Офіс-менеджер, асистент керівника

Ми — українська технологічна компанія, яка займається розробленням і виробництвом роботизованих платформ та інженерних рішень для потреб оборонного сектору.

У зв’язку з розвитком компанії запрошуємо до команди організованого, відповідального та проактивного офіс-менеджера / асистента керівника, який забезпечуватиме стабільну роботу офісу та надаватиме адміністративну підтримку директору товариства.

Основні обов’язки

• Організація належної та безперебійної роботи офісу.
• Ведення робочого календаря керівника, планування та координація зустрічей, нарад, телефонних дзвінків і робочих заходів.
• Нагадування про заплановані зустрічі, строки та важливі завдання.
• Підготовка необхідних документів, матеріалів та інформації до зустрічей і нарад.
• Фіксація доручень керівника, передання їх відповідальним працівникам та контроль строків виконання.
• Координація комунікації між керівником, структурними підрозділами компанії, партнерами та іншими зовнішніми сторонами.
• Підготовка документів на підпис керівнику, ведення електронного та паперового архіву в межах посадових повноважень.
• Підготовка службових листів, запитів, повідомлень, протоколів зустрічей та інших організаційних документів.
• Організація відряджень керівника і працівників: бронювання квитків, готелів, трансферів та підготовка необхідної інформації.
• Організація прийому відвідувачів, партнерів і представників інших організацій.
• Підготовка переговорних кімнат та організаційний супровід робочих зустрічей.
• Взаємодія з кур'єрськими та поштовими службами, організація отримання і відправлення документів та кореспонденції.
• Контроль наявності канцелярських товарів, питної води, господарських матеріалів та інших засобів, необхідних для роботи офісу.
• Організація закупівлі офісних і господарських товарів у межах погодженого бюджету.
• Взаємодія з постачальниками, клінінговими, ремонтними та іншими обслуговуючими організаціями.
• Контроль належного стану офісних приміщень, переговорних кімнат, офісної техніки та місць загального користування.
• Координація підготовки робочих місць для нових працівників спільно з відповідними підрозділами.
• Допомога в організації внутрішніх заходів, зустрічей, навчань і прийому делегацій.
• Виконання інших організаційних та адміністративних доручень керівника, пов’язаних із діяльністю товариства.

Вимоги до кандидата

• Досвід роботи офіс-менеджером, асистентом керівника, адміністративним координатором або на аналогічній посаді від одного року; бажано — від двох років.
• Вища або незакінчена вища освіта.
• Вільне володіння українською мовою та грамотне усне і письмове мовлення.
• Знання англійської мови на рівні B1 або вище буде перевагою; рівень B2 бажаний для супроводу міжнародної комунікації.
• Впевнене користування Microsoft Office, Google Workspace, електронною поштою, календарями, таблицями та засобами корпоративної комунікації.
• Розуміння основ ділового листування, документообігу та ділового етикету.
• Уміння систематизувати великий обсяг інформації та одночасно контролювати декілька завдань.
• Досвід організації зустрічей, відряджень або корпоративних заходів буде перевагою.
• Готовність працювати в офісі в місті Києві.

Особисті якості

• Організованість і системність.
• Відповідальність та уважність до деталей.
• Проактивність і самостійність у вирішенні поточних питань.
• Пунктуальність та дисциплінованість.
• Високий рівень культури спілкування.
• Тактовність і вміння працювати з конфіденційною інформацією.
• Стресостійкість та здатність швидко визначати пріоритети.
• Орієнтація на результат і доведення завдань до завершення.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України.
• Графік роботи: понеділок — п’ятниця, з 09:00 до 18:00.
• Можливість професійного розвитку та поступового розширення функціоналу.

РЕЗЮМЕ НАДСИЛАТИ С ФОТО.