Операційний менеджер, операційна менеджерка факультету

Київська школа економіки (KSE) — провідний освітній та дослідницький центр, що об'єднує академічну досконалість із практичними рішеннями для суспільства та бізнесу. До структури KSE входять п’ять ключових бізнес-юнітів: KSE University, що пропонує міжнародні бакалаврські та магістерські програми; KSE Institute, аналітичний центр із досліджень економіки, політики та бізнесу; KSE Foundation, який реалізує гуманітарні та освітні проєкти; KSE ProfTech, що пропонує професійно-технічне навчання; та KSE Graduate Business School, що надає програми MBA та корпоративні тренінги.

До Факультету соціальних наук KSE University шукаємо Операційного (-у) менеджера (-ку) факультету, який (-а) допомагатиме забезпечувати злагоджену щоденну роботу факультету та підтримуватиме декана в організаційних і адміністративних процесах. Ця роль підійде людині, яка вміє тримати у фокусі багато паралельних завдань, систематизувати інформацію, координувати людей і процеси та доводити домовленості до результату.

Вашими обов’язками будуть:

Адміністративна підтримка декана:

• Планування робочого календаря декана, координація зустрічей, підготовка порядку денного та необхідних матеріалів;

• Фіксація домовленостей, ведення переліку завдань і контроль виконання рішень та дедлайнів;

• Підготовка робочих листів, довідок, презентацій, протоколів та інших матеріалів.

Документи, бюджети та договори:

• Підготовка, збір і супровід документів, договорів, заявок на закупівлі, рахунків та оплат;

• Ведення й актуалізація бюджетних таблиць, реєстрів договорів, оплат та інших операційних даних факультету;

• Координація взаємодії факультету з фінансовим, юридичним, кадровим, закупівельним та іншими підрозділами університету.

Події, зустрічі та комунікації:

• Організація робочих зустрічей, факультетських подій, візитів партнерів і запрошених викладачів;

• Координація комунікації між деканом, командою факультету, академічними директорами, викладачами, студентами та зовнішніми партнерами;

• Підготовка та поширення організаційних повідомлень, запрошень та інформаційних матеріалів.

Операційна координація факультету:

• Ведення внутрішніх календарів, таблиць і реєстрів та систематизація робочої інформації;

• Супровід поточних проєктів і адміністративних процесів факультету від постановки завдання до завершення;

• Виявлення операційних проблем та пошук рішень, які допоможуть спростити й упорядкувати робочі процеси.

Ми очікуємо:

• 2−3 роки досвіду роботи операційним менеджером, асистентом керівника, координатором проєктів або на аналогічній посаді;

• Досвід адміністративного супроводу процесів та роботи з документами, бюджетами, договорами, закупівлями й оплатами;

• Високий рівень самоорганізації, системність, відповідальність та уважність до деталей;

• Здатність одночасно координувати декілька процесів, визначати пріоритети та контролювати виконання домовленостей і дедлайнів;

• Розвинені письмові та усні комунікаційні навички й уміння ефективно взаємодіяти з різними командами та зовнішніми партнерами;

• Впевнене володіння Google Workspace та Microsoft Office, зокрема таблицями, календарями й презентаціями;

• Вільне володіння українською мовою; англійська на рівні, достатньому для робочого листування й комунікації;

• Дискретність та відповідальне ставлення до роботи з конфіденційною інформацією.

Буде перевагою:

• Досвід роботи в університеті, освітній установі, громадській або міжнародній організації;

• Досвід організації освітніх, публічних або міжнародних подій;

• Розуміння внутрішніх процесів закладів вищої освіти та досвід взаємодії з фінансовими, юридичними, кадровими й закупівельними командами;

• Досвід використання AI-інструментів для організації та оптимізації робочих процесів.

Ми пропонуємо:

• Роботу в академічному середовищі KSE та можливість бути безпосередньо залученим (-ою) до розвитку Факультету соціальних наук;

• Роль із високим рівнем відповідальності та можливістю впливати на ефективність внутрішніх процесів факультету;

• Взаємодію з академічною командою, викладачами, студентами та зовнішніми партнерами;

• Можливість розвивати експертизу в операційному й адміністративному менеджменті у сфері вищої освіти;

• Гібридний формат роботи;

• Конкурентну оплату праці.

Ми існуємо, щоб створювати інтелектуальну основу для сильної та інноваційної економіки України. Приєднуйтесь до команди KSE та допомагайте створювати середовище, у якому сильні освітні ідеї перетворюються на якісні та системні процеси.