Work.ua ділиться відповідями з постійної рубрики «Запитай експерта», гостем якої стала директор з комунікацій компанії «Нова пошта» Олена Плахова.

Олена Плахова
Олена Плахова
Директор з корпоративних комунікацій компанії «Нова Пошта»

— Які інструменти ви використовуєте для комунікації з такою великою кількістю співробітників? Підтримуєте зв’язок через керівників чи використовуєте інший підхід? Чи збільшилася кількість комунікацій у зв’язку з карантином?

— Хочу зазначити, що раніше в групі не було групових внутрішніх комунікацій, ними займалася кожна компанія самостійно. Сьогодні всі комунікації централізовані на рівні групи й це дає можливість занурити всіх в одне інформполе.

Зараз ми використовуємо корпоративний щотижневий дайджест на всіх, Telegram-канал для співробітників, прямі звернення електронкою від керівників, офлайн-канали на відділеннях і терміналах, наради та оперативки, плюс інструменти зовнішніх комунікацій.

— Песимістичний сценарій розгортання подій охоплює період до кінця 2020 року, а в деяких випадках прогнози говорять і про 2021. Чи є вже стратегічний план у вашій компанії на цей випадок і те, як ви бачите роботу з персоналом і командою?

— У класиці стратегія — це про 5 років. У нас точно немає зараз можливості заглянути так далеко. У компанії та команди підприємницький дух і це сильно допомагає швидко вимірювати температуру по світу і приймати швидкі та сміливі рішення, залежно від ситуації, що стрімко змінюється.

Що стосується командоутворення і розвитку команди, зараз це відбувається органічно. Ніколи ще команда не була так зосереджена на одній меті й не була така близька, як зараз.

— Чи був страх у персоналу у зв’язку з вірусом? Чи спостерігали ви масові звільнення? Чи проводили роз’яснювальну роботу і як стежте за виконанням санітарних заходів безпеки?

— Я такий самий персонал і у нас у всіх ситуація ділилася на три частини: спочатку ставилися не дуже, ніби це десь там, але треба стежити за ситуацією. Потім серйозніше, але лише трохи: треба б носити маски, але можна не дуже перейматися тим, які і як, і знімати їх на підборіддя. І останні три тижні — «це все серйозно, я знаю, як правильно поводитися, надягати/знімати рукавички, надягати/знімати маску, мити руки, дезінфікувати».

Безумовно, ми робили багато навчальних речей: відеоролики, аудіо, СДО, публікації в каналі та дайджести. І однаково зараз ще допилюємо. Стежити нам просто — у нас всюди відеокамери, кожен керівник в будь-який момент може побачити співробітника будь-якого підрозділу.

— Як персонал до цього ставиться?

— Ми хочемо працювати. Це найголовніше. Саме тому безпека для нас стала номером один. У кожного з нас є страх захворіти, тому ми робимо все, щоб нівелювати цей ризик. Саме тому всі сприймають заходи безпеки добре і все виконують. Багато співробітників, навіть скидають нам посилання на ті чи інші рекомендації та підрядників, щоб ми могли зробити ще краще і більше.

— Що ви плануєте робити з персоналом після карантину? Зараз ви розширили штат, бо в цьому є потреба, який план дій, якщо потреба зникне? Скорочення? Чи знає про це персонал?

— Ми розширили штат у частині фронт-офісу, плануємо й далі з усіма набраними співробітниками працювати, бо у нас було в планах розширення, крім того, ми впевнені, що система споживання повністю зміниться. Наприклад, ті, хто почав купувати онлайн повернуться в оффлайн лише в малому відсотку.

— На що зараз, після місяця карантину, рекомендуєте звернути увагу, як налагодити співробітників так, щоби дім перестав бути і роботою, і спортзалом, і кафе, і кінотеатром? І хоча б іноді ставав тільки домом? І що робити, коли за робочий день від відеозустрічей і розмов втомлюєшся, а спілкуватися з друзями та колегами поза роботою хочеться?

— Поділюся своїм досвідом: з 19 до 22 я беру телефон, тільки якщо він дзвонить. Ні в які месенджери я не відповідаю і не пишу. Це час для вечері з сім’єю, розмов із чоловіком, ігор із дочкою. Повертаюся до роботи о 22.15. Уся команда про це знає і вже привчилася вирішувати всі зі мною до 19 або після 22. Якщо зовсім припекло — дзвонять.

Що стосується режиму взагалі. Я дисциплінована: прокидаюся о 7:15, всі звичайні ранкові справи, і в 9 я вже в «домашньому робочому кабінеті». Закінчую в 19. Завдяки тому, що у нас дві кімнати та великий передпокій — у кожної кімнати свій функціонал. Якби кімната була одна, я б робила перестановку кожен день: вдень крісло ось тут — і це кабінет, а ввечері ось тут — і це ресторан, а рано вранці повертаю його до стіни — це тренажер. Фізична різниця дуже важлива, кажу вам як психолог :))

Щодо відеозустрічей... не скажу вам. Сама втомлююся так, що сил спілкуватися з друзями немає. Напевно, це про «змирись, поки так все і є».

— Як утримувати рівновагу між особистим і робочим? У період листувань і відео. Адже навіть за відео не завжди можна відчути людини.

— Не живіть ніяких ілюзій про рівновагу між особистим і робочим :) У мене давно вже їх немає. Рівноваги не має або вона дуже ситуативна. Просто прийміть це як факт і keep calm.

Що стосується відчування людини: якщо її чути, а не просто слухати, то її завжди розумієш і відчуваєш. Головне по-чесному її чути й хотіти допомогти/вирішити/стати партнером.

Є системні розставляння за Хеллінгером, частину про бізнес — рекомендую, корисне читання, хоч і непросте, яке допомагає розставити фактичну ієрархію і поводитися правильно, якщо немає «відчуття» опонента.

— За вашими відчуттями, ця криза страшніша/важча за 2014? Ваш минулий досвід і ваш досвід сьогоднішній що підказує? Тоді вам як ТОП-менеджеру було важче або простіше справлятися?

— 2014 був страшнішим. Для мене він був тоді першим. Ми вивозили співробітників вже під обстрілом. Я сама везла трьох співробітників з дітьми у своїй машині, коли мами закривали очі дітям, щоб вони не бачили того, що бачили ми. Зараз і тоді не порівняти.

Плюс — досвід і гарт зробили мене більш стабільною, я зараз не нервую, а просто вигадую і роблю.

— Зараз висока конкуренція серед шукачів, як порадите їм вибудовувати комунікацію з роботодавцем, щоб точно бути почутим?

— Все залежить від того, хто проводить співбесіду. Потрібно намагатися збігатися з тим, хто з вами говорити. Якщо екстраверт і холерик — говорити бадьоро, активно, про результати й так, ніби ви точно знаєте що вже треба робити і як. Якщо флегматик — відповідно.

Важливо щоб друга сторона бачила, що ви «її людина». Зараз більше підбирають за цінностями, що збігаються. На цьому і тримайте фокус. Але точно не вдавайте і не носіть не свій одяг. Це потім вилізе боком всім: вам буде не цікаво, роботодавцю не подобатиметься результат. А в цей час по-справжньому «ваше» пройде повз, бо ви вже зайняті.

— Наскільки важливі soft skills під час приймання на роботу під час карантину? Чи варто їх зараз розвивати або зробити упор на професійні навички?

— Зараз важливо тримати в фокусі одночасно все. Я не візьму непрофесіонала просто тому, що зараз у мене банально немає часу вчити. Я можу коригувати, але не навчати. Водночас людина точно має бути зі мною «однієї крові».

Тому рекомендація: софт — перше місце, професіоналізм — друге.

— Як ставитеся до колаборації брендів під час кризи? Завжди це приносить плюс всім учасникам? Або є якісь підводні камені таких об’єднань?

— Підводні камені є завжди. Інше питання, хтось готовий піти на якісь ризики/витрати, хтось — ні. У нас, як я вже згадувала, підприємницький дух. Тому ми готові просто робити й у процесі допилювати. Або робити, у процесі зрозуміти, що щось не те, і зупинитися.

Величезний плюс колаборацій теж є — це синергія. Вона точно завжди дає подвійний ефект. Треба просто знайти свого партнера/ів.

Читайте також