Олена

Executive Assistant & Operations · Event Coordinator · Community Manager

ПРОФІЛЬ

Досвідчений Executive Assistant і координатор із понад 15 роками практики у
побудові операційних процесів, організації заходів і роботі з людьми. Поєдную
надійність виконавчого асистента CEO будівельної компанії національного рівня
з навичками event-менеджера та комʼюніті-координатора. Вмію утримувати
деталі під контролем, будувати довіру з командами, підрядниками та
спільнотами — і вчасно доносити правильні меседжі потрібним людям.

ДОСВІД РОБОТИ

Executive Assistant to CEO · 5,5 р. 11.2020 — дотепер
Будівельна компанія національного рівня · Київ
Олена Грабко — Повне ведення ділового та особистого календаря CEO — пріоритизація, запобігання
Executive Assistant конфліктам у розкладі, проактивне планування
& Operations — Організація корпоративних заходів, тімбілдингів і конференцій «під ключ» —
локально та виїзних у Одесі, Львові, Запоріжжі, Харкові, Ужгороді та інших містах

КОНТАКТИ — Побудова комʼюніті: комунікація з партнерами та клієнтами, ведення бази
контактів, робота з лідами та первинна кваліфікація запитів
[відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
— Організація ділових поїздок «під ключ»: авіа- та ж/д квитки, готелі, трансфер,
[відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
оформлення віз — для керівника та команди
Львів — Підготовка аналітичних матеріалів, briefing-пакетів і презентацій для нарад і
конференцій
НАВИЧКИ — Управління базою постачальників, контроль платежів і дедлайнів

Організація & планування
Управління календарем
Діловод / Адміністратор комунікацій 02.2016 — 09.2020
Тайм-менеджмент
Орган місцевого самоврядування · Запоріжжя
Мультизадачність
— Ведення повного циклу документообігу, підготовка розпорядчих документів і
Event-менеджмент протоколів
Корпоративи · Виїзні заходи — Організація офіційних заходів, нарад і публічних прийомів; взаємодія з різними
Конференції · Vendor-менеджмент аудиторіями

Community & комунікація
Community mgmt · Робота з лідами
Фахівець із обслуговування клієнтів 08.2014 — 11.2015
Переговори
АТ «Ощадбанк» · Запоріжжя
Інструменти — Щоденна робота з великим потоком клієнтів, персоналізований сервіс, касові та
MS Office · Google Workspace переказні операції
Trello/Notion

Менеджер по опрацюванні замовлень 03.2013 — 07.2013
ОСОБИСТІ ЯКОСТІ Вікна-Нова · Запоріжжя
Проактивність · Стресостійкість — Збір інформації та її систематизація, вивчення попиту
Увага до деталей — Прорахунок конструкцій м/п, ведення переговорів із клієнтами
Конфіденційність · Ініціативність — Обробка замовлень, прийнятих електронною поштою, підготовка документів для
Емпатія замовника
— Контроль виконання замовлень, ведення угоди до кінця

МОВИ

Українська Рідна Офіс-менеджер 08.2006 — 04.2007
Російська Вільно ТОВ «Агрокомплект» / Автосалон Hi-Tachi · Запоріжжя
Англійська Базовий — Приймання та переадресація дзвінків, організація прийому відвідувачів
— Підготовка до нарад і зустрічей: збір матеріалів, оповіщення учасників, реєстрація
ОСВІТА — Ведення документообігу, ділового листування, підготовка розпорядчих документів

ЗНТУ, Запоріжжя — Підготовка відряджень співробітників: купівля квитків, бронювання готелів

Юридичний факультет — Життєзабезпечення офісу: закупівля канцтоварів, координація роботи персоналу
2002 — 2008 — Участь в організації корпоративних заходів компанії

ВІДКРИТА ДО РОЛЕЙ

Executive Assistant · Executive Director · Event Manager · Community Coordinator ·
Operations