Згідно з дослідженням НАФД, у 82% підприємств мікро- та малого бізнесу сьогодні є фізичні офіси. Пандемія внесла корективи в роботу кожного й показала вузькі місця в бізнес-процесах підприємств. Результати опитування 312 клієнтів NetHunt виявили, що 32% власників бізнесу планують використовувати віддалений формат роботи після закінчення карантину. Але формування віддаленої структури компанії займає час і має чимало підводних каменів.

Лiна Лугова
Лiна Лугова
Маркетинг-директорка в Epom

Для компаній проблеми здебільшого починаються з відділу продажів: на дистанційці співробітники не відчувають себе повноцінною частиною команди й не до кінця розуміють свою роль у проєктах. Про те, як грамотно адаптувати відділ продажів до нової реальності та вибудувати процеси віддаленої роботи, і поговоримо.

Як вибудувати базу для переведення відділу продажів на дистанційку

Почніть з аналізу внутрішніх і зовнішніх процесів компанії. Вивчіть роботу і взаємодію відділів та проаналізуйте воронку продажів.

Воронка продажів — це шлях клієнта від цікавості до товару/послуги до покупки. Перевірте кожен етап:

  • залучення клієнтів (чи не закинули ви блог? Чи не зупинили контекстну рекламу?);
  • залучення аудиторії (чи коректно працює сайт, контактні форми та доступність менеджерів через телефон);
  • укладання угоди та чинних клієнтів.

Якщо справа не у воронці, варто перевірити внутрішню комунікацію зі співробітниками. Дізнайтеся, з якими завданнями в них виникають проблеми найчастіше та опрацюйте їх більш детально. Визначте, яких технічних ресурсів потребує команда, і виділіть бюджет на їхню покупку.

Етапи побудови внутрішньої комунікації

  1. Фокус на головному — розставте пріоритети та відмовтеся від товарів/послуг, які приносять збитки. Часто власники не покращують свої сильні позиції, а продовжують тримати в пулі товарів/послуг неприбуткові в надії на зміни після кризи.
  2. Чіткі правила роботи — позначте правила роботи кожного відділу та призначте відповідальних. Кожен співробітник повинен розуміти за що він відповідає, кому підпорядковується, до якого результату прагне. Позначте умови роботи: робочий час, зв’язок поза робочим часом, виконання понаднормових завдань. Чітко окреслені межі допомагають уникнути непорозумінь.
  3. Особисте спілкування — важливо ставити завдання й доносити цілі компанії не групі співробітників, а кожному індивідуально. Запитайте в співробітника, як зробити його роботу ефективнішою й давайте регулярний фідбек із робочих питань.
  4. Мотивація — виділіть мінімум пів години на тиждень для відеозустрічей із командою. Діліться новинами, результатами тижня й робочими порадами. Якщо є можливість, оплатіть релевантні онлайн-курси, які вся команда буде проходити синхронно і створіть чат для їхнього обговорення. Тоді ризик того, що хтось закине курс на середині різко скорочується, а розвиток нових навичок дає заряд дофаміну команді :)

Інструменти для побудови віддаленого відділу продажів

CRM-система

Якщо в завдання менеджера з продажу входить регулярне спілкування з клієнтами в соціальних мережах і електронною поштою, то обов’язковим інструментом для використання стане CRM-система.

CRM для малого бізнесу автоматизує до 40 % рутинної роботи. Не потрібно відкривати купу вкладок, щоби збирати та систематизувати інформацію про клієнтів. CRM-система для підприємців — інструмент аналізу ефективності взаємодії компанії з клієнтом, воронки продажів.

Почніть із простих і зручних CRM для Gmail, яка інтегрується не тільки з інструментами G-Suite, але і з LinkedIn і DataStudio. Переваги таких CRM — створення лідів в один клік, зрозуміла аналітика продажів і масові розсилки, які гарантовано не потраплять у спам.

Інструменти: NetHunt CRM від 250 грн/міс для користувача. Доступна 14-денна безоплатна пробна версія. Streak від $49/міс за користувача, доступна безоплатна версія з обмеженим функціоналом.

Планувальник завдань

Todo-месенджери допомагають розподілити завдання між відділами, стежити за дедлайнами проєктів і завантаженням співробітників. Вони неоціненні для структурування бізнес-процесів: проєкти діляться на завдання, а завдання на підзадачі. До завдань можна залишати коментарі, встановлювати терміни та пріоритет, стежити за їхнім виконанням.Планувальники завдань здебільшого інтегруються з інструментами G-Suite та ін.

Інструменти: Todoist, Trello, Wunderlist тощо. Усі їх можна використовувати безкоштовно з базовим функціоналом. Такий функціонал є й у деяких CRM, тому вибираючи рішення для відділу продажів, звертайте увагу на наявність цієї фічі.

Відеочат

Виберіть єдиний сервіс, яким буде користуватися команда. Користувачам Google буде звично працювати з відеочатом Hangouts. Через пандемію Google і Microsoft тимчасово надали безоплатні тарифи для служб спільної роботи G-Suite і Microsoft Teams.

Розгляньте й інші сервіси відеозв’язку: Zoom, Appear.in, Jit.si. Ціна: безкоштовно за версію з базовим функціоналом.

Месенджер для спілкування команди

Для співробітників відділу продажів дуже важлива комунікація з командою й іншими відділами. Листування команди не повинне бути розкидане по мессенджерах. Це призведе до плутанини та втрачених повідомлень. Використовуйте єдиний канал, який буде виділений тільки під робочі питання. Наприклад, Telegram. Сильні сторони цього месенджера — швидкість завантаження й захист інформації.

Тайм-трекер

Головне завдання програм тайм-трекерів — аналіз продуктивності. Для того, щоб оптимізувати робочі завдання, власнику важливо розуміти, на які з них у відділу продажів йде найбільше часу.


Популярні програми тайм-трекінгу: Hours (300 грн/міс за користувача), Toggl (від 330 грн/міс за користувача), TMetric (безкоштовно для команд із 5 осіб; платна версія — від 1990 грн/рік).

Зусилля з побудови віддаленого відділу продажів окупаються в перші місяці після впровадження. Поліпшення комунікації між відділами та зниження фрустрації в співробітників — перший сигнал того, що ви на правильному шляху. Усі перераховані вище інструменти легко застосовуються й до інших відділів і будуть актуальні в післякризовий період.

Діліться в коментарях своїми перевіреними інструментами, які ви використовуєте для допомоги та контролю за віддаленими співробітниками.

Читайте також