Как организовать работу с почтой, чтобы не тратить много времени

Как организовать работу с почтой, чтобы не тратить много времени
Как разбирать почту, не заглядывая в почтовый ящик каждые 15 минут, и всегда получать ответы на свои письма.

Work.ua уже писал о том, как отправить резюме по электронной почте так, чтобы его прочли. Но резюме — частный случай. В профессиональной сфере приходится часто вести деловую переписку, не всегда со знакомыми людьми. И хорошо бы делать это правильно и не тратить много времени.

Вот и британское издание The Journal приводит следующие данные: средний пользователь тратит на разбор электронной почты 49 минут в день. Он проверяет ящик до 40 раз в час. И речь не о топ-менеджерах, а про обычных людей.

Давайте попробуем вместе понять, как разобрать почту, не заглядывая в почтовый ящик по 40 раз в час.

Не начинайте день с проверки почты

Никто не любит заставлять других ждать. С утра, обнаружив гору входящих сообщений, очередь из звонков и срочных дел, первым желанием будет со всем этим разобраться до начала работы.

Лучше потратьте самые продуктивные часы на более важные задачи. Необходима сила воли, чтобы отключить мир вокруг себя хотя бы на час. В противном случае вы жертвуете своим потенциалом ради иллюзорного профессионализма.

Тратьте на проверку почты строго ограниченное время

К примеру, не более пяти минут в час и 5 раз в день. Такой подход обеспечивает бoльшую гибкость и свободу. Но нужно помнить о дисциплине, чтобы каждая пятиминутная проверка не затягивалась на полчаса.

Не проверяйте почту, если у вас сейчас нет времени, энергии и внимания разобраться с тем, что может вам прийти

Проблема с рутинной проверкой новых писем состоит в том, что зачастую у вас нет времени и возможности нормально отреагировать на них, поэтому вы просто зря тратите время. В том числе поэтому не стоит проверять почту первым делом с утра — обычно, когда вы просыпаетесь, у вас нет энергии и внимания, чтобы справиться с ними, и вы в итоге только подвергаете себя лишнему стрессу.

Принимайте решение по полученному письму сразу

Когда вы открываете новое письмо, есть несколько вариантов:

  • прочесть немного и понять, что читать дальше не стоит;
  • прочесть и сразу отреагировать;
  • прочесть и отреагировать позже;
  • прочесть позже.

Сразу сделайте выбор, но лучше из двух первых вариантов. Если вы прочли письмо и знаете, что надо сделать, сразу сделайте это. Иначе вы обрекаете себя на перечитывание. Если вы делаете все это правильно, ваш почтовый ящик превращается в список самых сложных вопросов, тем, которые требуют размышления (помечайте их «к исполнению» или звездочкой), плюс немного несрочных писем на прочтение потом.

Удаляйте неважные письма

Письма, которые нашли ответ, рассылки, которые неинтересны, смело удаляйте. Отпишитесь от напоминаний из социальных сетей, календарей, которые дублируются на почту, если они не помогают вам, а попросту спамят ящик.

Сортируйте письма

Почтовые сервисы позволяют создавать папки. Это лучший инструмент для борьбы с перегруженной почтой. Создайте папки для работы, личных переписок, учёбы, прочих вещей. Это могут быть папки «Проекты», «Другое», «Ответить позже». Главное, чтобы вам было удобно. Но чтобы изначально отсортировать почту по папкам, нужно потратить время.

Если у вас получится пустить почту на самотек после неустанного выполнения пунктов выше, тогда бросьте раскладывать письма по папкам! Этот лайфхак вам уже не нужен.

Перенаправляйте письма коллегам, если они смогут ответить более компетентно

Перенаправляйте письмо с небольшим пояснением и удаляйте его из входящих, если есть такая возможность.

Тема письма важнее содержания

Тему письма нужно воспринимать как заголовок текста: она должна содержать основную мысль сообщения и в то же время достаточно заинтриговать человека. «Информация», «К сведению» — плохие варианты. Заголовок должен выражать простоту и конкретность: «Даты отпусков», «Сотрудники на тренинг», «Как подать заявку на внешнее обучение».

Используйте скрытую копию, чтобы не подставлять адресатов письма

«Скрытая копия» — это та графа, куда вы помещаете контакты, которые не должны быть видны другим людям. Обычно её используют для рассылок и спама, но ещё это поле удобно, чтобы соблюдать приличия и не показывать почтовые адреса людям со стороны. Ошибочно полагать, будто людям комфортно, когда их адреса видят другие люди.

Также отвечая на письмо, в котором указано несколько адресатов, не жмите «Ответить всем», если ваш ответ нужен ограниченному числу людей.

Коротко и по сути

Напишите в письме всё самое главное. Без воды, лишних эпитетов и ненужных фраз — по принципу презентации для лифта. Идеально, если ваши мысли займут не более пяти предложений.

Используйте вложения только для вторичной информации

Люди ненавидят читать вложения, поэтому не заставляйте их это делать. Вся первичная, необходимая для ознакомления информация должна быть в теле письма. Вложения полезны, когда в них:

  • обоснование вашего сообщения или просьбы;
  • форма или таблица для заполнения;
  • материал, который действительно интересен, но включать его в тело письма нецелесообразно (длинный прайс-лист, актуальная статья, буклет).

Подводите итог каждого письма

Именно в нем чётко формулируйте, чего именно ожидаете от получателя: что ему нужно сделать, когда это нужно сделать, что и как написать в ответном письме. Если вы просите адресата о нескольких действиях или передаёте несколько пунктов информации, то список поможет ему понять вас быстрее и правильнее, а также ничего не забыть.

Отформатируйте письмо

Используйте пробелы между абзацами, списки, цифры для обозначения последовательности. Не используйте Caps Lock — так вы кричите на своего собеседника. Удалите жаргон и шаблонные подписи.

Выучите клавиатурные сокращения вашей веб-почты

Мало кто знает, что даже в веб-почте можно не отрывать руки от клавиатуры и тем самым уделить больше внимания тому, что ты делаешь. Например, в Gmail (и почте Google Apps) действуют следующие клавиатурные сокращения:

  • клавиша С создает новое сообщение, а Shift-C создает сообщение в новом окне;
  • «/» перемещает курсор в поле поиска;
  • N и P перемещают вас между сообщениями, а K и J — между цепочками сообщений;
  • E позволяет архивировать ненужные письма, а M — игнорировать последующую переписку (от английского mute);
  • пометить звездочкой цепочку писем можно клавишей S (от star);
  • «!» отправляет письмо прямиком в папку «Спам»;
  • Shift-I и Shift-U отмечают письма как прочтенные и непрочтенные соответственно;
  • если во время набора нажать Tab, а затем Enter, письмо отправится адресату;
  • если же нажать G, а затем A, то очутитесь в папке «Все письма», а G и S перенесут в папку писем, помеченных звездочками.

Как долго ждать ответ

Попрошайка, хвостик, надоеда — те нерешительные ярлыки, которыми вы награждаете себя при мысли об отправке повторного обращения, и откладываете действие на потом. А зря! Не нужно терять по пять дней в ожидании заветного ответа, как это делает большинство из нас. Долой застенчивость и неуверенность!

Если по истечении суток вы не увидели обратной реакции — отправляйте повтор без лишних раздумий. Это на 21% увеличит ваш шанс на получение результата.

Назначайте сроки и следите за ними

Просьбу, для которой не обозначен срок исполнения, намного проще отложить в долгий ящик. Но важно помнить, что в тот же ящик попадают и просьбы с отдалёнными сроками (выслать через неделю и более).

Поэтому, во-первых, всегда указывайте срок. А во-вторых, разбивайте большие просьбы на этапы и пишите отдельные письма по каждому.

И если мы хотим, чтобы к нашим срокам относились серьёзно, то сразу по их истечении нужно строго спрашивать: «Не получил от вас информацию. Вы высылали? Когда сможете выслать?»

Пользуйтесь правилом трёх писем

При личном общении человеку в среднем удается правильно уловить настроение собеседника в 80% случаев. При переписке эта цифра уменьшается до 40%. В электронном письме трудно понять, использовал собеседник в письме сарказм или юмор.

Чтобы не перегружать почту, можно придерживать трех писем: ели вопрос не удается решить в три письма, после третьего нужно встретиться или созвониться.

Придерживайтесь этого правила, так как оно будет работать лишь в том случае, если вы будете соблюдать его постоянно.

Объявляйте email-каникулы

День-два отдыха от электронной почты дают мозгу отдых, в котором он так нуждается, позволяет сосредоточиться на чем-то более важном и достойном, и вероятно, что когда вы вернетесь к почте, у вас даже появится больше энергии.


Work.ua желает вам приятной и быстрой работы с почтой. Надеемся, наши советы вам в этом помогут.


Також читайте

Додати коментар

Щоб додати коментар потрібно увійти.
Залишити коментар