Work.ua спільно з онлайн-школою англійської мови JustSchool розібрався, які існують правила офіційного листування в англійській та які фрази використовувати у написання бізнес-листів. Експерти школи також склали список з 6 сервісів, які допоможуть вам бути упевненими у своїх ділових повідомленнях.

Що потрібно знати про ділове листування англійською

Спочатку запам’ятаймо, що ділове спілкування відрізняється за структурою та наповненням від звичайного листування двох друзів.

Загальна структура офіційного листа містить: ввічливе вітання, чітко вибудувану основну частину і висновок.

Привітання в діловому листі англійською мовою практично завжди починається зі слова «Dear» («дорогий», «шановний»), а далі заведено ставити офіційне звання або професійну кваліфікацію людини, якій ви пишете лист.

Найяскравішими прикладами є: Dr. — «доктор», Professor — «професор», якщо ви не впевнені в наявності звання у людини, то краще написати просто Mr. або Ms. («Містер» або «міс»/«місис»), або ж sir/madam («пан»/«пані»).

Основна частина офіційного листа англійською повинна бути максимально простою, зрозумілою і чітко вибудуваною. У першому ж абзаці позначайте суть листа, почавши з шанобливої конструкції.

Наприклад: I am writing to («Я пишу, щоб»), або I would be grateful if you could («Я був би дуже вдячний, якби ви могли») — залежно від того, з якою метою ви пишете адресату.

Викладайте думки по суті та уникайте фамільярних мовних зворотів. Якщо ви спілкуєтеся з колегами або партнерами з інших країн, намагайтеся використовувати ввічливі форми вітання.

Наприклад: Sorry for bothering you («Даруйте, що відриваю»), Could you please to be kind («Будьте такі ласкаві») або I would appreciate for your help («Буду вдячний за допомогу»).

У висновку треба вказати, якого результату або відповіді ви очікуєте від співрозмовника. Це може бути прохання, запрошення або ряд конкретних питань і заклик до відповіді.

Зробити це можна за допомогою певних фраз: I am looking forward to your confirmation («З нетерпінням чекаю на ваше підтвердження»), I would be pleased to answer your questions («Я був би радий відповісти на ваші запитання») або, наприклад, Please, let me know as soon as possible («Будь ласка, повідомте мені, тільки-но зможете»).

«Набити руку» в діловому спілкуванні англійською допоможуть кілька онлайн-сервісів.

1. Magoosh

«Ми освідчені ботаніки, які допомагають студентам виконувати їхні мрії», — кажуть про свій проєкт його організатори.

Команда публікує статті та референси з ділового листування у себе на сайті, надаючи купу безкоштовного матеріалу на тему. Англомовні топіки можна структурувати за рубриками, вибираючи для себе те, що необхідно. І тексти для блогів, і бізнес-рекомендації, і ділові твори, і навіть публічні виступи! Також є підбір слів, які можуть знадобитися у різних ситуаціях. Наприклад, якщо ви захочете відправити лист або посилку або в діловому листуванні з інтернет-магазином, який випадково втратив ваш товар.

2. Longman Vocabulary

Longman Vocabulary Trainers — це ефективний спосіб запам’ятовувати нові слова, які обов’язково знадобляться вам в діловому листуванні. Його програмне навчання допомагає учням створювати власний словниковий запас, а також в захоплюючій формі тестувати всі аспекти слова: його значення, граматичну форму, сполучуваність і застосування. Додавайте в закладки!

3. Grammarly

Grammarly — це онлайн-сервіс, який на основі штучного інтелекту допомагає визначити правильність написання англійських текстів. Встановивши його на свій комп’ютер, ви більше не будете переживати щодо неправильних слів або навіть фраз у ваших листах — Grammarly покаже всі помилки!

Також сервіс допомагає скласти офіційне повідомлення чітко, без зайвої «води» й заспамленності.

4. Context Reverso

Впевнені, про Context Reverso ви знаєте не з чуток.

Цей онлайн-перекладач, створений французькою компанією Reverso-Softissimo, спеціалізується на «розумному» перекладі та спрощує процес навчання і практики англійської мови. Сервіс допоможе вам підібрати правильний вираз або фразу, яку ви зможете вжити в потрібному вам контексті. У «пам’яті» Reverso десятки тисяч усталених виразів на будь-яку тему, зокрема й конструкції для написання офіційних листів.

Крім того, Context Reverso автоматично перевіряє орфографію і підшукує синоніми до слів.

5. Oxford Lexico

На цьому сайті ви знайдете інформацію, яка допоможе вам швидко прокачати навичку ділового листування і структури офіційного звернення англійською мовою. Oxford Lexico містить багацько статей про граматику, правила пунктуації та відмінності британської англійської від американської.

6. Thesaurus

Thesaurus — це онлайн-сервіс для тих, хто вже самостійно складає офіційні листи та пише ділові тексти. Тут ви знайдете набагато більше способів висловити свої думки за допомогою додаткових синонімів та епітетів: сайт оснащений словником, збіркою цитат і навіть іграми, які призначені для закріплення навички офіційного листування англійською мовою.

Читайте також