Робочий день давно перебуває під мікроскопом аналітиків: вони уважно рахують хвилини, які працівники витрачають на перерви, соцмережі, спілкування та навіть розв’язання особистих питань. Але насправді ситуація загострилася під час і після COVID-19, коли гібридна та дистанційна робота стали звичними форматами. Компанії дедалі частіше почали замислюватися, як саме їхні працівники використовують робочий час. Так з’явилася потреба чітко вимірювати ефективність і контролювати її на відстані.

Згідно з The New York Times, вісім із десяти найбільших роботодавців у США впровадили інструменти відстеження продуктивності та ефективності працівників. Постачальники програмного забезпечення для відстеження робочого часу (тайм-трекерів) також отримали вигоду — обсяги продажів зросли на 600%. У матеріалі Times зазначається, що ці інструменти поширюються далеко за межі робітничих професій. Тепер під моніторингом робочі години й лікарів, юристів, архітекторів та інших «білих комірців», основною продукцією яких є інтелектуальна власність.

В Україні теж є компанії, які впроваджують тайм-трекери. У LinkedIn з’являються дописи користувачів, які все частіше натрапляють на згадку цього інструменту у вакансіях. Особливо це стосується ІТ-сфери. Так, для багатьох кандидатів вимога компаній працювати з тайм-трекерами стала своєрідним «червоним прапорцем». Бо відразу на думку спадають уявлення про недовіру керівництва до працівників та мікроменеджмент.

Водночас є й протилежні приклади: інші ж компанії прямо зазначають у вакансіях «у нас без тайм-трекерів, довіра перш за все», або «без параної».

Work.ua вирішив дослідити, чи справді інструменти відстеження продуктивності мають позитивний вплив на працівників та чи існують альтернативи для покращення цього показника.

Короткострокові вигоди та довгострокові ризики тайм-трекінгу

Коли працівники вперше дізнаються, що їхній час і активність відстежуються, нерідко спостерігається незначне підвищення результативності в короткостроковій перспективі. Це явище відоме як ефект Готорна: люди працюють старанніше, розуміючи, що за ними спостерігають. Інакше кажучи, у перші місяці після запровадження тайм-трекерів працівники можуть швидше закривати завдання і менше відволікатися.

Однак довгострокові наслідки менш позитивні, бо з часом контроль починає шкодити мотивації. У дослідженні від Harvard Business Review зауважили, що надмірний контроль поступово знижує продуктивність приблизно на 9–10% щороку. Причина в тому, що працівники, відчуваючи постійний тиск, можуть вигоряти, втрачати ініціативу або навіть навмисно сповільнювати темп роботи.

Далі детальніше про те, які саме аспекти продуктивності зростають або погіршуються під впливом відстеження часу.

Вплив тайм-трекінгу продуктивність

Швидкість виконання та обсяги роботи

Головний аргумент на користь тайм-трекерів — бажання підвищити швидкість роботи та обсяг виконаних завдань. Подекуди це справді дає результат: працівники менше відволікаються, дотримуються дисципліни та дедлайнів, а керівники швидше помічають проблеми в процесах і можуть їх усунути.

Але коли показники швидкості та обсягів стають головним критерієм для оцінки роботи, люди починають працювати «на цифру», а не на якісний результат. Тоді є декілька шляхів, якими працівники підуть: почнуть поверхнево виконувати роботу, щоб поставити якомога більше галочок у списку завдань, або ж шукатимуть способи, як обійти систему.

У дослідженні Стенфордського університету йдеться: коли години суворо контролюються, працівники починають витрачати на 18% більше часу не на саму роботу, а на імітацію зайнятості. Наприклад:

  • Застосовувати пристрої або програми, які імітують рух мишки на екрані комп’ютера. Це створює видимість присутності, коли людина насправді не працює.
  • Навмисно розтягувати або скорочувати завдання у часі, щоб відповідати заданим нормам.
  • Часто перемикатися між вікнами у браузері, щоб створити ілюзію багатозадачності.
  • Використовувати декілька пристроїв, коли на одному екрані вирує робоча активність, а насправді паралельно займатися іншими справами на другому екрані.

Так, частина «приросту продуктивності» може бути лише фікцією. Замість реальної роботи співробітники вводять в оману, щоб система просто бачила їх «зайнятими».

Якість роботи та креативність

Коли контролюють буквально кожну хвилину, у працівників майже не залишається простору для креативності й зосередженої глибокої роботи. Це змушує багатьох уникати ризиків і нестандартних рішень, бо простіше діяти «безпечними» шаблонами, ніж отримати зауваження за нібито «непродуктивний» час. Таким чином, надмірний нагляд «вбиває» креативність — люди перестають експериментувати, бояться помилятися й утримуються від нових ідей.

Також працівники свідомо жертвують ретельністю, бо гонитва за швидкістю нерідко веде до зростання помилок і появи неякісного результату — від дефектної продукції до поверхнево виконаних завдань.

Наприклад, у сфері клієнтського сервісу суворий контроль кожної секунди розмови може змушувати операторів поспішати та нехтувати увагою в складних випадках чи з вимогливими клієнтами. Формально контроль часу покаже зростання продуктивності, бо кількість дзвінків на годину побільшає. Водночас якість обслуговування впаде, як і задоволеність клієнтів.

У креативних сферах це відчувається ще більше: для генерування нових ідей необхідна свобода, а тайм-трекери, відповідно, звужують простір для творчості. Так працівники частіше відкладатимуть завдання, які важко виміряти в годинах.

Рівень залученості та задоволеності працею

Найпомітніший наслідок контролю за часом — падіння морального духу. Опитування показують: 56% працівників відчувають високий рівень стресу, а троє з чотирьох визнають, що цифрове стеження знижує їхню задоволеність роботою. Як наслідок, падає й залученість: люди працюють «на автоматі», рідше проявляють ініціативу та стають менш лояльними до компанії.

Окрема проблема — вигорання. Коли працівник знає, що кожна його пауза чи відволікання фіксуються, він постійно відчуває тиск, що з часом переростає у тривожність і виснаження.

Плинність кадрів і довгострокова ефективність

Задоволеність працівників роботою безпосередньо впливає на утримання кадрів. У компаніях із жорстким трекінгом часу плинність кадрів зростає: у перший рік після впровадження програмного забезпечення для контролю за часом, кадровий відтік зростав на 23%.

Втрата досвідчених людей і часті звільнення б’ють по довгостроковій ефективності: компанія витрачає ресурси на найм і навчання, знання не накопичуються, команда розхитується. Тож прагнення швидких результатів зрештою призводить до неприємних наслідків.

Тайм-трекери — це не зло і не панацея

Після 2022 року, коли компанії масово почали впроваджувати програмне забезпечення для відстеження часу, колосального стрибка продуктивності не відбулося. Зростання спостерігалося лише в окремих показниках — швидкості й кількості виконаних завдань. Водночас падала якість, креативність і лояльність працівників.

Тайм-трекери можуть дисциплінувати та допомагати знаходити прогалини, але вирішальними залишаються мотивація, культура й довіра. Тож якщо контроль породжується з недовіри роботодавця до працівників, позитивний результат буде короткочасним.

Найкраще працюють системи відстеження часу, побудовані на партнерстві між роботодавцем та працівником, а також ті, що націлені не на покарання людей, а на покращення процесів. Так компанії, які застосовують «ненав’язливий» моніторинг, отримують і кращу продуктивність, і задоволеність. Як це має виглядати:

  • треба робити акцент на підтримці, а не на покаранні;
  • чітко пояснювати, які дані збираються і для чого;
  • оцінювати не кожну секунду, а загальну ефективність;
  • вимірювати результат проєктами й цінністю роботи, а не кількістю натиснутих клавіш.

Тайм-трекер має бути інструментом для розвитку, а не батогом. Лише тоді можна розраховувати на реальне зростання ефективності без шкоди для якості, мотивації й робочого клімату.

Зображення згенеровано з допомогою ChatGPT на основі авторського запиту.