Administrative Assistant (Legal Immigration Firm, Toronto)

Адміністративний Асистент (Дистанційно) — Юридична Імміграційна Фірма (Торонто)

Місце роботи: Дистанційно Графік: 25−35 годин на тиждень (Основні робочі години: Пн-Пт, 9:00—14:00 EST) Мови: Вільне володіння англійською та українською

Опис роботи:

Юридична імміграційна фірма в Торонто шукає Адміністративного Асистента для підтримки наших операцій. Ідеальний кандидат має бути організованим, уважним до деталей та ефективним у спілкуванні з клієнтами. Ця посада вимагає вільного володіння англійською та українською мовами та вміння працювати в динамічному середовищі.

Обов’язки:

• Управління електронною поштою: Відповіді на листи клієнтів професійно та своєчасно.
• Організація зустрічей: Координація та планування консультацій з клієнтами та внутрішніх зустрічей.
• CRM: Налаштування та підтримка записів клієнтів у системі CRM.
• Рахунки до оплати та отримання платежів: Обробка рахунків, відстеження платежів, ведення фінансової документації.
• Управління документами: Підготовка, редагування та введення даних.
• Загальна адміністративна підтримка: Допомога юридичній команді за необхідності.

Вимоги:

• Вільне володіння англійською та українською мовами (усно та письмово).
• Досвід роботи на адміністративній посаді (бажано у юридичній чи імміграційній сфері).
• Знання CRM-систем та Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Відмінні організаційні навички та увага до деталей.
• Здатність працювати самостійно та дотримуватись дедлайнів.

Якщо ви відповідальна та ініціативна людина, яка хоче працювати в динамічному середовищі, ми будемо раді бачити вас у нашій команді!

Location: Remote Hours: 25−35 hours per week (Core business hours: Monday to Friday, 9 AM — 2 PM EST) Languages Required: Fluent English and Ukrainian

Job Description:

Our Toronto-based legal immigration firm is seeking a highly organized and detail-oriented Remote Administrative Assistant to support our operations. The ideal candidate will be responsible for managing administrative tasks, ensuring smooth client interactions, and handling financial processes. This role requires fluency in English and Ukrainian, strong communication skills, and the ability to multitask in a fast-paced environment.

Responsibilities:

• Email Communication: Manage and respond to client emails professionally and promptly.
• Meetings & Scheduling: Coordinate and schedule client consultations and internal meetings.
• Client Relationship Management (CRM): Set up and maintain client records in our CRM system.
• Accounts Payable & Receivable: Process invoices, track payments, and manage financial records.
• Document Management: Assist with document preparation, proofreading, and data entry.
• General Administrative Support: Provide additional support to the legal team as needed.

Requirements:

• Fluent in English and Ukrainian (both written and spoken).
• Previous experience in an administrative role, preferably within a legal or immigration setting.
• Proficiency in CRM systems and Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
• Strong organizational skills with high attention to detail.
• Ability to work independently while meeting deadlines.

If you are a proactive and resourceful professional looking to contribute to a growing legal immigration firm, we would love to hear from you!