Ще кілька років тому вагомим аргументом для кандидата на користь компанії була можливість працювати віддалено хоча б 1-2 рази на тиждень. Але 2020 рік і пандемія COVID-19 внесли свої корективи й тепер віддалена робота — не «плюшка», а реальність.

Компанія Google провела дослідження, яке показало, що через віддалену роботу продуктивність програмістів впала на 20-45%. Основні причини зниження ефективності: нестача комунікації між колегами, відсутність регулярних фідбеків, почуття відстороненості у співробітників.

У цій статті експерти Hurma діляться з читачами Work.ua порадами, як виявити неефективного співробітника, поки не сталася «катастрофа», і чек-листом для підвищення ефективності на remote work.

Будь насторожі, HR: як виявити неефективного співробітника

Неефективні співробітники — сильний удар по бізнесу, оскільки такі люди витрачають час «даремно» і не викладаються навіть на 50%. До того ж своєю неефективністю і постійним невдоволенням вони можуть заражати інших співробітників, в результаті чого загальна результативність знизиться. Harvard Business Review ще у 2016 році виявили, що неефективність співробітників може коштувати компанії 8 000 доларів на день.

І якщо в офісі помітити зниження ефективності співробітників було простіше, та й вжити заходів теж, то під час дистанційної роботи все складніше. У HR-менеджера просто фізично не вистачає часу, щоб в Zoom або в месенджерах дізнатися, як справи у кожного співробітника і помітити момент вигорання.

Ось список ознак неефективних співробітників, за якими HR або керівник зможе швидко виявити їх у компанії.

1. «Я затримаюсь, я не прийду, кішка народжує» або постійна відсутність

Цю ознаку дуже легко помітити. У таких випадках співробітники постійно відпрошуються «у справах», спізнюються на роботу, беруть один або два дні лікарняних і day off. У них весь час є справи важливіші за роботу: ламається транспорт, хворіють родичі, їх часто затоплюють сусіди, а на завдання не вистачає часу.

2. «Я зроблю це завтра» або низька продуктивність

Співробітники, які втратили мотивацію, займаються чим завгодно, але тільки не робочими завданнями. А коли вони все-таки стають до виконання роботи, то роблять її неякісно. В результаті завдання доводиться переробляти й, у більшості випадків, комусь іншому.

3. «Я не встиг» або зірвані дедлайни

Тут все просто, неефективні співробітники постійно зривають дедлайни та не виконують завдання вчасно. Пов’язано це як з низькою мотивацією, залученістю, так і з загальним небажанням що-небудь робити.

4. «Не потрібні мені ваші поради» або відсутність реакції на конструктивну критику

Такі співробітники не сприймають фідбеки щодо своєї роботи, не прислухаються до порад і, відповідно, не вживають ніяких заходів для поліпшення продуктивності.

Зрозуміло, що це лише мала частина перших ознак, але навіть якщо на них звернути увагу вчасно, є шанс поліпшити роботу співробітника і не втратити його.

Чек-лист: підвищення ефективності на remote work

1. Регулярні фідбеки

Основна проблема remote work полягає в тому, що співробітники не завжди отримують зворотний зв’язок від керівників. Через це вони не розуміють, як працюють і що їм варто поліпшити. Регулярне надання зворотного зв’язку підвищує продуктивність співробітників на 50% і, відповідно, результативність бізнесу — на 20%.

Надавайте співробітникам фідбеки, хваліть або ж вказуйте на їхні помилки, але допомагайте у виправленні. Все це допоможе співробітникам відчувати свою цінність, розуміти слабкі та сильні зони, працювати над усуненням проблемних моментів.

2. Залучення і настрій співробітників

Ці фактори тісно пов’язані між собою. Якщо у співробітника завжди поганий настрій, дуже важливо зрозуміти в чому справа. Можливо, у нього проблеми вдома / в родині, а можливо, його щось турбує на роботі: нудний проєкт, нецікаві завдання, токсичний колега тощо.

У період віддаленої роботи це зробити складніше, оскільки HR не може особисто писати кожному співробітнику і дізнаватися, як у нього справи. До того ж не всі співробітники готові ділитися проблемами.

Щоб визначити рівень залученості ваших співробітників, можна провести опитування Gallup Q12. Воно допоможе визначити загальну та індивідуальну залученість співробітників, а також покаже зони, які треба поліпшити. Наприклад, якщо багато співробітників дадуть відповідь, що не отримували похвалу або зворотний зв’язок, то потрібно регулярніше проводити Performance Review і зустрічі 1:1.

3. Зустрічі 1:1

Під час роботи з дому зустрічі 1:1 стали ще більш затребуваними, оскільки вони дають HR-ам можливість зрозуміти, чи все у співробітника гаразд. Питання, які обговорюються на 1:1, впливають як на особистісні відносини, так і на продуктивність всієї компанії.

На зустрічі 1:1 обговоріть, як у фахівця обстоять справи на проєкті, чи подобаються йому завдання, чи комфортно працювати в команді. Не зайвим буде поцікавитися, як у співробітника справи вдома, чи все гаразд у сім’ї, чи вистачає йому часу на відпочинок.

Щоб отримати чесні відповіді на питання, важливо створити спокійну атмосферу, в якій людина зможе розповісти про проблеми.

4. Облік робочого часу

У цьому плані дуже важливо не перегнути палицю, щоб не показати повну недовіру до команд, інакше є великий шанс того, що співробітники підуть працювати в лояльнішу компанію.

Але й пускати все на самоплив теж не варто, оскільки люди можуть сильно розслабитися. Різні task-менеджери, time-трекери, регулярні дзвінки в Zoom допоможуть керівникам розуміти, наскільки ефективно працюють фахівці та куди вони витрачають свій робочий час.

5. Підтримуйте співробітників і дякуйте їм за роботу

Похвала і підтримка — одні з найсильніших мотиваторів. За даними дослідження в The Journal of Applied Psychology, вираз подяки співробітникам підвищує їх залученість і зменшує ймовірність прогулів. 64% співробітників, які нещодавно звільнилися, відзначили, що покинули роботу через відсутність подяки з боку керівництва.

Виділяйте час для того, щоб відзначити заслуги співробітників і похвалити їх. Можна організувати зустрічі в Zoom або ж відзначати успіхи людей у загальному чаті.

6. Встановлення чітких цілей

Якщо працівник не розуміє, навіщо він взагалі працює, для чого, як це впливає на компанію, він може швидко втратити ефективність, навіть якщо був залучений раніше. Тому важливо встановлювати всім співробітникам чіткі цілі, які дадуть їм розуміння, а як саме вони допомагають бізнесу.

Методологія OKR (Objectives and Key Results) допомагає синхронізувати індивідуальні цілі працівників з цілями компанії. Головна перевага методології — прозорість. Тобто кожен співробітник бачить цілі своїх колег, керівників і розуміє, як його робота впливає на загальний прогрес.

7. Автоматизація як секретна зброя в боротьбі з неефективністю

Операційна діяльність займає дуже багато часу HR-фахівців, через що вони не можуть повністю зануритися у стратегічні завдання компанії. Через це страждає ефективність співробітників і, як результат, прибутки бізнесу.

Автоматизація рутинних завдань допомагає розв’язати цю проблему. Компанії відзначають, що впровадження автоматизації допомагає заощадити до 22% коштів на кожного співробітника.

Для автоматизації HR і рекрутингових процесів, є багато інструментів: чат-боти, HRM-системи, task-менеджери. Але якщо task-менеджери більше спрямовані на управління проєктами, то HRM-системи допоможуть усунути рутину.

У таких програмах можна вести статистику і базу співробітників, управляти absence management: відпустки, лікарняні, days off, створювати опитування і події, автоматично надсилаючи про них повідомлення співробітникам.

Як може виглядати статистика уHRM-системі

Як може виглядати статистика у HRM-системі

Популярними рішеннями на ринку HRM-систем є такі інструменти, як Zoho People, BambooHR, CakeHR, Personio, Hurma System. У цих системах ви можете вести статистику HR і рекрутингових процесів, стежити за відсутностями та автоматизовано приймати запити на відпустку, лікарняний, day off від співробітників, проводити опитування тощо.

Приклад відстежування запитів на відпустки у HRM-системі

Приклад відстежування запитів на відпустки у HRM-системі

І ще одна must-have функція під час станційної роботи — прогнозування звільнень співробітників, що працює завдяки штучному інтелекту. В системі Hurma ця функція заздалегідь попереджає HR-а про те, що співробітник може звільнитися.

Відстежування небезпеки звільнень за допомогою HRM-системи

Відстежування небезпеки звільнень за допомогою HRM-системи

Remote work — не привід ставити роботу зі співробітниками на паузу

Дистанційна робота ще довго буде з нами. Тому HR-фахівцям дуже важливо дібрати стратегію, яка допоможе ефективно керувати продуктивністю співробітників. Проводьте зустрічі 1:1, надавайте фідбеки, дякуйте співробітникам і хваліть їх, автоматизуйте рутину — тоді ефективність роботи буде вас тільки радувати.

Читайте також