Операційний менеджер із супроводу клієнтських замовлень (CCOE)

• Вам подобається впорядковувати процеси, працювати з документами й цифрами та доводити задачі до завершення?

• Хочете супроводжувати клієнтські замовлення — від перевірки даних і погодження договорів до рахунків та підписаних документів?

• Прагнете працювати в українській команді глобальної ІТ-компанії та допомагати колегам із продажів, фінансів і юридичного відділу діяти злагоджено?

Місце роботи: Україна | Режим роботи: Гібрид або Онлайн | Тип зайнятості: Повна зайнятість | Підпорядкування: Генеральному менеджеру в Україні

Мовні вимоги: Вільна українська для усного й письмового ділового спілкування; англійська на рівні, достатньому для робочої комунікації з міжнародними колегами.

Про роль

Шукаємо операційного менеджера до команди українського офісу SoftwareOne. Це практична роль з операційного супроводу продажів: ви допомагатимете перетворювати погоджені комерційні умови на коректно оформлені договори, замовлення, рахунки та завершений документообіг.

Ви працюватимете на перетині продажів, юридичного відділу, бухгалтерії та команд обробки замовлень. У центрі уваги — точність даних, своєчасні погодження, зрозумілі статуси й належне оформлення операцій українського офісу. Основний фокус — супровід угод і підтримка клієнтів та колег, а не пошук нових клієнтів чи технічне впровадження рішень.

Основні обов’язки

• Отримувати від менеджерів із продажів вихідні дані для оформлення угод, перевіряти їх повноту та уточнювати відсутню інформацію до запуску в роботу.

• Готувати договори, додаткові угоди й супровідні документи за погодженими шаблонами; координувати перевірку нестандартних умов із юридичним і фінансовим відділами.

• Організовувати внутрішні погодження та підписання документів, завантажувати їх у внутрішні системи і підтримувати актуальність статусів.

• Створювати й оновлювати картки замовників у CRM та ERP за запитами команди продажів, перевіряти реквізити й узгодженість даних між системами.

• Оформлювати замовлення в ERP відповідно до погоджених умов угоди; перевіряти наявність необхідних погоджень перед передачею на розміщення.

• Координувати передачу погоджених замовлень командам обробки, відстежувати статуси й оперативно комунікувати з менеджерами.
• Готувати рахунки та необхідні коригування, перевіряти відповідність сум, строків і графіків платежів погодженим договорам та калькуляціям, зокрема для багаторічних угод. Вести операційні реєстри рахунків і оплат, звіряти інформацію з фінансовою командою та передавати менеджерам актуальні статуси для подальшої роботи з клієнтами. Супроводжувати обмін договорами та первинними документами через системи документообігу й інші погоджені канали: завантажувати документи, контролювати статуси підписання та зберігати підписані примірники. Передавати бухгалтерії документи та інформацію у своїй зоні відповідальності; спільно з менеджерами й колегами усувати розбіжності та опрацьовувати відсутні документи, не підміняючи функцію бухгалтерського обліку. Заводити клієнтів на маркетплейс і клієнтський портал, оформлювати доступи користувачів відповідно до договорів та погоджених прав. Підтримувати впорядкований електронний архів, актуалізувати шаблони й інструкції відділу та пропонувати спрощення повторюваних операцій без втрати контролю й точності.