Ольга

ОЛЬГА ЛИТВИНЕНКО
OPERATIONS & PROCESS MANAGER | ANALYTICS | AUTOMATION
Київ, Україна • [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») • [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») •

ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ
Фахівець з операційного управління та оптимізації бізнес-процесів з понад 8-річним досвідом. Досвід управління командою до 9 співробітників, контролю KPI, побудови операційної звітності, координації взаємодії між підрозділами та впровадження процесних змін. Реалізувала проєкти з автоматизації звітності, документообігу та підвищення ефективності операційних процесів.
Розробляю та впроваджую рішення для конкретних бізнес-задач: клієнтську й управлінську звітність, інструменти контролю надання послуг, автоматизоване формування документів та інструкції для користувачів. Працюю з Excel, Power Query, VBA, CRM та обліковими системами як бізнес-користувач.
PROCESS ANALYSIS & IMPROVEMENT
● Аналіз поточних операційних процесів
● Виявлення ручних операцій і зон для спрощення
● Опис правил роботи та підготовка інструкцій
● Автоматизація звітності й документообігу
● Упровадження змін і підтримка користувачів
● Контроль процесів через показники та звітність
ДОСВІД РОБОТИ
Operations / Process Consultant
Аутсорсинговий консалтинг
06.2026 - дотепер
• Консультую операційні команди з питань обслуговування клієнтів, інвойсингу, ціноутворення та операційної звітності.
• Розробляю та впроваджую рішення для автоматизації бізнес-процесів, підготовки управлінської звітності та обробки даних.
• Автоматизувала процес формування додаткових угод та оновлення цін у системі, скоротивши обсяг ручних операцій та ризик помилок.
• Аналізую вплив зміни цінових умов на фінансові результати компанії, прогнозую очікуваний ефект та відхилення від планових показників з урахуванням інфляційних факторів.
• Надавала аналітичну підтримку при розподілі складських запасів між бізнес-юнітами та оцінці впливу рішень на операційну діяльність.
• Виконувала геоаналітику клієнтської бази та інвентарю для підтримки логістичних і операційних рішень.
• Забезпечую операційний супровід процесних змін, включаючи переведення клієнтської бази між бізнес-юнітами та координацію нестандартних інвойсингових процесів.
Customer Service Supervisor
Lindström
08.2022 - 06.2026
Попередні позиції: Customer Service Coordinator (01.2021 - 08.2022); Customer Service Representative (02.2018 - 01.2021).
Кар’єрне зростання від Customer Service Representative до Customer Service Supervisor із поступовим розширенням відповідальності.
Управління операційними процесами та командою
• Керувала командою з 9 співробітників, розподіляла зони відповідальності та впровадила взаємозамінність для безперервності ключових процесів.
• Реорганізувала розподіл функцій у команді, впровадивши модель взаємозамінності між двома операційними напрямками, що підвищило гнучкість команди та знизило ризики залежності від окремих співробітників.
• Встановлювала та контролювала KPI команди.
• Контролювала дотримання операційних процедур, внутрішніх інструкцій та стандартів роботи команди.
• Проводила внутрішні аудити процесів у межах команди, забезпечувала готовність до корпоративних аудитів з боку головного офісу та координувала надання необхідної інформації аудиторам.
• Готувала презентаційні матеріали, звіти та аналітичні огляди для керівництва, а також проводила презентації для співробітників щодо процесних змін та результатів роботи команди.
• Проаналізувала розподіл операційного навантаження та ініціювала створення окремої ролі Invoice Specialist, організувавши передачу процесів виставлення і коригування рахунків, погодження змін та підготовки звітності з доходів і дебіторської заборгованості.
Ціноутворення, закупівлі та міжфункціональна робота
• Координувала процес перегляду цін, аналізувала прибутковість клієнтів та формувала рекомендації для прийняття управлінських рішень щодо зміни цінових умов.
• Готувала звіти щодо потреби в закупівлях, формувала рекомендації та погоджувала обсяги та бюджети.
• Координувала взаємодію з продажами, фінансами, логістикою та іншими командами для виконання операційних задач і впровадження змін.
КЛЮЧОВІ ПРОЄКТИ ТА РЕЗУЛЬТАТИ
Звітність і контроль обслуговування
• Самостійно розробила з нуля систему щомісячної клієнтської звітності: визначила структуру звіту, логіку розрахунків і правила обробки даних, а потім автоматизувала формування у Power Query. Час підготовки скоротився з 2 робочих днів до 1 години.
• Розробила та впровадила систему оперативного контролю обслуговування для ключового клієнта з мережею понад 1500 локацій, забезпечивши прозору комунікацію, моніторинг проблемних випадків та відстеження статусу виконання сервісних робіт у режимі реального часу.
Автоматизація та стандартизація
• Створила рішення для автоматичного формування актів приймання-передачі на основі введених користувачем даних, зменшивши ручне заповнення документів.
• Автоматизувала формування додаткових угод для понад 1 000 клієнтів за допомогою Excel VBA / макросів; раніше ручна підготовка займала близько місяця роботи одного співробітника.
• Розробляла та актуалізувала робочі інструкції, опис процесів, регламенти взаємодії та методичні матеріали для операційної команди, клієнтів та суміжних підрозділів.
СИСТЕМИ ТА ТЕХНІЧНІ НАВИЧКИ
Microsoft Dynamics CRM
Досвід роботи як бізнес-користувач
BAF / 1C
Досвід роботи як користувач облікової системи
Microsoft Excel
Складні формули, робота з великими масивами даних
Microsoft PowerPoint
Підготовка презентацій для керівництва, внутрішніх комунікацій та навчальних заходів
Power Query
Інтеграція, трансформація та автоматизація обробки даних
Excel VBA / Macros
Автоматизація документів і рутинних операцій
SharePoint / OneDrive
Робота з файлами та джерелами даних
AI-інструменти
Допоміжне використання для аналізу інформації та підготовки документації
Jira (користувач)
Створення та супровід ІТ-запитів, контроль статусів виконання
ОСВІТА ТА МОВИ
Київський національний торговельно-економічний університет
Магістр, Міжнародна економіка | 2012-2018
Українська - рідна
Англійська - B2