Адміністратор офісу, офіс-менеджер

LCF Law Group — провідна юридична компанія України, яка вже понад 15 років об'єднує висококваліфікованих правників із значним досвідом і потужною експертизою та керується у своїй роботі міжнародними стандартами.

Наші фундаментальні принципи — професіоналізм та етичність. Етичність проявляється у тому, за які справи ми беремося, а професіоналізм — як ми їх ведемо. Такими ж принципами ми керуємось, формуючи команду та створюючи робоче середовище.

Оголошуємо про відкриття вакансії офіс-менеджер/ адміністратор офісу.

До ваших робочих завдань входитиме:

1. Відкриття, закриття та щоденна робота офісу

• Відкриття офісу о 8:30: зняття з охорони, перевірка освітлення, кондиціонування, техніки, готовності переговорних і кухні.
• Щоденний обхід офісу та оперативне усунення дрібних проблем.
• Ведення графіка бронювання переговорних кімнат.
• Облік і видача перепусток.

2. Приймальня та робота з відвідувачами

• Зустріч відвідувачів, гостей, клієнтів і партнерів, супровід до місця зустрічі.
• Приготування та подача напоїв для гостей і керівництва.
• Прийом і переадресація вхідних телефонних дзвінків.
• Підготовка переговорних до зустрічей: вода, напої, канцелярія, презентаційна техніка.
• Ведення журналу відвідувачів

3. Адміністративно-господарське забезпечення

• Забезпечення офісу канцтоварами, витратними матеріалами (папір, картриджі), господарськими засобами.
• Закупівля продуктів для кухні: вода, кава, чай, снеки.
• Укомплектування та контроль терміну придатності аптечки.
• Ведення обліку залишків, своєчасне формування замовлень, порівняння цін постачальників.
• Облік офісного майна та обладнання, участь в інвентаризації.
• Організація дрібного ремонту та технічного обслуговування приміщення, меблів, техніки.
• Взаємодія з орендодавцем / керуючою компанією будівлі: оренда, комунальні послуги, заявки на ремонт.
• Організація робочих місць для нових працівників: меблі, техніка, канцелярія.
• Облаштування та підтримка офісу в належному вигляді, зокрема сезонне та святкове оформлення.

4. Координація підрядників і обслуговуючого персоналу

• Координація роботи кур'єрів, прибиральників, флориста, водіїв.
• Пошук, вибір і укладання договорів із постачальниками послуг: клінінг, доставка води, кейтеринг, кур'єрські служби, сервіс техніки.
• Складання графіків прибирання та контроль якості.
• Прийом виконаних робіт, перевірка рахунків і актів, передача їх до бухгалтерії.

5. Документообіг і кореспонденція

• Робота з електронною та паперовою кореспонденцією: прийом, реєстрація, переадресація, оформлення, відправка.
• Відправка та отримання посилок і листів (Нова пошта, Укрпошта, міжнародні служби доставки).
• Підготовка листів, довідок, службових записок, наказів з адміністративних питань.
• Робота в системі електронного документообігу.
• Збір підписів, оформлення документів на підпис керівництву.

6. Організація відряджень

• Організація закордонних і внутрішніх відряджень під ключ.
• Підготовка документів для віз, запис у візові центри, супровід процесу.
• Придбання авіа- та залізничних квитків, оформлення трансферів.
• Пошук і бронювання готелів чи інших варіантів проживання.
• Оформлення страхових полісів для подорожей.
• Підготовка маршрутного листа відрядження для працівника.
• Збір звітних документів після відрядження та передача їх до бухгалтерії.

7. Організація заходів та внутрішні комунікації

• Організація ділових зустрічей, нарад
• Привітання працівників з днями народження та святами, ведення календаря важливих дат.
• Закупівля подарунків для клієнтів, партнерів і працівників.
• Розсилка внутрішніх оголошень щодо роботи офісу, графіку відпусток.
• Підтримка актуального довідника контактів працівників

8. Підтримка керівництва

• Виконання доручень керівництва.
• Нагадування про терміни та контроль виконання доручень керівника.
• Підготовка матеріалів до нарад, ведення протоколів.

9. Бюджет і звітність

• Планування щомісячного адміністративно-господарського бюджету офісу.
• Контроль витрат, пошук шляхів оптимізації.
• Ведення підзвітних коштів і своєчасне звітування.

10. Безпека та регламенти офісу

• Розробка та актуалізація правил користування офісом (кухня, переговорні, порядок на робочих місцях).
• Дотримання вимог пожежної безпеки та охорони праці, контроль стану вогнегасників і евакуаційних планів.
• Знання алгоритму дій під час повітряної тривоги та надзвичайних ситуацій, інформування працівників.
• Забезпечення готовності офісу до відключень електроенергії: павербанки, ліхтарі, запаси води, тощо

Щоб бути успішним (ою) на цій позиції, вам знадобляться:

Освіта та досвід

• Вища освіта (бажано).
• Досвід роботи офіс-менеджером або адміністратором офісу від 2 років, бажано в компанії з самостійним веденням усієї адміністративної частини.
• Досвід організації закордонних відряджень і корпоративних заходів.

Знання та навички

• Мови: українська — рідна, англійська — не нижче Upper-Intermediate (листування, телефонні розмови, прийом іноземних гостей).
• Впевнене володіння оргтехнікою та офісними програмами: MS Office / Google Workspace, поштові клієнти, месенджери, сервіси бронювання.
• Знання основ діловодства та ділового етикету.
• Навички ведення бюджету, обліку закупівель і звітності.
• Досвід роботи з постачальниками
• Грамотна письмова та усна комунікація.

Особисті якості

• Пунктуальність і відповідальність.
• Ініціативність і проактивність — помічати й вирішувати проблеми до того, як про них попросять.
• Організованість, уважність до деталей, вміння працювати з кількома задачами одночасно.
• Доброзичливість, стресостійкість, охайний зовнішній вигляд.
• Конфіденційність.

Ми пропонуємо:

• Стабільна ринкова заробітна плата, розмір якої оговорюється на співбесіді
• Зручне розташування офісу в центрі міста біля ст. м. «Золоті Ворота»
• Медичне страхування після проходження випробувального терміну
• Корпоративні заходи

Чому варто приєднатися до LCF Law?

Наші переваги:

• Надійність і відповідальність: ми виконуємо свої обіцянки, створюючи стабільне та передбачуване робоче середовище.
• Професіоналізм, підкріплений результатами: ми створюємо умови, де кожен може реалізувати свій потенціал на повну, працюючи в оточенні захоплених своєю справою професіоналів, готових братися за найскладніші виклики; бездоганна репутація на юридичному ринку, позитивні відгуки наших клієнтів і топові місця у чисельних рейтингах є безперечним свідченням нашого професіоналізму.
• Етичність у кожному рішенні: ми завжди обираємо шлях етичності та сталого партнерства — це ті принципи, яких ми очікуємо від кожного члена нашої команди, і те, що відрізняє нас від інших.
• Повага та людяність: ми цінуємо кожного нашого співробітника як особистість, підтримуємо культуру поваги та взаєморозуміння, де кожен голос важливий, створюємо рівні можливості для всіх та не толеруємо будь-які прояви дискримінації; ми турбуємось про наших людей.
• Командна робота: ми підтримуємо один одного, разом вчимося і долаємо виклики; ми маємо спільні інтереси та захоплення, а тому з задоволенням проводимо час разом не тільки на роботі, а й поза нею.

Тут ви зможете дізнатися більше про нашу компанію:

Сайт: https://lcf.ua/ ;

Facebook: https://www.facebook.com/LCFLawGroup/

Linkedin: https://www.linkedin.com/company/lcf-law-group/

Надсилаючи резюме на цю вакансію, ви надаєте нам згоду на обробку своїх персональних даних у рамках чинного законодавства України. Ми гарантуємо конфіденційність.

Якщо ваші навички та досвід підійдуть для цієї вакансії, ми cконтактуємо з вами протягом двох наступних тижнів.

Приєднуйтесь до нашої команди!