Правила деловой переписки

Электронная почта — важный канал для общения и решения рабочих вопросов. Как бы свободно мы не ориентировались в интернете, порой правила рабочей переписки приходится узнавать, наступая на собственные грабли.

Рабочая переписка — дело серьезное. Неважно с кем вы переписываетесь — с коллегами, заказчиками, клиентами или поставщиками. От корректности ваших писем зависит не только ваш авторитет, но и непосредственный итог обсуждения. Work.ua подготовил правила деловой переписки, которые помогут вам выглядеть настоящим профессионалом своего дела.

Работа с письмами

  1. Полученные письма необходимо читать. Ведь, кто-то и зачем-то написал их вам. Разумеется, это не относится к спаму.
  2. Если для вас почта — не один из основных инструментов в работе, то проверяйте ее пару раз в день. Например, утром и после обеда.
  3. Если переписка для вас такой же инструмент как и телефон, то почтовый клиент должен быть запущен постоянно с автоматической проверкой новых сообщений каждые несколько минут.
  4. Вы очень заняты и получили письмо. Быстро изучите его тему и отправителя, чтобы понять требует ли оно срочного ответа. Если это не простое дружеское сообщение, а важная деловая беседа, то ответьте сразу, не откладывая на потом. Это отличный способ не накапливать кучу сообщений, с которой в дальнейшем будет трудно разобраться.

Адресаты

Следует всегда замечать, правильно понимать и использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

  1. «Кому» — здесь все понятно. Письмо и его содержание адресованы именно этому получателю, их может быть несколько.
  2. «Копия» — адресаты, которые стоят в копии, получают письмо «к сведению» и ответ от них не обязателен.
  3. «Скрытая копия» — указывая таким образом адресата, вы тайно отсылаете ему письмо. Об отправке письма этому человеку не узнают основные получатели или те, кто был указан в копии. Можно использовать для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не узнали все получатели.
  4. Если в письма указано несколько получателей, то для ответа используйте «Ответить всем», тогда ваш ответ не пройдет мимо них. Добавлять и удалять получателей можно в любой момент.
  5. Отправляя письмо нескольким адресатам, вы рискуете не получить ответ вообще. Поэтому делайте это по согласованию или в крайнем случае.

Советуем так же прочитать нашу статью как повысить эффективность работы.

Тема письма

  • Ни в коем случае не оставляйте тему пустой. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать множество писем в день, и ваше может просто затеряться и остаться без своевременного ответа.
  • Тема должна быть краткой, но понятной. Бессодержательные или слишком длинные заголовки писем выдадут в вас или новичка или отсутствие элементарных правил переписки.

Содержание

  • Начинайте письмо с простого приветствия. Обычного «Добрый день» или «Здравствуйте, Игорь» будет достаточно.
  • Если вам пришло формальное письмо, то и отвечать на него следует так же. Неформальный ответ будет не кстати — это неуважение к респонденту и демонстрация низкой культуры.
  • Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и содержательным. Указывайте точные даты, цифры и факты. Старайтесь изложить свои мысли кратко, но понятно.
  • Деловая переписка — не место для ярких эмоций. Это не сухость — это экономия времени.
  • Если в письме несколько вопросов или задач, то не забудьте структурировать свои ответы. Не отвечайте односложно: «Сделаем», «Будет готово». Хотя бы напишите сроки или дополните важными нюансами.
  • Никаких ошибок! Проверить орфографию очень просто, не игнорируйте это.
  • Не отправляйте письмо, не прочитав написанное. Убедитесь, что все написано верное и понятно, проверьте правильность адресатов.
  • Цитируйте текст письма в ответе. Собеседник может не вспомнить о чем конкретно идет речь, поэтому не стоит заставлять его искать предыдущие сообщения.

Вложения

  • Без предупреждения можете приложить к письму небольшой файл объемом 2-3 мегабайта. Для отправки более крупных файлов поинтересуйтесь у получателя сможет ли он получить такое письмо.
  • Прикладывайте свободно к письмам текстовые файлы и изображения. Другие же типы файлов могут быть заблокированы почтовыми серверами, объедините их в архивы, чтобы этого избежать. Лучше использовать формат ZIP, так как RAR может некорректно обрабатываться в разных операционных системах.

Подпись

  • Наличие подписи — очень полезно и показывает ваш профессионализм.
  • Подпись должна включать в себя имя и фамилию, должность и название компании, сайт, ваш контактный телефон или другую актуальную контактную информацию. Постарайтесь, чтобы ваша подпись была не длиннее 5-6 строк.

Так же прочитайте нашу статью о правилах составления деловых писем.

Учтите, что ваша рабочая почта — более открытое пространство нежели личная. Не используйте ее для любовных переписок или для регистрации на различных сайтах.

7 коментарів

Кирилл Ерыганов 21.05.2013, 18:36

Ценные советы, но есть мешанина:

"Если в письма указано несколько получателей, то для ответа используйте "Ответить всем""
Смысл предложения не понятен, ибо отвечают обычно ОТПРАВИТЕЛЯМ пришедшего письма, но писем от НЕСКОЛЬКИХ отправителей я никогда не видел.

"Отправляя письмо нескольким адресатам, вы рискуете не получить ответ вообще"
Почему? Я получал.

"Тема должна быть краткой, но понятной. Бессодержательные или слишком длинные заголовки писем выдадут в вас или новичка или отсутствие элементарных правил переписки"
Заголовок письма и тема в форме отправки - совершенно разные вещи.

"Без предупреждения можете приложить к письму небольшой файл объемом 2-3 мегабайта"
Для файлов Word'а 2-3 Мб - вовсе не "небольшой" объем.

"RAR может некорректно обрабатываться в разных операционных системах"
Какие это увечные ОС? Другое дело, что WinRAR не у всех есть.

Роман Глущак 28.05.2013, 18:35

Какие это увечные ОС? Другое дело, что WinRAR не у всех есть.
Linux например - проблемы с кодировкой кирилицы.

Кирилл Ерыганов 29.05.2013, 19:32

Ну, положим, 99% людей все же пользуются Windows, особенно в бухгалтериях, секретариатах и т. д. К тому же речь шла об обработке RAR-архивов, а не шрифтов.

Кирилл Ерыганов 21.05.2013, 18:37

(продолжение)

"Подпись должна включать в себя..."
Подпись - это лишь подпись, а не блок информации. Все перечисленное в абзаце можно вынести в шапку письма.

Луканов Олег, Салон мобильной связи 28.05.2013, 18:37

У нас в стране с этим очень туго, люди вообще не соображают как нужно оформлять письма, читать и отвечать

проверьте у себя в компании - напишите сотрудником письмо на какую нибудь важную тему с требованием ответа - убедитесь, что большая часть прочитавших подумают "да это фигня какаято, наверное спам, ко мне отношения не имеет - если бы что то важное было - позвонили бы" и забьет с чистой совестью

Кирилл Ерыганов 29.05.2013, 19:33

Не говорите, Олег, сам сталкивался не раз, просто ужас.

Роман Авдеев 09.06.2013, 13:16

Знаю я таких ребят, которые строго по всем правилам оформляют такие письма, с текстами: "Уважаемый Дмитрий Олегович! Сегодня в 11:30 состоиться перекур на балконе 2го этажа. Ваше присутствие обязательно и т.д. "))

Щоб залишити коментар, потрібно увійти.