Від процесу залучення (онбордингу) людини в корпоративну екосистему залежить уся стратегія проєкту. Пітер Друкер казав: «Культура їсть стратегію на сніданок». Корпоративна культура формується зі знайомства з компанією, а правильне введення нової людини в роботу допомагає донести всі особливості культури компанії.

Виктория Павличенко
Вікторія Павліченко
People Operations Manager в Admixer

Буде культура — буде й реалізована стратегія, і висока ефективність, вважає People Operations Manager в Admixer Вікторія Павліченко й ділиться 8 кроками вдалого залучення нових співробітників до роботи.

У чому важливість онбордингу під час кризи?

Перш ніж перейти до правил залучення в роботу нових співробітників, поглянемо на статистику. Уявімо, що ваша компанія потрапила в зону турбулентності та через кризу вам необхідно приймати непопулярні рішення для утримання показників.

У таких умовах приблизно 40 % колективу будуть носіями корпоративної культури, на яких ви зможете покластися. Вони будуть активно долучатися, пропонувати антикризові заходи та намагатися працювати більш ефективно, ніж зазвичай.

Приблизно 30% людей будуть із байдужістю ставитися до всього, що відбувається, та створювати токсичну атмосферу. Ще 30% будуть вважати себе борцями за справедливість: згадувати всі гріхи роботодавця, влаштовувати протести та зриви дедлайнів.

Правильний онбординг — один із ключових інструментів, який допомагає збільшити відсоток лояльних співробітників і знизити ризики виникнення додаткових проблем під час кризи.

Давайте крок за кроком розберемо, як його правильно провести.

1. Визначте, хто буде проводити онбординг

Зазвичай, це HR-менеджер і тімлід — людина, яка буде знайомити нового члена команди з робочим процесом, навчати, оцінювати продуктивність, допомагати не збиватися з цілей і нести відповідальність за нього перед керівником напряму та іншими командами.

2. Напишіть керівництво для новачків

Визначте ключові меседжі, які ви хочете транслювати потенційним співробітникам, та оформіть їх у мануал для новеньких.

Не забудьте показати його вашим колегам — здебільшого їм знайома ця інформація, але нагадування про корпоративну культуру та правила не буде зайвим. До того ж, це допоможе розкласти всю інформацію по поличках і визначити акценти.

Дайте новим працівникам можливість ознайомитися з керівництвом до виходу на роботу. Тоді в перший робочий день вони вже знатимуть частину інформації й зможуть говорити з вами однією мовою, особливо, якщо у вас є корпоративний глосарій.

3. Зберіть базу знань

До цього належать статті, відеоуроки, книги, інструкції та презентації.

  • Структуруйте та поділіть контент на етапи, щоби співробітник здобував нову інформацію поступово й послідовно
  • Відокремте «настільну» інформацію від ситуативної та зберігайте все в одному та доступному місці.

Якщо новий працівник не знатиме, що робити в конкретній ситуації, він матиме змогу самостійно знайти все, що потрібно. Йому не доведеться відволікати колег по нерелевантних питаннях, а HR-менеджеру та тімліду — повторювати одну й ту саму інформацію.

4. Зробіть акценти

Визначте, про що варто поговорити особисто. Підготуйтеся до запитань, які найчастіше виникають у співробітників на етапі онбордингу, щоби не давати суперечливу інформацію або розмиті відповіді.

Також подумайте, яку інформацію залишити на самостійне ознайомлення, щоби не витрачати зайвий час, не забути щось згадати та не відповідати на запитання, у яких ви не компетентні. Наприклад, якщо архітектор проєкту вже записав онбординг по проєкту.

5. Поясніть новому співробітнику, як буде проходити онбординг

Правильне визначення цілей — половина успішного результату. Людина, у якої є чітке розуміння, що потрібно зробити й за який проміжок часу, більш ймовірно виконає все правильно та вчасно.

Поясніть новачку:

  • Які етапи онбордингу треба буде пройти та які встановлені терміни для цього.
  • Якими інструментами користуватися для отримання інформації, спілкування з колегами та виконання роботи.
  • Що треба виконати для самостійного навчання.

Потім представте нову людину колегам у загальному чаті та запросіть його на спільний мітинг із командою.

Порада: усі завдання для онбордингу варто завести в CRM. Тоді під час закриття завдання вам буде приходити повідомлення і ви будете знати, на якому етапі перебуває людина. Якщо в новенького виникнуть складнощі, ви зможете своєчасно приєднатися та допомогти.

6. Проведіть повторне знайомство з компанією

Після першого етапу ознайомлення, працівник дивитиметься на вас уже іншими очима. У нього з’явиться ще більше питань та інформації, яку треба буде засвоїти. Підбийте підсумки всього, що людина дізналася, перевірте, як вона зрозуміла ключові моменти та дайте відповіді на запитання.

Також попросіть зворотний зв’язок щодо отриманої інформації. Так ви зрозумієте, чого не вистачає і зможете вдосконалити процес онбордингу.

7. Проведіть онбординг із тімлідом

Передайте нового співробітника в руки ментора або керівника, який буде вводити його в курс справи безпосередньо по роботі. Перед цим переконайтеся, що в тімліда є план роботи з новачком. Структура онбордингу тут така сама, як і в HR.

8. Перевірте результати онбордингу

Попросіть у новенького фідбек на початку наступного дня. Дізнайтеся про недоліки та переваги, чого не вистачає в роботі. Уточніть, чи отримала нова людина перші завдання від керівника й чи зрозумілі вони. Повторіть процедуру через тиждень.

Будьте готові, що бути онбординг-нянею — справа зовсім не легка. Але пам’ятайте, що ці зусилля виправдають себе протягом наступних років.

Читайте також