Правила составления деловых писем

Правила составления деловых писем
Семь правил, которые помогут правильно, четко и лаконично писать деловые письма. Издавна умение правильно писать деловые письма считалось большим искусством.

Нередко удачно составленное обращение к потенциальным партнерам само по себе приносит неплохую прибыль. Вот несколько простых правил.

Обращение. Разузнайте побольше о руководителе компании, в которую собираетесь писать. Опыт показывает, что получателю всегда приятнее, когда обращаются к нему лично. Если вы не сумели уточнить его имя, не стоит писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора» и им подобные следует писать полностью.

Заглавие. Письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий его содержание. Это поможет выделить ваше послание из массы аналогичных писем, приходящих в любую серьезную компанию.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо не сразу заинтересует потенциального клиента. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок письма должен содержать такую информацию, которая упростит его поиск.

Комплименты. Хорошее впечатление произведет письмо, которое после приветствия будет содержать вступление-комплимент. В нем можно сказать, что вы рады приветствовать «столь известную фирму», какой честью для вас будет оказывать услуги «столь солидному партнеру» и т. д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Пишите без «воды». Избегайте излишней вежливости («будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста») и бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т. д.). Не поможет вам и обилие лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»), а также просто словесного мусора («мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам»).

Письма, написанные в таком стиле, выглядят менее убедительными и компетентными. Помните, что текст, содержащий много «воды» (пустых и необязательных выражений) создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус.

Не приказывайте. Не употребляйте директивные фразы-указания типа «если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону». Во-первых, так вы сами наталкиваете получателей на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

«Нужные» глаголы. Используйте глаголы совершенного вида. Например: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т. п. Глаголы несовершенного вида (производим, работаем, выполняем и др.) дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Совершенные глаголы создадут иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности. А значит, произведут впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

Не забудьте о бланке. Обязательно пишите на фирменном бланке. Это подчеркнет, что за ним стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, укажите расчетный счет и название вашего банка. Не помешают также ссылки на лицензии и сертификаты (если ваш бизнес предполагает их наличие).

Статья по теме: 15 правил успешного делового разговора.


Також читайте

Додати коментар

Щоб додати коментар потрібно увійти.
Залишити коментар