-то и зачем-то написал их вам. Разумеется, это не относится к спаму.
  2. Если для вас почта — не один из основных инструментов в работе, то проверяйте ее пару раз в день. Например, утром и после обеда.
  3. Если переписка для вас такой же инструмент как и телефон, то почтовый клиент должен быть запущен постоянно с автоматической проверкой новых сообщений каждые несколько минут.
  4. Вы очень заняты и получили письмо. Быстро изучите его тему и отправителя, чтобы понять требует ли оно срочного ответа. Если это не простое дружеское сообщение, а важная деловая беседа, то ответьте сразу, не откладывая на потом. Это отличный способ не накапливать кучу сообщений, с которой в дальнейшем будет трудно разобраться.

Адресаты

Следует всегда замечать, правильно понимать и использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

  1. «Кому» — здесь все понятно. Письмо и его содержание адресованы именно этому получателю, их может быть несколько.
  2. «Копия» — адресаты, которые стоят в копии, получают письмо «к сведению» и ответ от них не обязателен.
  3. «Скрытая копия» — указывая таким образом адресата, вы тайно отсылаете ему письмо. Об отправке письма этому человеку не узнают основные получатели или те, кто был указан в копии. Можно использовать для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не узнали все получатели.
  4. Если в письма указано несколько получателей, то для ответа используйте «Ответить всем», тогда ваш ответ не пройдет мимо них. Добавлять и удалять получателей можно в любой момент.
  5. Отправляя письмо нескольким адресатам, вы рискуете не получить ответ вообще. Поэтому делайте это по согласованию или в крайнем случае.

Советуем так же прочитать нашу статью как повысить эффективность работы.

Тема письма

  1. Ни в коем случае не оставляйте тему пустой. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать множество писем в день, и ваше может просто затеряться и остаться без своевременного ответа.
  2. Тема должна быть краткой, но понятной. Бессодержательные или слишком длинные заголовки писем выдадут в вас или новичка или отсутствие элементарных правил переписки.

Содержание

  1. Начинайте письмо с простого приветствия. Обычного «Добрый день» или «Здравствуйте, Игорь» будет достаточно.
  2. Если вам пришло формальное письмо, то и отвечать на него следует так же. Неформальный ответ будет не кстати — это неуважение к респонденту и демонстрация низкой культуры.
  3. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и содержательным. Указывайте точные даты, цифры и факты. Старайтесь изложить свои мысли кратко, но понятно.
  4. Деловая переписка — не место для ярких эмоций. Это не сухость — это экономия времени.
  5. Если в письме несколько вопросов или задач, то не забудьте структурировать свои ответы. Не отвечайте односложно: «Сделаем», «Будет готово». Хотя бы напишите сроки или дополните важными нюансами.
  6. Никаких ошибок! Проверить орфографию очень просто, не игнорируйте это.
  7. Не отправляйте письмо, не прочитав написанное. Убедитесь, что все написано верное и понятно, проверьте правильность адресатов.
  8. Цитируйте текст письма в ответе. Собеседник может не вспомнить о чем конкретно идет речь, поэтому не стоит заставлять его искать предыдущие сообщения.

Вложения

  1. Без предупреждения можете приложить к письму небольшой файл объемом 2-3 мегабайта. Для отправки более крупных файлов поинтересуйтесь у получателя сможет ли он получить такое письмо.
  2. Прикладывайте свободно к письмам текстовые файлы и изображения. Другие же типы файлов могут быть заблокированы почтовыми серверами, объедините их в архивы, чтобы этого избежать. Лучше использовать формат ZIP, так как RAR может некорректно обрабатываться в разных операционных системах.

Подпись

  1. Наличие подписи — очень полезно и показывает ваш профессионализм.
  2. Подпись должна включать в себя имя и фамилию, должность и название компании, сайт, ваш контактный телефон или другую актуальную контактную информацию. Постарайтесь, чтобы ваша подпись была не длиннее 5-6 строк.

Так же прочитайте нашу статью о правилах составления деловых писем.

Учтите, что ваша рабочая почта — более открытое пространство нежели личная. Не используйте ее для любовных переписок или для регистрации на различных сайтах.


Читайте также

Комментарии (7)

Кирилл Ерыганов, 21.05.2013, 18:36
Ценные советы, но есть мешанина:

"Если в письма указано несколько получателей, то для ответа используйте "Ответить всем""
Смысл предложения не понятен, ибо отвечают обычно ОТПРАВИТЕЛЯМ пришедшего письма, но писем от НЕСКОЛЬКИХ отправителей я никогда не видел.

"Отправляя письмо нескольким адресатам, вы рискуете не получить ответ вообще"
Почему? Я получал.

"Тема должна быть краткой, но понятной. Бессодержательные или слишком длинные заголовки писем выдадут в вас или новичка или отсутствие элементарных правил переписки"
Заголовок письма и тема в форме отправки - совершенно разные вещи.

"Без предупреждения можете приложить к письму небольшой файл объемом 2-3 мегабайта"
Для файлов Word'а 2-3 Мб - вовсе не "небольшой" объем.

"RAR может некорректно обрабатываться в разных операционных системах"
Какие это увечные ОС? Другое дело, что WinRAR не у всех есть.
Роман Глущак, 28.05.2013, 18:35
Какие это увечные ОС? Другое дело, что WinRAR не у всех есть.
Linux например - проблемы с кодировкой кирилицы.
Кирилл Ерыганов, 29.05.2013, 19:32
Ну, положим, 99% людей все же пользуются Windows, особенно в бухгалтериях, секретариатах и т. д. К тому же речь шла об обработке RAR-архивов, а не шрифтов.
Кирилл Ерыганов, 21.05.2013, 18:37
(продолжение)

"Подпись должна включать в себя..."
Подпись - это лишь подпись, а не блок информации. Все перечисленное в абзаце можно вынести в шапку письма.
Луканов Олег, Салон мобильной связи, 28.05.2013, 18:37
У нас в стране с этим очень туго, люди вообще не соображают как нужно оформлять письма, читать и отвечать

проверьте у себя в компании - напишите сотрудником письмо на какую нибудь важную тему с требованием ответа - убедитесь, что большая часть прочитавших подумают "да это фигня какаято, наверное спам, ко мне отношения не имеет - если бы что то важное было - позвонили бы" и забьет с чистой совестью
Кирилл Ерыганов, 29.05.2013, 19:33
Не говорите, Олег, сам сталкивался не раз, просто ужас.
Роман Авдеев, 09.06.2013, 13:16
Знаю я таких ребят, которые строго по всем правилам оформляют такие письма, с текстами: "Уважаемый Дмитрий Олегович! Сегодня в 11:30 состоиться перекур на балконе 2го этажа. Ваше присутствие обязательно и т.д. "))

Добавить комментарий

Чтобы добавить комментарий нужно войти.
Оставить комментарий