Особистий асистент керівника

Шукаю особистого асистента засновниці агенції з просування в соцмережах у Львові. 📍 Львів 💻 Full-time 🏠 Гібридний формат — переважно онлайн, але періодично можуть з’являтися офлайн-задачі

Мені потрібна моя права рука, яка поступово забере з мене операційну та організаційну рутину і допоможе перетворювати мої рішення, думки та ідеї на конкретні виконані задачі.

Робота переважно онлайн, але важливо жити у Львові: іноді потрібно буде приїхати на зустріч чи зйомку, щось забрати/привезти, допомогти на місці або вирішити організаційне питання.

Як виглядає ця робота на практиці?

Наприклад, я кажу:

«Треба знайти сервіс для SMS-розсилок. Зрозуміти, які сервіси є, які працюють в Україні і який нам найкраще підійде».

Далі я не шукаю сама десятки сайтів, не читаю форуми, не тестую кожен сервіс і не витрачаю години на тарифи, ліміти та умови.

Це робите ви.

Наприклад, знайшли 50 сервісів. Ви не приносите мені 50 посилань зі словами: «Ось, дивіться».

Ви самостійно їх проходите, відсіюєте непідходящі й формуєте зрозумілу таблицю. Наприклад, із 50 залишилось 15 актуальних.

По них збираєте все, що важливо для рішення: функціонал, роботу в Україні, тарифи та вартість нашого обсягу, ліміти, швидкість, плюси/мінуси, тестовий період, обмеження, інтеграції, контакти підтримки тощо.

Якщо інформації недостатньо — знаходите живий контакт, пишете або телефонуєте менеджеру й уточнюєте.

І до мене повертаєтесь приблизно так:

«Я знайшла 50 варіантів. 35 відсіяла, бо вони нам не підходять. 15 внесла в таблицю і порівняла. Реально найкращими бачу 3. У № 1 така перевага, але він дорожчий. № 2 дешевший, але має такий ліміт. № 3 оптимальний по ціні/можливостях. З менеджерами № 1 і № 3 уже зв’язалась, ось що відповіли. Я б обирала між № 1 і № 3. Треба ваше рішення».

Тоді я витрачаю на задачу 15 хвилин замість декількох годин.

Оце і є суть цієї посади.

Моя зона — стратегія, рішення, переговори, продажі та все, що справді потребує мене.

Ваша — організувати все навколо так, щоб мої рішення та ідеї були реалізовані.

Що потрібно буде робити

1. Організовувати мої задачі, думки, ідеї, домовленості й дедлайни

У мене багато інформації приходить голосовими. В одному голосовому я можу говорити про поточну задачу, згадати ще дві, посередині сказати: «До речі, треба ще зробити оце», а потім перейти на іншу тему.

Ваше завдання — нічого не губити.

Перетворювати голосові, хаотичні думки та фрази «треба зробити оце» на конкретні задачі.

Навіть якщо я щось сказала побіжно і це прозвучало просто як думка чи ідея — зафіксувати й повернутися:

Робимо чи не робимо? Коли? Який пріоритет? Кому передаємо? Що потрібно для старту?

Тобто не просто записувати все підряд, а перетворювати мій хаос на зрозумілий список задач, рішень і наступних дій.

2. Контролювати дедлайни і робити follow-up по всьому

Follow-up — це коли ви самі повертаєтесь до незакритих питань і домовленостей, не чекаючи, поки я про них згадаю.

Дизайнер мав здати макети, блогер — подачу, менеджер — статистику, підрядник — кошторис, хтось — договір, реклама мала вийти — усе це зафіксовано і проконтрольовано вами.

Ви самостійно нагадуєте працівникам, менеджерам, підрядникам, блогерам та іншим людям про домовленості й результат.

Я не повинна бути людиною, яка всім нагадує, що вони мали щось зробити.

3. Приносити мені результат, а не просто процес

Не пересилати мені 25 повідомлень із переписки зі словами «ось».

Розібратись і прийти приблизно так:

«Домовились ось так. Тут усе ок. Тут є проблема. Є два варіанти вирішення. Я б обрала другий. Треба ваше рішення».

Мені не потрібна людина, яка просто переносить інформацію від інших до мене. Потрібна людина, яка обробляє її і знімає з мене зайві етапи роботи.

4. Контролювати реклами та домовленості

Вести дату й час виходу реклами, оплату, підписки, матеріали, тези, попередню подачу, погодження, сам вихід та правильність виконання.

Якщо реклама блогера має вийти в середу, у середу я не повинна згадувати, що в нас взагалі є якийсь блогер і мала бути реклама.

Ви вже перевірили статус, зв’язались із блогером/менеджером, перевірили підписки, матеріали, тези та подачу й приходите:

«Реклама запланована на 18:00. Усі підписки перевірила, матеріали передані. Ось попередня подача. Тут є один момент, який я б змінила. Погоджуємо чи вносимо правку?»

Якщо щось пішло не за планом — я маю дізнатися про це ДО того, як усе згоріло.

5. Шукати людей, підрядників, блогерів, сервіси, товари та інформацію

Якщо я кажу: «Треба знайти SMM», я не повинна потім сама шукати майданчики, розміщувати вакансії, читати сотні резюме й вести 30 переписок.

Ви розумієте задачу → знаходите, де шукати → розміщуєте → збираєте кандидатів → робите первинний відбір → систематизуєте → зв’язуєтесь → уточнюєте інформацію → приносите мені найкращих.

Я підключаюсь уже на фінальний вибір.

Так само з фотографами, дизайнерами, підрядниками, сервісами, програмами, платформами, товарами тощо.

І не просто: «Знайшла 10».

А: перевірила → відсіяла → зібрала умови → порівняла ціни та функціонал → перевірила репутацію → зв’язалась → уточнила → виділила найкращих → дала короткий висновок.

6. Вести внутрішню організацію

Google-таблиці, календарі, бази, чек-листи, списки, статуси задач, дедлайни та внутрішні організаційні документи.

Юридичними документами займається юрист. Систематизація внутрішніх процесів — ваша зона.

7. Організовувати зустрічі, дзвінки, зйомки та інші процеси

Домовитися з людьми, знайти місце, узгодити час, нагадати, організувати реквізит, переконатися, що всі знають куди/коли приїхати і що все готово.

За потреби — поїхати на зйомку, привезти/забрати реквізит, допомогти на місці або вирішити інше організаційне питання. Зйомки бувають рідко й можуть бути не лише у Львові.

8. Виконувати нескладні задачі в Instagram і Telegram

Це не вакансія SMM-менеджера, але мені потрібна людина, яка нормально орієнтується в соцмережах.

Запостити/оновити інформацію, викласти готовий пост, акуратно оформити текст із готових матеріалів, опублікувати Telegram-звіт, перевірити правильність публікації тощо.

9. Вміти зробити базовий монтаж Reels/відео

Не професійний монтаж.

Обрізати, склеїти, додати текст/музику, базово оформити Reels або простий ролик із готових матеріалів — потрібно вміти.

10. Закривати маленькі процеси повністю

Наприклад, проводимо LikeTime.

Обрати переможця → перевірити виконання умов → взяти реквізити → передати мені для оплати → самостійно повернутися й перевірити, чи я надіслала гроші → отримати підтвердження → оформити звіт → опублікувати його.

Задача не закінчується на:

«Юля, я скинула тобі реквізити».

Вона закінчується:

переможець отримав гроші → є підтвердження → звіт оформлений → опублікований → процес закритий.

11. Допомагати готувати сторінки та проєкти до запуску

Я можу дати сирі матеріали.

Потрібно базово оформити текст і пости, перевірити інформацію та список спонсорів згідно з таблицею, переконатися, що всі потрібні сторінки є в підписках, зробити й правильно зберегти скріни показників «до», після завершення — «після», усе звірити й прийти:

«Усе перевірено, всі спонсори є, скріни зроблені, сторінка оформлена, матеріали готові — можна запускати рекламу».

12. Впевнено користуватись digital-інструментами

ChatGPT, Google Sheets, Google Docs, Telegram, Instagram, базові сервіси монтажу та інші digital-інструменти.

Якщо ви знаєте сервіс, AI-інструмент або спосіб зробити щось швидше, дешевше чи краще і можете ще й мене чомусь навчити — буду тільки рада.

Найважливіше

Бачити незакриту задачу і самостійно до неї повертатися. Не чекати, поки про неї згадаю я.

Ще один приклад.

Я кажу:

«Знайди блогерів зі Львова з хорошою актуальною статистикою».

Через два дні я хочу отримати не:

«А яких саме блогерів шукати?»

А:

«Я знайшла 50 блогерів. 40 відсіяла: слабка статистика / не наша аудиторія / завищена ціна / не наш формат. Ось 10 нормальних. По кожному є статистика, аудиторія, ціна, контакти й вільні дати. Першими я б розглядала № 2 і № 4 ось з таких причин. Кого беремо в роботу?»

Ось такий рівень самостійності мені потрібен.

Кого я шукаю

Людину, яка:

• дуже організована; — швидка; — уважна до деталей; — не губить задачі й домовленості; — не боїться написати незнайомій людині або зателефонувати; — нормально працює з великою кількістю паралельних задач; — вміє самостійно шукати й аналізувати інформацію; — не потребує інструкції на кожен наступний крок; — якщо не знає як — спочатку пробує розібратися сама, а потім приходить із конкретними питаннями; — дружить із телефоном, комп’ютером, соцмережами й таблицями; — живе у Львові та може за потреби включитися офлайн; — хоче розвиватися в організації, управлінні та бізнес-процесах.

Досвід роботи асистентом буде великим плюсом.

Але відповідальність, системність, швидкість, уважність і здатність думати для мене важливіші за красиве резюме.

Головний результат вашої роботи

Для мене є один дуже простий критерій:

Скільки задач я перестала тримати у своїй голові завдяки вам.

Якщо я:

придумала → озвучила → передала вам → перестала про це думати,

а наступного разу повернулася до питання вже на етапі прийняття рішення або готового результату — ви зробили свою роботу добре.

Мені потрібна людина, якій я можу сказати:

«Треба зробити ось це».

І перестати про це думати.

Не тому, що ви обов’язково все зробите власноруч. А тому, що ви:

знайдете як → знайдете кого → уточните → організуєте → проконтролюєте → нагадаєте → дожмете → повернетеся до мене тоді, коли справді потрібне моє рішення.

Умови

📍 Львів 💻 Full-time 🏠 Переважно онлайн + офлайн за потреби 💰 15 000 грн на старті

Якщо спрацюємося і я побачу, що ви реально знімаєте з мене значний обсяг задач, відповідальності та операційного навантаження — умови й оплату будемо переглядати.

Як відгукнутися

Пишіть мені саме в Telegram: @yulia_coop

Не потрібно величезного офіційного супровідного листа.

Коротко напишіть:

• хто ви; — скільки вам років; — де живете; — чим займаєтесь зараз; — який маєте досвід; — що вмієте; — чому вам цікава саме ця робота.

Якщо є резюме — прикріпіть.

І почніть повідомлення зі слів:

«Хочу бути асистентом»

щоб я одразу бачила, що ви справді уважно прочитали вакансію до кінця.