Потрібна інформація в потрібний час у потрібному місці — такий підхід використовує компанія Basecamp у комунікації з клієнтами та серед співробітників. Головне у спілкуванні — поважати час один одного та не відволікати з будь-якого приводу і без нього.

Далі наводимо список простих правил, які допоможуть налагодити ефективну комунікацію:

  1. Переведіть внутрішнє спілкування з традиції особистих зустрічей і розмов у письмову форму. Ви здивуєтеся, як різко скоротиться кількість зустрічей, відеоконференцій, дзвінків або інших справ, які можуть перервати вашу роботу.
  2. Висловлюйте свою думку однозначно і якомога простіше. Якщо ваші слова можуть бути сприйняті по-різному, вони будуть сприйняті таким чином, який принесе найбільшу шкоду.
  3. Пам’ятайте: якщо вам доводиться повторюватися, значить, ви не були достатньо зрозумілими з першого разу. Однак, якщо ви говорите про щось зовсім нове, вам, можливо, доведеться повторюватися, перш ніж вас почують.
  4. Пишіть, пишіть і ще раз пишіть. Лист залишається, чат розчиняється. Розмова допомагає тільки тим, хто знаходиться у кімнаті / у чаті, писемність допомагає всім. Написане зможуть побачити люди, які не змогли приєднатися до бесіди або приєднаються до обговорення у майбутньому.
  5. Дайте змістовним обговоренням час, щоб розвинутися і розгорнутися. Важливі рішення починаються і закінчуються обміном повними думками. Не потрібно поспішати робити висновки або вимагати негайних відповідей. Поспіх тільки збільшує шанси на погане прийняття рішень. Якщо це важливо, критично або фундаментально, просто запишіть це і не кажіть про це.
  6. Терміновість переоцінена, «щонайшвидше» — отрута. Ніколи не чекайте і не вимагайте, щоб хтось негайно вам відповів, якщо це не надзвичайна ситуація. Очікування негайної відповіді є токсичним.
  7. Спілкування не повинно синхронізуватися за розкладом. Календарі не мають нічого спільного зі спілкуванням. Віддайте перевагу листу, а не розмові або зустрічі, бо він не залежить від розкладу і набагато більш прямий.
  8. Якщо ви хочете сказати те, що вам тільки-но спало на думку, не поспішайте, почекайте. Те, що залишилося, — це частина, яку варто сказати. Кінець дня зможе переконати вас: те, що ви зробили, — добре, але ранок мудріший за вечір. Якщо ви не впевнені, «переспіть» із думкою перш, ніж її озвучити.

Що важливо в письмовій комунікації:

  • Пишіть і скорочуйте. Іноді вибирайте випадкові слова, речення або абзаци й натискайте «Видалити». Суть змінилася?
  • Найважливіше ставте на початку. Пам’ятайте, що багато технічних систем підрізають довгий текст або заголовки.
  • Пишіть у потрібний час. Коли ви натискаєте кнопку відправити, пам’ятайте, про те, який сьогодні день і котра година. Обмін чимось о 5 вечора може тримати когось на роботі довше. У неділю вдень у вас може бути вільний час, щоб написати що-небудь, але якщо ви напишете про це в неділю, люди будуть змушені працювати у вихідні. Рано вранці в понеділок спілкування може бути поховано за іншими речами.
  • За можливості, спілкуйтеся безпосередньо з тими, до кого ви звертаєтеся, а не передавайте повідомлення через посередників.
  • Завжди запитуйте, чи все ясно. Запитайте, що ви пропустили. Усуньте прогалини, перш ніж вони з часом розширяться.

І пам’ятайте: якісне спілкування часто полягає у тому, щоб говорити правильні слова в потрібний час і з найменшою кількістю побічних ефектів. У той час коли погана комунікація просто створює більше роботи.

Джерело: Basecamp

Читайте також