Ефективна комунікація — це фундамент для сильної команди. Особливо зараз, коли багато людей працює віддалено, а каналів зв’язку безліч: Slack, Teams, WhatsApp тощо. Але попри це, багато команд досі не встановлюють базові правила спілкування. У результаті маємо вигорання, хаос у процесах, тривалу адаптацію новачків й постійне гаяння часу.

Кілька типових ситуацій:

  • Менеджер надсилає об’ємний файл перед нарадою, де мають ухвалювати рішення. Але на зустрічі з’ясовується, що ніхто її не читав.
  • Хтось із команди не приходить на терміновий Zoom, бо повідомлення про нього прийшло лише в Gmail, яким він майже не користується.
  • CEO не погоджує важливий документ, бо в листі не було короткого підсумку тексту, а лише прикріплений файл на 6 сторінок.
  • Керівник готується до засідання ради директорів, отримує п’ять звітів із різних департаментів, та витрачає кілька годин, щоб звести їх до купи.

Такі речі трапляються не через недбалість, а через відсутність узгоджених комунікаційних норм. А з розвитком ШІ кількість написаних повідомлень буде тільки зростати, тож зробити текст зрозумілим і легким для читання стає не розкішшю, а обов’язком.

А з розвитком ШІ кількість написаних повідомлень лише зростає, проте це не скасовує головного правила: текст має бути коротким, зрозумілим і зручним для читача. Неважливо, хто його пише: людина, штучний інтелект чи тандем обох. Важливо, щоб лист можна було швидко прочитати, зрозуміти й діяти.

Професор державної політики Гарвардської школи Кеннеді Тодд Роджерс та доцент кафедри менеджменту Бізнес-школи Макдоно Джорджтаунського університету Чарльз Дорісон провели сотні експериментів про те, як комунікація впливає на результат. Вони також консультували десятки організацій — від армії США до Microsoft та стартапів.

У результаті цих досліджень вони дійшли висновку: щоб уникнути плутанини й неефективності, командам варто домовитися про кілька базових речей, які формують культуру письма в компанії. Щоб допомогти українським командам впровадити ці підходи, Work.ua розповідає головні принципи Тодда Роджерса та Чарльза Дорісона, якими вони поділилися з Harvard Business Review.

Очікування щодо швидкості відповіді

Одна з найбільших причин напруги в командній роботі, це різне уявлення про терміновість. Дослідження показують: отримувачі листів часто думають, що мають відповісти «прямо зараз», хоча відправник і не чекає миттєвої реакції. А от справді термінові повідомлення можуть провисати без відповіді по кілька днів. І те, й інше заважає працювати швидко й злагоджено.

Як вихід, можна домовитися, за скільки часу має бути реакція в різних каналах. Наприклад, на Gmail протягом 24 годин, у Slack чи Teams бодай коротка відповідь за кілька годин. І бажано обговорити, як відповідати, якщо не виходить відреагувати на повідомлення в моменті. Це зменшить непорозуміння й затримки.

Якщо ви з командою не домовилися про правила комунікації в післяробочий час, повідомлення у вихідні чи пізно ввечері створюватимуть відчуття постійної доступності. А це призводить до вигорання.

Тож деякі компанії запроваджують «тихі години», автоматичні нагадування про межі, або ж використовують функцію «відкладеного надсилання». Це допомагає зберегти баланс: коли варто бути на зв’язку, а коли відпочивати без докорів сумління.

Кожен канал призначений окремій меті

Вас теж дратує, що повідомлення приходять у п’ять різних каналів і ви боїтеся щось пропустити?

Окремі члени команди справді дуже по-різному можуть використовувати канали зв’язку. Хтось писатиме термінові питання в месенджер, інші на пошту, хтось у Slack. Частіше за все подібний хаос призводить до плутанини.

Як рішення, домовтеся, у які канали надсилати повідомлення різного формату. Наприклад, усе термінове у месенджер, а узгодження на пошту тощо. Єдиного правильного варіанту тут немає, тому кожна команда адаптує під себе.

Важливо, щоб усі дотримувалися правил, інакше навіть найкращий інструмент наведе безладдя.

Пишіть так, щоб хотілося читати

Команди, які домовляються про правила читабельності, економлять купу часу й не змушують колег «продиратися» крізь текстове полотно.

Найкраще з них — менше слів, більше сенсу. Пам’ятаєте фразу Паскаля: «Вибачте за довгий лист. Якби мав більше часу — написав би коротший»? І це справді працює.

Тодд Роджерс та Чарльз Дорісон провели експеримент: 7 000 держслужбовців розіслали запрошення пройти опитування. Перші отримали лист на 129 слів, другі — скорочений до 49. Вважали, що довший текст буде ефективнішим та його прочитає більше людей, але саме на скорочений прийшла найбільша кількість відповідей.


Хороша комунікація — це не лише про лаконічність, а й про зручність для читача, яка залежить від формату спілкування: лист, чат, звіт чи щось інше. Тому команда має чітко визначити: що писати, куди, і в якому стилі. Бо коли очікування зрозумілі, люди працюють швидше й спокійніше.