Операційний асистент керівника

Всеукраїнська асоціація органів місцевого самоврядування «Всеукраїнська асоціація громад», яка об'єднує 910 громад України, захищає їхні інтереси, сприяє їхньому розвитку та допомагає вистояти в умовах війни,шукає системного та відповідального офіс-менеджера / асистента керівника на постійну роботу в київський офіс.

Вимоги:

• Розуміння специфіки роботи з громадами та ОМС: базове уявлення про те, як влаштовані органи місцевого самоврядування (ОМС), сільські/міські ради та громадський сектор;
• Цифрова грамотність: Впевнене володіння ПК та базовими програмами: Excel, Google Документи, Таблиці, Календар та месенджери. Готовність швидко опанувати зручні внутрішні програми для роботи із задачами.
• Ведення первинної бухгалтерії та документообігу: системний облік, перевірка та впорядкування великого обсягу первинних документів (договори, рахунки, акти виконаних робіт/наданих послуг, накладні); підготовка звітних матеріалів для бухгалтерського та фінансового обліку, ведення чітких реєстрів.
• Організаторські здібності: досвід адміністрування роботи офісу (закупівлі, техніка, життєзабезпечення приміщення), організації робочих зустрічей, онлайн-конференцій та виїзних заходів.
• Високоуровнева ділова комунікація: досвід ведення офіційного листування; бездоганна усна й писемна українська мова, абсолютне дотримання етикету, субординації та стриманого ділового тону, дотримання субординації.

Умови роботи:

• Формат та графік: Повна зайнятість, офісний, робочий день 9:00—18:00 (Пн-Пт).
• Оплата та випробувальний термін: Стабільна та своєчасна виплата заробітної плати. Обов’язковий випробувальний термін 1−2 місяці з чіткими критеріями оцінки (KPI).
• Організація процесів: Робота в системі управління процесами та в CRM.
• Забезпечення: Оснащене робоче місце, необхідна техніка, доступ до корпоративних сервісів та покриття робочих витрат.
• Розвиток: зрозумілі задачі, підтримка керівника та можливість кар'єрного росту.

Обов’язки:

• Первинна документація та Excel-аналітика: ведення впорядкованих табліць обліку (договори, рахунки, акти, звіти), вичитання даних на помилки, систематичний контроль дедлайнів та передача готових пакетів документів у бухгалтерію.
• Цифровий облік: Ведення та контроль задач в системі управління проєктами, фіксація домовленостей, нагадування про дедлайни та відстеження статусу виконання проектних доручень.
• Адміністрування офісу: Забезпечення життєдіяльності офісу (закупівля канцтоварів, води, господарських товарів), координація роботи технічного персоналу та сервісних служб.
• Підтримка керівника: Планування та ведення календарного графіку зустрічей, організація онлайн-дзвінків та робочих нарад, підготовка матеріалів до них.
• Координація та комунікація: Прийом та розподіл вхідної кореспонденції і дзвінків, зустріч гостей офісу, допомога в організації внутрішніх та виїзних заходів/консультацій.

Особисті якості та підхід до роботи:

• Системність та орієнтація на результат: здатність працювати з цифрами, фактами та точними дедлайнами замість описових пояснень.
• Уважність до деталей: ретельна перевірка первинних даних, проектних звітів та документації перед передачею керівнику чи фінансовому відділу.
• Автономність та стресостійкість: уміння розставляти пріоритети в умовах багатозадачності, зберігати конструктивний підхід при виникненні форс-мажорів.
• Конфіденційність: суворе дотримання етики та збереження комерційної та внутрішньої інформації.

Надсилайте ваше резюме на електронну адресу: [відгукнутися]