У квітні 2018 Work.ua перейшов на електронний документообіг зі своїми клієнтами. А це близько 20 000 компаній на рік. Нам вдалося перевести в електронну форму взаємодії 98% клієнтів.

Сьогодні Work.ua підбиває підсумки цього рішення та розповідає, як позбутися застарілого паперового документообігу без жодних втрат та навіть з перевагами для бізнесу.

Як було раніше

За правилами бухгалтерського обліку всім клієнтам, які придбають послуги, необхідно відправляти рахунки та акти наданих послуг. Рік тому ми відправляли ці документи в паперовому вигляді. Щомісяця це було:

  • 3000 відправлених актів;
  • 90 годин на друк та відправлення документів;
  • 9000 листів А4 (18 пачок паперу);
  • 40 000 грн на відправлення.

При цьому документів щомісяця ставало все більше, пакунків з конвертами на відправлення — також, подальші перспективи усього цього нас не втішали. Потрібно було наймати ще одного бухгалтера, щоб все це працювало в такому ж вигляді, або якось докорінно змінювати процес. Ми вибрали другий варіант та вирішили перейти на електронний документообіг.

В цій статті ми розповімо по кроках, як ми вирішували цю задачу, щоб ви також могли припинити знищувати папір і час та спростити процеси у вашій компанії. Поїхали!

Як перейти на електронний документообіг

1. Вибір компанії-партнера для обміну електронними документами

На жаль, просто відправляти документи ел. поштою клієнтам не можна. Документи повинні бути завірені, щоб мати юридичну силу. Електронні документи, як і паперові, підписуються, тільки це відбувається не ручкою і печаткою, а електронно-цифровим підписом. Тому, щоб відправляти електронні документи, потрібна компанія-партнер.

У нас були такі критерії для вибору партнерів:

  • Легкість використання для клієнта (клієнт вже використовує програму-партнера або її легко підключити).
  • Можливість пакетного завантаження і відправлення документів (ми за автоматизацію, щоб можна було швидко відправляти хоч 100, хоч 5000 документів).

З ним вже працюють інші великі компанії.

У підсумку ми вибрали 2 компанії: M.E.Doc і «Вчасно».

  • M.E.Doc (https://medoc.ua) — як основного партнера. Виявилося, що 80% документів ми відправляємо платникам ПДВ, а майже у всіх таких компаній вже встановлена ​​програма M.E.Doc — через неї вони подають електронні податкові накладні. Таким чином, більшості клієнтів нічого не потрібно було додатково робити, щоб отримувати від нас електронні документи.
  • «Вчасно» (https://vchasno.ua) — ми вибрали як резервного партнера. Якщо у клієнта не встановлений M.E.Doc, то ми відправляємо йому документи через «Вчасно», як через простішу і зручнішу систему для реєстрації та початку роботи на основі веб-сервісу.

2. Збір даних для формування актів і рахунків

Щоб правильно оформити рахунок і акт, потрібно знати наступну інформацію: найменування та вартість послуг, правильна назва клієнта укр. мовою, ПІБ керівника, юр. реквізити.

Всі ці дані ми отримуємо автоматично за допомогою API Opendatabot (https://opendatabot.ua/) на підставі виписки отриманих платежів за кодами ЄДРПОУ компаній або ІПН для ФОП. А потім автоматично завантажуємо всі необхідні дані в нашу CRM систему.

Також ми заодно дізнаємося, чи є клієнт платником ПДВ.

3. Автоматичне створення документів за зібраними даними

Далі ми налаштували єдині шаблони рахунків і актів, які підходять для всіх клієнтів. Формулювання ми зробили такі, щоб їх можна було формувати автоматично за даними, які ми отримуємо на попередньому кроці.

Наприклад, в шаблоні не повинно бути відмінювань імені керівника.

4. Вивантаження створених документів

Зручно, коли документи виглядають однаково в усіх системах електронного документообігу. Так простіше їх підтримувати в актуальному стані.

  • Ми створили свої шаблони рахунку та акту в M.E.Doc через вбудований конструктор шаблонів і налаштували вивантаження через xml-файли.
  • У «Вчасно» ми завантажуємо документи в pdf форматі.

5. Вибір компанії для відправлення документів

Для кожного клієнта нам потрібно вирішити, через яку систему відправити йому документи: через M.E.Doc чи «Вчасно». Найкраще, якщо ми можемо вибрати підхожий варіант автоматично.

Для цього на етапі завантаження даних ми визначаємо, чи є клієнт платником ПДВ чи ні. Якщо він платник ПДВ, то він вже відправляє податкові накладні в електронному вигляді і, швидше за все, у нього встановлено M.E.Doc (за нашою статистикою так у 94% клієнтів). Тому для платників ПДВ ми за замовчуванням відправляємо документи в M.E.Doc.

Якщо клієнт неплатник ПДВ, то наш менеджер зв’язується з ним і уточнює, як він хоче отримати документи.

6. Масове вивантаження та відправлення документів

Коли ми навчилися автоматично вивантажувати документи для одного клієнта, то вирішили налаштувати таке вивантаження для всіх готових документів відразу.

Тепер ми автоматично створюємо акти для всіх рахунків, які підходять під умови:

  • рахунок оплачено;
  • в реквізитах рахунку вибраний варіант відправлення (M.E.Doc або «Вчасно»);
  • не створений акт за рахунком.

Потім ми масово вивантажуємо ці щойно створені документи у вигляді xml та pdf файлів в M.E.Doc і «Вчасно».

У M.E.Doc можна завантажити відразу всі файли, вибравши їх в теці на комп’ютері. У «Вчасно» ми завантажуємо zip-архів c pdf-файлами. Потім вибираємо всі завантажені документи, підписуємо за допомогою ЕЦП і відправляємо клієнтам.

Після успішного відправлення у внутрішній CRM ми відзначаємо у цих рахунків ознаку «Документи готові», щоб повторно їх не вивантажувати наступного разу.

7. Робота з відхиленими документами

Частину документів не вдається відправити через M.E.Doc клієнтам, у яких не встановлена ця програма. Якісь документи відхиляють самі клієнти з різних причин. Ми відстежуємо ці ситуації та виправляємо їх, щоб кожен клієнт отримав документи.

У нас в CRM бухгалтер може встановити акту статус «відхилений» і додати коментар. Менеджери телефонують клієнтам з відхиленими актами та вирішують додаткові питання.

8. Юридичні моменти

В принципі, на попередньому кроці закінчується процес підготовки та відправлення електронних документів. При цьому, важливо проговорити ще юридичні моменти, щоб документи, які відправляються, мали правову силу.

Обмін електронними документами абсолютно не суперечить українському законодавству, про що зазначено в Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис».

Щоб все було по закону, потрібно закріпити з клієнтами домовленість про обмін документами в електронному вигляді. Ми внесли наступні пункти в умови використання сайту та шаблон договору з клієнтами:

Пункт 1: «Рахунок та Акт наданих послуг оформлюються Виконавцем в електронній формі, підписуються електронним цифровим підписом та відправляються Замовнику».

Навіщо: Закріплюємо обмін документами в електронному вигляді.

Пункт 2: «Замовник зобов’язується протягом 5 (п’яти) робочих днів з дати отримання Акта надіслати підписаний за допомогою свого електронного цифрового підпису Акт наданих послуг. У разі, якщо в зазначений термін Замовником не буде відправлений підписаний Акт, або вмотивована відмова від його підписання, послуги, надані Виконавцем, вважаються прийнятими».

Навіщо: Гарантія того, що клієнт прийняв наші послуги, і ми виконали свої зобов’язання перед ним.

Пункт 3: «Акт наданих послуг та реєстрація податкової накладної оформлюються та надаються Замовнику виключно у разі оплати послуг на рахунок Виконавця, без застосування платіжних систем (Visa та Mastercard)».

Навіщо: Формуємо документи тільки при прямій оплаті на наш розрахунковий рахунок. Тільки в такому випадку ми можемо ідентифікувати платника за кодом ЄДРПОУ або ІПН.

Що з результатами

Впровадження електронного документообігу ми займалися 2,5 місяця і повноцінно запустили його в середині квітня 2018 року. За результатами можна сказати, що впровадження пройшло більш ніж успішно. 98% всіх актів ми відправили в електронному вигляді. А це більше, ніж 20 000 клієнтів за рік.

В результаті за 8 місяців:

  • Зекономили 175 000 аркушів паперу (350 пачок). 
  • Зберегли приблизно 14 дерев.
  • Витратили в 4 рази менше часу на відправлення документів.
  • Заощадили понад 500 000 гривень на відправлення.

Такі підсумки перевершили всі очікування та довели і нам, і нашим клієнтам, що електронний документообіг — це вигідно, законно, просто, сучасно та економно! І найважливіше, що ми будуємо в компанії процеси майбутнього, а не минулого.

Використовуйте електронний документообіг. Work.ua рекомендує :)


Сподіваємося, наш досвід надихне вас, а інструкція допоможе легко і безболісно перейти на електронний документообіг, щоб спростити роботу, заощадити час, природні ресурси та фінанси!

26 коментарів

Пискун Светлана, Юко Украина 13.03.2019, 11:07
Дуже корисна інформація. Дякую.
Наталія, Васильківхлібопродукт, ТОВ 13.03.2019, 11:11
Ваш приклад надихає ! Дякуємо!
Иванина Людмила, Епико, ООО 13.03.2019, 11:25
Своєчасно та корисно! Дякую!
Елена, Сенс Кредит 13.03.2019, 11:33
Молодці!!!
Александр Авдасёв, Energy Taxi 13.03.2019, 11:47
А что вы скажете о сервисе paperless от приват банка
Дмитрий Логинов, Work.ua 13.03.2019, 12:23
Александр, мы сравнивали между собой сервисы "Вчасно" и Paperless. Остановили свой выбор на "Вчасно" по нескольким показателям:
1. Проверка подлинности подписи по коду ЕГРПОУ.
2. Сервисом уже пользуются крупные компании (Новая почта, Укрпочта, Olx).
3. Более динамично развивающийся сервис.
Volodymyr Popovych, Казначей, ЧП 13.03.2019, 16:13
В статті написано: Таким чином, більшості клієнтів нічого не потрібно було додатково робити, щоб отримувати від нас електронні документи.
Їм потрібно додатково покупати річну підписку у Медка сервісу Документообіг.
Також, фірмі потрібно купувати ще і Вчасно та інші агалогічні сервіси, якщо їми користуються інші респонденти.
Дмитрий Логинов, Work.ua 13.03.2019, 16:47
Владимир, наш опыт показал, что у большинства клиентов-пользователей M.E.Doc уже установлен модуль обмена электронными документами. Если этот модуль не подключен, то мы предлагаем отправить документы через сервис «Вчасно». Регистрация в сервисе, получение и подпись документов во «Вчасно» бесплатны.
Volodymyr Popovych, Казначей, ЧП 14.03.2019, 09:16
Дякую Дмитре.
Александр Киселёв 14.03.2019, 09:32
Володимир, доброго дня!
Купувати модуль "Бізнес" (електроний документообіг) для ПЗ M.E.doc не обов'язково, програма дозволяє отримувати безкоштовно скількі завгодно документів у програму, а також є можливість безкоштовно відправляти до 50 первинних документів у місяць.
Volodymyr Popovych, Казначей, ЧП 14.03.2019, 10:24
Дякую, Олександре
Можливо підписати документ різними ЕЦП с двух кінців. Наприклад, відправитель підписав Україна, приймач підписав Приватбанк ?
Александр Киселёв 14.03.2019, 11:41
Володимир, так. Контрагенти можуть використовувати сертифікати від іниших ЦСК.
Тамара Пащенко, Пащенко Т.О., ФЛП 13.03.2019, 13:12
Прогрес - це добре і зручно. Вже є приклад отримання видаткової накладної в електронному вигляді. Спробую відправити свої документи.
Елена, Сорос, сервисный центр 13.03.2019, 16:13
Вопрос: при проверке мы должны предоставить распечатанные документы. Вы распечатываете все документы сразу или оставляете на потом и как быть в ситуации, если медок "слетит"-их система не хранит документы.
Спасибо
Volodymyr Popovych, Казначей, ЧП 13.03.2019, 16:15
Незаконна вимога налогової !!! Мокрі печатки вони теж вимагають?
Дмитрий Логинов, Work.ua 13.03.2019, 16:59
Елена, мы храним документы в электронном виде. Что касается M.E.Doc, то у нас настроено ежедневное резервное копирование данных, чтобы в случае чего мы могли все восстановить.
Елена, Сорос, сервисный центр 13.03.2019, 17:47
Спасибо за ответ
Текуч Александр Николаевич, Центр упаковочных технологий, ЧП 13.03.2019, 18:14
Пора задуматься...
Анатолий Лагошняк, Лагошняк А.И., ФЛП 13.03.2019, 20:16
Дуже корисна інформація. Дякую.
Елена, Парамира, ООО 13.03.2019, 23:25
Дуже вдячнi за корисну i цiкаву статтю. Ваш досвiд, стане нам у пригодi, так як вже декiлька мiсяцiв ми розмiрковуємо над тим, щоб перейти на електронний документообіг. Ваш приклад доводить, що процес не такий складний, як ми уявляли, i дуже ефективний.
Світлана Мирна 14.03.2019, 09:43
Гарна стаття. Дуже корисна
Варвара Волковская 14.03.2019, 09:50
На жаль клієнти вимагають паперові документи (((
Татьяна Олейник, Крафт 14.03.2019, 16:02
таких клієнтів все менше і менше. Ми вже півроку використовуємо електронний документообмін з клієнтами. Проводимо семінари та вебінари, документи раніше відправляли в паперовому вигляді. Зараз документи йдуть автоматично прямо з облікової системи (з 1С через модуль FlyDoc). Друкуємо на папері тільки на прохання клієнта.
Ольга Перерва, Трейд-Сервис ГК, ООО 18.03.2019, 10:44
Таким клиентам просто нужно разъяснить законодательную базу и/или провести аналогию с электронными НН, которые на бумаге уже давно не имеют смысла. Электронная подпись уже давно приравнивается к собственноручной. Кроме того - это удобнее и быстрее в использовании.
Павел Брустинов, Казначей, ЧП 14.03.2019, 10:07
А чому не можна підписати документ електронним підписом і відправити його електронною поштою?
Ольга Перерва, Трейд-Сервис ГК, ООО 18.03.2019, 10:35
Это сделать можно. Но подписывать нужно в ПО, которое это умеет делать и которое прошло соответствующие проверки, иначе нет гарантии, что подпись наложена правильно. И подписанный документ, который получили, нужно проверить на целостность и авторство, - это тоже сделает не любая программа. Отсюда вывод - зачем морочить голову, если уже есть специальные решения?! Наше предприятие только 5-10% документов печатает, остальное через МЕДок отправляем :-)

Щоб залишити коментар, потрібно увійти.